Met de nieuwe generatie offertes zetten we een nieuwe stap in de klantbeleving. Deze offertes worden gepresenteerd in een dynamische en interactieve klantomgeving die efficiëntie en gebruiksgemak naar een hoger niveau tilt. Bovendien bieden we tal van extra functies en activiteiten die zowel door jou als de opdrachtgever kunnen worden benut, waardoor het gehele offerteproces niet alleen eenvoudiger, maar ook leuker en effectiever wordt.
Werkwijze voor de event planner
Als event planner verwerk je alle gegevens in een evenement zoals je gewend bent. Hierna maak je de interactieve offerte aan en bied je deze aan, waarna deze beschikbaar is in de klantomgeving. Als event planner hoef je geen acties uit te voeren in de klantomgeving, deze omgeving is speciaal ontwikkelt voor jullie opdrachtgevers.
Opdrachtgever toegang geven tot de klantomgeving
Door een interactieve offerte aan te bieden (publiceren) aan de opdrachtgever ontvangt men een link naar de levendige klantomgeving. Klik hier voor meer informatie
Weergave en opties voor de opdrachtgever
We geloven niet alleen dat jij interactieve offertes fantastisch gaat vinden, maar ook voor je opdrachtgever wordt een evenement organiseren een stuk makkelijker en overzichtelijker. In de nieuwe klantomgeving, die geïntegreerd is in je interactieve offerte, kan je opdrachtgever nu de belangrijkste zaken direct zelf regelen en een overzicht vinden van de gekoppelde documenten.
Actiepunten overzicht voor opdrachtgever
De opdrachtgever heeft een overzicht van de acties die open staan, zoals een overeenkomst die getekend moet worden of een factuur die nog open staat. Dit ziet er als volgt uit (zie afbeelding):
De opdrachtgever kan:
Offerte (versies) ondertekenen
Facturen inzien, downloaden en betalen*
Facturatiegegevens aanleveren en/of corrigeren
Product suggesties kiezen
Opmerkingen plaatsen bij specifieke activiteiten
Berichten versturen
Acties bevestigen
* De betaalfunctie is beschikbaar indien de Mollie koppeling staat ingesteld in je systeem.
Offerte inzien, ondertekenen en downloaden
Om akkoord te gaan met je voorstel kan de opdrachtgever in de klantomgeving één of meerdere offerte versies inzien, ondertekenen en downloaden.
Let op: Als de opdrachtgever de offerte heeft ondertekend en daarna download, is de handtekening vanwege privacy redenen niet zichtbaar in het bestand. Als event planner kun je wel de offerte inclusief handtekening downloaden (de handtekening wordt op de laatste pagina geplaatst).
Facturen inzien, downloaden en betalen*
De opdrachtgever kan in de klantomgeving alle aangeboden facturen zien die aan het evenement zijn gekoppeld. De factuur is eenvoudig te downloaden als PDF bestand.
* De betaalfunctie is beschikbaar indien de Mollie koppeling staat ingesteld in je systeem.
Facturatiegegevens aanleveren en/of corrigeren
Op verzoek van velen is het nu ook mogelijk dat de opdrachtgever facturatiegegevens invult (of bijwerkt) vanuit het actie overzicht. Ook dit actiepunt vind je terug in de klantomgeving.
Momenteel worden de facturatiegegevens nog niet gesynchroniseerd naar de organisatie in MICE. Binnenkort beschikbaar.
Product suggesties kiezen
Als evenement planner kun je voor upselling nu, net zoals in de aanvraagmodule, ook suggesties aanbieden die de opdrachtgever in de (interactieve) offerte kan selecteren. In het evenement draaiboek voeg je de suggesties toe, zoals te zien in de afbeelding hieronder.
De opdrachtgever kan vervolgens in de (interactieve) offerte de suggesties selecteren door in het draaiboek op de productnaam of -afbeelding te klikken.
Vervolgens moet de opdrachtgever de aanpassingen (in dit geval toegevoegde suggesties) doorgeven door onderaan op de knop "verzenden" te klikken.
Daarna dient de actie nog bevestigd te worden door de opdrachtgever. Lees hierover meer later in dit artikel.
Opmerkingen plaatsen bij activiteiten
De opdrachtgever kan bij een specifieke activiteit in het draaiboek een opmerking plaatsen (bijvoorbeeld om door te geven eerder te willen starten, of de locatie te wijzigen). Hiervoor klikt de opdrachtgever links van de activiteit naam op het plusje.
Daarna dient de actie nog bevestigd te worden door de opdrachtgever. Lees hierover meer later in dit artikel.
Berichten versturen
Via het actie overzicht kan de opdrachtgever ook berichten sturen. Deze berichten worden gericht aan de toegewezen planner van het evenement.
De opdrachtgever krijgt een melding (zie afbeelding hieronder) nadat het bericht is verstuurd.
Acties bevestigen
Nadat de opdrachtgever op 'verzenden' heeft geklikt om de aanpassingen door te geven, dient men verplicht persoonlijke gegevens achter te laten (volledige naam en emailadres). Tenslotte klikt men op 'verzenden' en ontvang je een melding in de backoffice.
Waarom moet de opdrachtgever zijn gegevens achterlaten?
Iedereen die de link naar de offerte heeft kan suggesties en opmerkingen (acties) doorgeven. Met de verplichte velden voor naam en emailadres weet je dus precies wie de acties heeft uitgevoerd en kun je de persoon eventueel contacteren.
