Het is mogelijk om bijlages toe te voegen aan berichten verstuurd vanuit MICE. Denk hierbij aan een afbeelding of document die je graag meestuurt.

Ondanks dat het mogelijk is om bijlages mee te sturen raden wij dit af. We adviseren om links toe te voegen aan het bericht. Regelmatig houden email services berichten tegen met teveel of te grote bijlages en worden deze gemarkeerd als ongewenste email (spam). Hierdoor beland het bericht in de ongewenste email map met als mogelijk gevolg dat de contactpersoon de email verwijderd of nooit leest.

Vooral organisaties zoals banken en overheidsinstanties hebben vaak zeer strenge beveiligingsmaatregelen ingesteld in hun mailserver om ongewenste bestanden/bijlages te blokkeren. Bijlages in mails gericht aan contactpersonen werkzaam bij zulke organisaties zijn vaak verwijderd uit de mail (de mail komt meestal wel aan).

We raden aan de inhoud van de bijlage in de cloud (bijvoorbeeld Google Drive) of op je website te plaatsen om vervolgens een deelbare link te genereren die je in het bericht plaatst. Op deze manier kun je deze link vaker doorsturen, vind je de informatie snel terug in de cloud of op je website en vergroot je de kans dat de email terechtkomt in de reguliere inbox van de ontvanger.

Voeg een (klassieke) offerte niet toe als bijlage aan het bericht maar voeg een link naar de offerte toe in het bericht (via beheer > berichten).

Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden een kleine bestandsgrootte heeft. Idealiter voeg je de algemene voorwaarden toe als extra tabblad in je digitale offerte. Zo hoef je deze niet als bijlage mee te sturen.

Het is altijd moeilijk om te zeggen waarom iets in de spam terecht komt. Er is niet één specifieke reden aan te geven en vaak is het een combinatie van factoren. Om meer spam te voorkomen geven mailprogramma's ook niet specifiek aan waarom mails als spam worden gemarkeerd. Toch zijn er genoeg oorzaken bekend die de kans dat een bericht als spam wordt gemarkeerd aanzienlijk vergroten. Hieronder een aantal tips!

Bericht met weinig tekst

Daadwerkelijke spam zijn vaak kleine berichten met weinig tekst. Mailprogramma's zijn dus alert op dit soort berichten. Het is daarom aan te raden genoeg tekst toe te voegen aan je berichten. Denk aan zo'n minimaal 20 woorden.

Onpersoonlijk bericht

Een spam bericht wordt vaak in bulk uitgestuurd en is daarom niet gepersonaliseerd en niet uniek. Persoonlijke gegevens van de ontvanger missen vaak in spam berichten. Vanwege deze reden raden we aan om berichten zo persoonlijk mogelijk te maken, bijvoorbeeld door het toevoegen van variabelen voor de ontvanger. Ieder bericht is dan ook uniek (aangezien het andere persoonlijke gegevens bevat) waardoor vanuit jullie systeem niet steeds precies hetzelfde bericht wordt uitgestuurd, wat de kans op spam markering weer vergroot.

Wij kunnen in een afleverrapport van een specifieke mail soms terugvinden waarom deze is gemarkeerd als spam. Hiervoor dienen wij de mail te ontvangen als bijlage. In mailprogramma's is het mogelijk om een mail 'door te sturen als bijlage' (instructies zijn erg afhankelijk van het mailprogramma). Vraag de klant eventueel om dit te doen en stuur ons via de mail het bericht door zodat we het afleverrapport kunnen analyseren.