Vaak is het wenselijk om je algemene voorwaarden of andere bijlagen te delen met de opdrachtgever. In MICE kun je de algemene voorwaarden eenvoudig toevoegen die voor de offerte en aanvraagmodule wordt gebruikt. Met uitzondering van de algemene voorwaarden is het niet mogelijk om standaard bijlages toe te voegen aan berichten. Hierover lees je meer in dit artikel.

De algemene voorwaarden kun je uploaden via beheer > instellingen > bedrijfsgegevens.

In het offerte bericht kun je standaard je algemene voorwaarden meesturen. Tijdens het versturen van de offerte staat de optie om de algemene voorwaarden mee te sturen automatisch geselecteerd. Het bestand wordt dan als bijlage toegevoegd aan de e-mail.

Zijn je algemene voorwaarden gekoppeld aan het type evenement wat wordt georganiseerd? Dan is het aan te raden om per type evenement een offerte template te maken en hierin een extra tabblad toe te voegen waarin je de algemene voorwaarden plaatst.

In de aanvraagmodule dient men in de laatste stap (invullen contactgegevens) ook je algemene voorwaarden te accepteren voordat de aanvraag ingediend kan worden.

Aan de laatste stap wordt een selectieveld toegevoegd die men kan aanvinken en daarmee akkoord gaat met de algemene voorwaarden.

Met uitzondering van de algemene voorwaarden is het niet mogelijk om standaard bijlages toe te voegen aan berichten. Hoe meer .pdf bestanden je toevoegt aan een e-mail, hoe langer het duurt voordat deze wordt verzonden. En nog belangrijker: het vergroot de kans dat de e-mail niet volledig met bijlage aankomt, of zelfs wordt geweigerd door de e-mail server van de ontvanger. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij bedrijven met strenge e-mail beveiligingen of mailservers met strenge spam filters (zoals overheidsinstanties, advocatenbureaus, banken, etcetera.)

Voeg links toe aan je bericht in plaats van bijlages. Dit doe je door de tekst te selecteren en op het 'link' icoontje te klikken. Hier kun je de link invoeren.

Een link naar een document
Een document kun je bijvoorbeeld online plaatsen door het op je website domein te plaatsen of door het in bijvoorbeeld Google drive openbaar te delen.
​Meer info over bestanden delen met Google Drive
​
​Een link naar een pagina op je website
Voor informatie zoals een route beschrijving is het aan te raden dit op je website te plaatsen en in het (automatische) bericht een link te plaatsen naar de juiste pagina.
Op deze manier blijft de informatie ook up-to-date door het aan te passen op je pagina.

Maximale limiet bijlages

Wil je toch een bijlage toevoegen? Er is een limiet van ongeveer 20mb aan bijlagen.