In boekhoudpakketten en facturatiesystemen zijn er verschillende manieren om BTW-bedragen af te ronden. Dit kan er toe leiden dat je afrondingsverschillen krijgt bij het uitwisselen van informatie tussen MICE Operations en je boekhoudpakket (of andere systemen).

Belangrijk is om hierbij aan te geven dat er geen goede of foute manier is bij het afronden van BTW-bedragen. De belastingdienst schrijft enkel voor dat de afrondingsmethode consequent gehanteerd wordt. Bron: belastingdienst.

Welke afrondingsmethode wordt gehanteerd?

In MICE worden bedragen afgerond per stuk en dus niet per regel of over het totaal.

Waarom is er gekozen voor deze afrondingsmethode?

Ieder kostenoverzicht in MICE kun je volledig instellen naar eigen inzicht. Je kunt bijvoorbeeld producten samenvoegen tot één regel, tonen per dag of zelfs per activiteit. Om te zorgen dat het optellen van stuksprijzen of regeltotalen in al deze gevallen leidt tot de getoonde totaalbedragen en subtotalen, hebben we er voor gekozen om altijd per stuk af te ronden. Dit is namelijk de enige vaste waarde tussen alle overzichten.

Daarnaast maken we het hiermee mogelijk om mix-BTW producten te hanteren en deze afhankelijk van de behoefte op verschillende manieren te presenteren aan de gebruiker, zonder dat er afrondingsverschillen ontstaan.

Deze methode kan er voor zorgen dat je afrondingsverschillen hebt in je boekhouding, maar voorkomt discussies met je opdrachtgever over factuurbedragen die afwijken van bedragen uit je offerte of andere zichtbare rekenverschillen.

Om te laten zien wat er gebeurt bij verschillende afrondingsmethoden, hebben we het volgende voorbeeld gemaakt, waarbij met 75 x koffie a € 3,50 (met 9% BTW) wordt gerekend. Uitgangspunt hier is dat de prijzen inclusief BTW zijn ingeregeld.

Afronding over totaal

Als je zou afronden over het totaal, dan zou je tot de volgende bedragen komen (zie tabel hieronder). Door deze wijze van berekening kan het alleen wel zo zijn dat 2 subtotalen opgeteld leiden tot een ander totaalbedrag dan een totaalbedrag dat gebaseerd is op de productregels.

Afronding per regel

Het afronden per regel verkleint de uitdaging wel, maar heeft dezelfde risico's als een afronding over het totaal. Door producten wel of niet op één regel te plaatsen krijg je andere totaalbedragen na afronding.

In het geschetste scenario is het resultaat hetzelfde als bij afronding over het totaal.

Afronding per stuk

Door af te ronden per stuk krijg je in dit scenario een ander totaalbedrag dan in de andere afrondingsmethoden, maar voorkomen we dat er verschillen optreden bij verschillende overzichten. Het totaal en subtotaal komt hierdoor in iedere situatie overeen met de individuele productprijzen en regeltotalen.

Vooral in het geval van een optelling van veel producten met een afrondingsverschil, zoals in dit voorbeeld (75 keer), zul je zien dat er een significant verschil in het BTW-totaal ontstaat ten opzichte van de eerdere twee methoden. Dit is dus geen fout, maar een logisch gevolg van de gekozen afrondingsmethode.