Het schakelen tussen MICE en je mailprogramma is vanaf nu verleden tijd. Afgelopen tijd is ons team druk bezig geweest met het ontwikkelen van een algemene MICE inbox. Met trots introduceren we de nieuwe berichten omgeving.

In de algemene inbox vind je alle berichten in een overzicht terug, net zoals je gewend bent bij mailprogramma's. Hier staat bij iedere conversatie de naam van het bedrijf of de contactpersoon vermeld, de onderwerpregel (naam + datum van het evenement) en de eerste twee regels uit het laatst verstuurde bericht van de conversatie. De onderwerpregel kan variëren, namelijk als een losse factuur wordt verstuurd of een nieuw bericht wordt opgesteld vanuit de algemene inbox.

Klik op een conversatie in het overzicht zodat deze wordt geopend en makkelijk is terug te lezen in het grote venster.

Net zoals je al gewend bent bij het versturen van berichten vanuit een evenement kun je zowel uitgaande berichten versturen naar de opdrachtgever (of andere ontvangers) als interne notities sturen die enkel zichtbaar zijn voor collega's. De optie vind je nu terug onder het pijltje bij het venster om een bericht te typen. Hier kun je ook eventueel het onderwerp wijzigen.

Je kunt ook een collega (die als gebruiker is toegevoegd in jullie account) taggen in een interne notitie. Je collega ontvangt hierover een notificatie. Tag je collega door eerst een "@" te typen. Er verschijnt dan een uitvouw waar je de naam van de collega kunt selecteren.

Zodra de interne notitie is verstuurd ontvangt je collega een notificatie.

Vanuit de nieuwe algemene inbox kun je een nieuw bericht opstellen. Hierna kun je gelijk de ontvanger(s) en onderwerpregel toevoegen.

Je kunt vanuit een evenement nog steeds berichten versturen zoals je gewend bent. Zodra dit gebeurt is het bericht ook direct zichtbaar in de algemene inbox.

Voorheen verdween een opgesteld bericht als je de pagina verliet. Een bericht blijft nu als concept staan zodra je terugkeert naar de conversatie. Zo hoef je het bericht niet meer opnieuw te typen. Via het prullenbakje naast de verzendknop kun je het concept verwijderen.

Boven je opgestelde bericht zie je de ontvanger(s) staan. Standaard is hier de primaire contactpersoon en alle andere contactpersonen van het evenement al toegevoegd.

Vanaf nu kun je ook een e-mail ook als CC (kopie) of BCC (blinde kopie) mailen. Klik op cc of bcc waarna je emailadressen kunt toevoegen.

Dit werkt exact hetzelfde als voorheen bij berichten in een evenement

Door naast een bericht op de 3 bolletjes (zie afbeelding hieronder) te klikken kun je de bericht details inzien. Hier staat vermeld naar welke emailadressen het bericht is verzonden en op welke datum + tijdstip. Indien het verzenden van een bericht is mislukt vind je bij de details meestal de reden van mislukte aflevering terug.

Je kunt het bericht ook eenvoudig opnieuw versturen.

Of verwijder het bericht. Het bericht is uiteraard al verzonden maar is dan niet meer zichtbaar in de conversatie.

Om snel één of meerdere berichten terug te vinden in de algemene inbox kun je de zoekfunctie en filter opties gebruiken.

In de algemene inbox kun je:

Je hebt vanaf nu de mogelijkheid om je persoonlijke handtekening toe te voegen aan berichten!

Nadat je in het venster klikt om een bericht te typen wordt (indien ingesteld) automatisch je handtekening toegevoegd bij normale berichten. Bij interne notities wordt de handtekening weggelaten. De handtekening kun je eventueel nog aanpassen in je bericht.

Klik hier voor instructies en tips om handtekening(en) toe te voegen

Zodra een bericht automatisch wordt gegenereerd door het systeem (bijvoorbeeld bij het versturen van een offerte) is deze automatisch gekoppeld aan het evenement. Zodra een opdrachtgever reageert op het bericht komt deze in dezelfde conversatie terecht.
​

Nieuwe berichten opgesteld vanuit de algemene inbox, losse binnenkomende e-mails en nieuwe losse facturen zijn niet direct gekoppeld aan een evenement. Via de algemene inbox kun je in deze gevallen de conversatie koppelen aan een evenement. Heb je een conversatie maar nog geen evenement? Maak dan eenvoudig een nieuw evenement aan via de knop in de conversatie. Je belandt dan gelijk in de berichten van het nieuwe evenement waaraan de conversatie ook is toegevoegd.
​

Snel schakelen tussen conversatie en evenement

Indien een conversatie is gekoppeld aan een evenement kun je snel naar het evenement toe door op de naam van het evenement te klikken boven de conversatie.

Real-time aantal (onbehandelde) conversaties

In het hoofdmenu vind je de nieuwe berichten-omgeving terug. Indien er onbehandelde conversaties zijn wordt dit ook in het hoofdmenu getoond. Dit aantal wordt constant geüpdatet.

Initialen / profielfoto van gebruiker bij de conversatie in het overzicht

De initialen van een gebruiker zijn in het berichten overzicht zichtbaar indien het laatste bericht in de conversatie door een gebruiker is verstuurd. Dit geeft dus aan of en door wie het bericht is behandeld (de conversatie wordt dan ook automatisch gemarkeerd als behandeld). Als de klant weer een bericht stuurt verdwijnen de initialen van de gebruiker zodat duidelijk is dat het bericht nog niet is behandeld.
​

Bij automatische berichten (waaraan geen auteur is verbonden) zijn geen initialen zichtbaar.

Conversaties markeren als behandeld/onbehandeld

Een conversatie blijft gemarkeerd als onbehandeld totdat er op is gereageerd of handmatig als behandeld is gemarkeerd. Een onbehandelde conversatie kun je herkennen door het blauwe bolletje links van de conversatie in het overzicht. Door rechts boven de conversatie op het vinkje te klikken markeer je de conversatie als behandeld (of vice versa als onbehandeld). Handig om zelf te bepalen welke conversaties wel/niet zijn behandeld.

Reageren op een bericht

Je kunt eenvoudig reageren door in het type venster te klikken of door op de antwoord (reply) knop te drukken; het pijltje rechts boven de conversatie.

Conversatie exporteren (opslaan en uitprinten)

Vanuit de algemene inbox is het nu ook mogelijk om conversaties te exporteren om op te slaan of uit te printen. Klik hiervoor rechts boven de conversatie op het 'pijltje'.