Met de nieuwe aanvragen inbox brengen we alle inkomende eventaanvragen samen op één centrale plek. Zo heb je meteen overzicht en kan je sneller schakelen; de aanvraag zet je vanuit het overzicht direct om in een offerte. Deze eerste versie focust bewust op de kern: van aanvraag tot offerte, zonder ruis.
Wat kan je met de aanvragen inbox?
Alle aanvragen die via de aanvraagmodule worden ingediend én handmatig aangemaakte evenementen komen automatisch terecht in de aanvragen inbox.
Voorstel van een draaiboek
Bij elke aanvraag wordt automatisch een draaiboek voorgesteld op basis van de beschikbare informatie.Beschikbaarheid controleren
Indien een aanvraag staat ingepland op eenzelfde tijdstip en ruimte als een ander evenement, dan verschijnt er (boven het draaiboek) een waarschuwingsmelding.Eventinformatie beheren
Alle event- en klantinformatie is meteen zichtbaar en kan indien nodig worden aangepast.Relatiebeheer
Maak direct een nieuwe organisatie en contactpersoon aan, of koppel aan een bestaande relatie.Offerte publiceren in één klik
Zodra alles klopt, kan je de offerte rechtstreeks aanmaken en publiceren vanuit de aanvragen inbox.
Uitleg over de aanvragen inbox
De aanvragen inbox is opgedeeld in 3 verschillende kolommen:
1. Overzicht van alle aanvragen
Aan de linkerkant van de aanvragen inbox staat een overzicht met alle aanvragen. Hier staan alle evenementen met de status 'aanvraag' (dus zowel aanvragen vanuit de aanvraagmodule en via koppelingen, als nieuwe handmatig aangemaakte evenementen).
Per aanvraag zie je direct belangrijke informatie waarop je mogelijk wilt anticiperen, zoals wanneer het evenement is aangevraagd en plaatsvindt, en de waarde van de aanvraag.
Door op een aanvraag te klikken zie je aan de rechterkant direct de details van de aanvraag.
2. Evenement draaiboek en actieknoppen
Heb je een aanvraag aangeklikt? In het midden van het scherm zie je alle nodige informatie over de aanvraag en het programma (draaiboek). Gegevens die worden getoond (van boven naar onderen):
Naam evenement
Controleer beschikbaarheid*
Event_ID (deze verandert zodra een offerte is verzonden)
Aanvraagdatum (aanmaakdatum)
Taal van het evenement
Datum van het evenement
Aantal gasten
Totale waarde van het evenement
Draaiboek (programma) van het evenement
*Controleer beschikbaarheid
Indien een aanvraag staat ingepland op eenzelfde tijdstip én ruimte als een ander evenement (met de status in optie, bevestigd of afgerond), dan verschijnt er boven het draaiboek een waarschuwingsmelding.
Klik in de melding op ‘Controleer planning’ om direct naar de betreffende dag in de planning te gaan. Zo kun je direct zien welke andere evenementen er gepland staan.
Met MICE Pro & Regular word je doorverwezen naar de 'Bezetting'.
Met MICE Start word je doorverwezen naar de 'Kalender'.
Ga naar evenement (actieknop)
Gebruik de knop 'Ga naar evenement' indien je wijzigingen wilt doorvoeren aan het draaiboek van het evenement.
Tip: Open de link in een nieuw tabblad als je snel wilt schakelen tussen het evenement (draaiboek) en het aanvragen overzicht. Hiervoor klik je met de rechtermuisknop op 'ga naar evenement' en kies je voor 'link openen in een nieuw tabblad'.
Offerte aanmaken (actieknop)
Klik op de knop 'Offerte aanmaken' om direct een offerte aan te maken voor de aanvraag. Kies de gewenste offerte-template en bied de offerte aan door deze te 'publiceren'.
Tijdens het publiceren van de offerte wordt automatisch een offerte-bericht opgehaald en wordt het emailadres van de contactpersoon als ontvanger toegevoegd (indien de contactpersoon eerst nieuw is aangemaakt of is gekoppeld aan een bestaande relatie).
Let op: Zorg ervoor dat je eerst de organisatie- en contactpersoonsgegevens hebt verwerkt (aan de rechterkant van de aanvraag) zodat de relatiegegevens automatisch worden opgehaald en je relatiebeheer in orde is.
Automatisch overzicht houden
Gepubliceerde offertes verdwijnen automatisch uit het overzicht van open aanvragen, zodat je inbox overzichtelijk blijft.
3. Evenement- en klantdetails van een aanvraag
Aan de rechterkant van de aanvragen inbox zie je de algemene evenement- en relatiedetails van de geselecteerde aanvraag. Dit is hetzelfde scherm als bij het handmatig aanmaken van een nieuw evenement.
Evenement details
Type (evenementtype)
Datum van het evenement
Aantal gasten
Taal van het evenement
Planner van het evenement
Evenementstatus
Relatiedetails
Organisatie
Contactpersoon
Maak eerst een nieuwe organisatie en contactpersoon aan, of koppel de gegevens aan een bestaande relatie. Doe dit voordat je communiceert met de opdrachtgever en een offerte verstuurt.
Aantekeningen en eigen velden
Voeg eventueel gelijk een aantekening toe voor de geselecteerde aanvraag. Deze vind je in het evenement terug.
Heeft de opdrachtgever extra velden ingevuld in de aanvraagmodule? Dan wordt deze informatie automatisch weergegeven (onder het veld van 'aantekeningen').