Met een reeds voorbereide, aantrekkelijke (interactieve) offerte-template hoef je alleen maar de template te selecteren voor een evenement om een offerte aan te maken. Vervolgens kun je deze direct publiceren naar de klantomgeving. Je opdrachtgevers hebben gemakkelijk toegang tot een professionele en op maat gemaakte offerte.

In dit artikel wordt het volgende behandeld:

Vanuit het evenement dashboard kun je een interactieve offerte aanmaken voor een evenement.

1. Ga naar je planning en selecteer het evenement waarvoor je een offerte wilt maken.

2. In het evenement dashboard klik je linksonder op "nieuwe offerte".

3. Kies voor "interactieve offerte & klantportaal".

4. Kies een zelf gemaakte template bij "jouw templates", of kies een template uit onze template store.

5. Maak eventueel wijzigingen in de offerte voor het specifieke evenement.

6. Wijzigingen worden direct opgeslagen.✅

Wil je product suggesties aanbieden in de offerte? De opdrachtgever kan suggesties in de interactieve offerte selecteren zolang de 'deadline voor wijzigingen' niet is bereikt. Zodra de deadline is bereikt, zijn de suggesties niet meer zichtbaar in de interactieve offerte.

De deadline voor wijzigingen kun je zelf instellen en staat standaard op 7 dagen. De instelling vind je terug bij beheer > bedrijfsgegevens > algemene instellingen > evenementen > deadline voor wijzigingen.

Het is prettig om te kunnen zien hoe je offerte wordt gepresenteerd aan de opdrachtgever voordat deze daadwerkelijk wordt aangeboden.

Interactieve offerte bekijken als opdrachtgever

Klik in de interactieve offerte rechts bovenin het scherm op de knop "preview" om de preview te bekijken. Klik op het kruisje of op de knop "sluiten" knop om terug te gaan naar de offerte-editor.

Interactieve offerte in klantomgeving bekijken als opdrachtgever

De interactieve offerte moet eerst gepubliceerd zijn naar de klantomgeving (schakel de mail uit tijdens publiceren als je de klant nog niet wilt informeren). Klik vervolgens nogmaals op publiceren en klik op "link kopiëren" (zie afbeelding hieronder). Open de link via je browser om de klantomgeving te bekijken, inclusief de gepubliceerde offerte.

Staat de offerte klaar om aan te bieden aan de opdrachtgever? Dan is het tijd om de offerte te publiceren. Ook dien je de offerte opnieuw te publiceren als je wijzigingen hebt doorgevoerd in het evenement draaiboek die in de offerte moeten worden doorgevoerd (klik hier voor meer informatie).

1. Ga naar de interactieve offerte vanuit het betreffende evenement. Hiervoor klik je links onderin het evenement op de knop "offerte bewerken".

2. Klik rechts bovenin het scherm op de knop "publiceren".

Je zit nu in het verzendscherm (zie afbeelding hieronder), waarin meerdere opties zichtbaar zijn:

Wil je een e-mail sturen naar de (primaire) contactpersoon van het evenement om de offerte aan te bieden? Zorg dan dat deze optie staat aangevinkt. De bericht-template "Email aan opdrachtgever: aangeboden offerte" wordt automatisch opgehaald.

Als de optie uitstaat ontvangt de contactpersoon geen e-mail. Dit is van toepassing als je wijzigingen hebt doorgevoerd in het evenement die je wilt doorvoeren in de offerte, zonder dat de contactpersoon hiervoor een e-mail ontvangt. Daarover lees je meer later in dit artikel.

Voeg eventueel namens jou als planner een bericht toe die voor de opdrachtgever zichtbaar is in de klantomgeving. Handig om bijvoorbeeld de opdrachtgever te informeren over wijzigingen, of gewoon om de opdrachtgever een extra warm welkom te geven.

Het planner bericht is in de klantomgeving duidelijk zichtbaar (rechts bovenin) zodra de opdrachtgever in de omgeving komt, zoals te zien is in de afbeelding hieronder.

