Voordat je gaat starten:
Er zijn twee verschillende taken overzichten:
De takenlijst
Het kanban overzicht
Je schakelt tussen beide overzichten door de volgende knop:
Het aanmaken van nieuwe Kanbanborden
Een kanban bord geeft duidelijk weer in welke fase een taak zich bevindt en zo kun je een heel proces uitwerken.
Je kunt meerdere kanban borden aanmaken. Dit doe je door in de regel van alle takenborden op het plusje te klikken (zie afbeelding hieronder).
Vervolgens geef je het bord een naam, voeg je nieuwe stadia toe en geef je deze een naam:
Na het opslaan is het bord klaar om in gebruik te nemen.
In de laatste kanban fase rond je de taak af.
Het toevoegen van labels
Door het gebruik van labels kun je eenvoudig taken terugvinden en ordenen.
Deze labels kun je direct aanmaken in de taak (bij nieuw label) en een kleur geven. Deze kleuren worden ook weergegeven in het overzicht.
Functies binnen de taken
Taak naam
Beschrijving taak
Bijlage toevoegen
Kanban en stadium
Koppelen aan een verantwoordelijke
Taak vervaldatum
Koppelen aan een evenement, organisatie en cp
Labels
Waar kun je taken aanmaken?
In verschillende omgevingen en tijdens verschillende processen is het mogelijk om taken aan te maken. Dit kan:
1) In het taken overzicht
In het hoofdmenu ga je naar 'taken':
Naast de handige zoekfunctie om taken terug te vinden kun je taken ook filteren op:
event planner
label
evenement (hier kun je ook zoeken naar evenementen)
2) In het evenement dashboard
Ga in het evenement dashboard naar taken.
Vervolgens zie je een taken overzicht met taken die bij het evenement horen. Klik op '+ Nieuwe taak' om een nieuwe taak aan te maken op het taken bord. Deze taak is meteen verbonden met het evenement en de relatie.
3) Bij een offerte, document en factuur
Selecteer 'Meer' om een taak aan te maken
Het document is nu een bijlage van de taak
4) Bij het versturen van een offerte, document of factuur
Selecteer de onderste optie in het verzend scherm van de offertes of documenten.
Het bestand is nu een bijlage van de taak.
Verlopen taken: archiveren
Alle taken die afgerond zijn staan in de laatste Kanban fase, wil je de afgronden taken verwijderen uit het overzicht? Klik dan op 'archiveren'.
Taken notificatiemail
Indien ingesteld ontvang je als gebruiker dagelijks een email met de voor vandaag ingeplande taken en verlopen taken die aan de gebruiker gekoppeld zijn. Klik op de volgende link voor meer informatie: Taken notificatiemail
FAQ
Waar beland mijn nieuwe taak in een takenbord?
Tijdens het aanmaken van een taak bepaal je in welk takenbord en stadium de taak wordt geplaatst. De taak wordt in het stadium helemaal onderaan toegevoegd en kun je zelf eventueel verslepen om te sorteren.