Na een aanvraag via de aanvraagmodule of na het aanmaken van een evenement staat het evenement op status "niet bevestigd".
Als je de offerte verstuurt gaat het evenement automatisch "in optie".
Het is ook mogelijk om deze status handmatig te selecteren.
Als deze status is geselecteerd word je automatisch de planner van het evenement indien er nog geen planner toegewezen is.
Bij het versturen van een offerte geef je een geldigheidstermijn op. Als deze verstreken is krijgt het evenement de status "optie verlopen". Na het opnieuw versturen van de offerte gaat het evenement weer "in optie".
Als het evenement definitief doorgaat zet je het evenement in status "bevestigd". Deze status krijgt het evenement automatisch als de offerte door de opdrachtgevers is getekend of de offerte handmatig is geaccepteerd door een gebruiker.
Let op! Het automatische bericht "e-mail aan opdrachtgever: bij bevestiging evenement" wordt automatisch verstuurd (indien ingesteld bij beheer > berichten) als de status van het evenement wijzigt naar bevestigd.
Deze status kun je het evenement geven wanneer het evenement voor jullie organisatie volledig is afgerond of gefactureerd.
Tip: Goed gebruik is om de evenementstatus 'afgerond' te gebruiken voor evenementen die volledig gefactureerd zijn (zodat deze evenementen duidelijk zijn te onderscheiden vanuit de planning). Op deze status kan ook gefilterd worden in de planning en in rapportages.
Gaat het evenement niet door? Door te annuleren worden alle gegevens van het evenement bewaard en is voor alle collega's zichtbaar dat het evenement niet door gaat. Door op deze status te filteren in rapportages kun je altijd terugvinden wat de waardes zijn van geannuleerde evenementen.