Om ervoor te zorgen dat de opdrachtgever met een handtekening akkoord kan geven op de offerte, dient deze te worden aangeboden met verzoek voor ondertekening.

Stel eventueel een specifieke verloopdatum in. De standaard verloopdatum kun je aanpassen via beheer > bedrijfsgegevens > algemene instellingen > geldigheidstermijn > offertes.

De opdrachtgever kan vanuit de klantomgeving de overeenkomst(en) ondertekenen.

De optie om informatie te publiceren naar de klantomgeving is voor 4 situaties van toepassing:

Interactieve offerte aanbieden

Wil je de offerte aanbieden aan de opdrachtgever? Klik dan rechts bovenin het scherm op de knop "publiceren".

Zorg ervoor dat bij de eerste keer aanbieden van een offerte in het verzendscherm de optie "e-mail naar contactpersoon" is ingeschakeld. Zo ontvangt de contactpersoon een e-mail met een link naar de offerte in de klantomgeving.

Klik vervolgens in het verzendscherm op "offerte delen" om de offerte aan te bieden.

Wijzigingen doorvoeren en communiceren naar de opdrachtgever

Wijzigingen in het evenement dashboard worden niet direct doorgevoerd in de interactieve offerte. Hiervoor dien je de offerte opnieuw te publiceren.

Als onderstaande optie is gedeactiveerd (tijdens het publiceren van de offerte) wordt de opdrachtgever niet via e-mail op de hoogte gebracht van wijzigingen.

Interactieve offerte verlengen

De geldigheidstermijn van een interactieve offerte kun je verlengen door de offerte opnieuw te publiceren. Indien je niet wilt dat de opdrachtgever een bericht ontvangt, zorg er dan voor dat tijdens het publiceren enkel de optie "vraag om ondertekening" is geactiveerd (zie afbeelding hieronder).

Planner bericht plaatsen in de klantomgeving

Klik hier voor meer informatie

Het is prettig om snel te kunnen schakelen tussen de pagina van een evenement en de interactieve offerte. We geven je graag tips!

Schakelen van evenement naar interactieve offerte

Vanuit een evenement open je de interactieve offerte door links onderin op de knop "offerte bewerken" te klikken.

Schakelen van interactieve offerte naar evenement

Heb je de pagina geopend met de interactieve offerte en wil je terug naar het evenement? Klik dan links bovenin het scherm op het pijltje (die naar links wijst). Lees ook de handige tip hieronder.

Na het aanmaken van een interactieve offerte voor een evenement komt het weleens voor dat je visuele wijzigingen maakt voor de specifieke offerte (die afwijken van de gekozen template). Deze wijzigingen gelden uitsluitend voor de betreffende offerte en hebben geen invloed op de inhoud van het evenement, zoals het draaiboek, het kostenoverzicht en de variabele velden.

Een revisie wordt automatisch aangemaakt zodra er een nieuwe versie van de offerte ontstaat, doordat er extra visuele elementen zijn toegevoegd of bestaande elementen zijn verwijderd. Zo blijft er altijd een duidelijk overzicht van de verschillende revisies van de offerte.

Het is mogelijk om de offerte terug te zetten naar een eerdere revisie. Klik in de interactieve offerte rechts bovenin op Revisies.

Schakel tussen revisies om de inhoud te bekijken en zet indien nodig de offerte terug naar een eerdere revisie.

"Er zijn geen templates om uit te kiezen. Voeg eerst een template toe aan je organisatie." Waarom krijg ik deze melding?

De melding verschijnt omdat er geen templates bestaan voor de ingestelde taal van de opdrachtgever. Met MICE pro kun je per evenement (tijdens het aanmaken of bewerken) een "taal van opdrachtgever" instellen. Dit zorgt ervoor dat (onder andere) templates met deze taal worden opgehaald.

Waarom ziet de interactieve offerte er soms anders uit op de .PDF?

De interactieve offerte gebruikt een heel ander formaat dan een normale offerte met A4, omdat een digitale offerte er op verschillende apparaten en schermgroottes goed uit moet zien. Je pdf (wat A4-formaat is) is daarom niet altijd 1-op-1 gelijk.