De nieuwe interactieve offertes zijn beschikbaar! In dit artikel leggen we de (nieuwe) aanpak uit en nemen we je mee door alle mogelijkheden die deze module te bieden heeft.
In dit artikel wordt het volgende behandeld:
Interactieve offerte in een levendige klantomgeving
De nieuwe interactieve offerte module werkt in combinatie met een levendige klantomgeving. Als planner kun je, zoals je al gewend bent, in een evenement alle informatie verwerken en daarna een offerte maken die vervolgens in de klantomgeving wordt gepresenteerd.
De opdrachtgever kan de offerte bekijken, opmerkingen plaatsen, suggesties selecteren en nog veel meer. Om akkoord te geven dient een opdrachtgever een overeenkomst te ondertekenen.
In dit artikel vind je alle informatie over de klantomgeving. Klik hier voor meer informatie
Interactieve offerte-template toevoegen
Je kunt een onbeperkt aantal interactieve offerte-templates toevoegen in MICE (behalve met het Start pakket). Zo kun je bijvoorbeeld een unieke offerte voorbereiden per evenementtype, zoals een vergadering of een bruiloft.
Doorloop de volgende stappen om een offerte-template toe te voegen:
Ga naar beheer (via het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm).
Ga in het beheermenu naar templates.
Klik in het beheermenu onder templates op interactieve offertes.
Klik op de knop +nieuw template rechts bovenin het scherm.
Kies een kant-en-klare template uit de store om snel van start te gaan, of begin met een lege template voor maximale flexibiliteit.
Geef de template gelijk een naam en stel (met MICE Pro) de taal in.
Taal en opmaak instellen
Iedere interactieve offerte-template heeft een aantal basis instellingen die je alvast goed kunt zetten.
Taal (MICE Pro)
Stel met MICE Pro een taal in van een offerte-template. Dit bepaalt de taalweergave van de automatisch gegenereerde informatie van blokken (in bijvoorbeeld het draaiboek en kostenoverzicht).
Pro tip: Bereid voor iedere taal één of meerdere offerte-templates voor.
Opmaak (instellingen)
Voor iedere offerte-template kun je in het gedeelte 'thema' een aantal instellingen bepalen:
Headings H1 en H2: bepaal het lettertype, de lettergrootte en kleur van koppen en subkoppen.
Tekst: bepaal het lettertype, de lettergrootte en kleur van reguliere tekst.
Primaire kleur: Deze kleur wordt toegepast voor knoppen en links.
Achtergrondkleur: deze kleur wordt standaard gebruikt voor achtergronden van blokken (bijvoorbeeld achter een afbeelding) en voor de ruimte naast de offerte.
Tabbladen toevoegen
Tabbladen (tabs) in een offerte zorgen voor een gestructureerde presentatie, waardoor de opdrachtgever snel relevante informatie kan vinden en het besluitvormingsproces versnelt.
Klik onder de naam en taal van de offerte-template op het plusje om een nieuwe tab toe te voegen. Vul gelijk de naam van het tabblad in. De naam kun je altijd nog bewerken door een tabblad te selecteren en daarna op het potlood icoontje te klikken.
Offerte samenstellen met blokken
Een offerte (template) stel je samen door "blokken" toe te voegen. Ieder blok heeft zijn eigen functionaliteit en instellingen.
Voeg een nieuw blok toe door op het plusje te klikken (in een leeg tabblad),
of door op de knop 'add section' te klikken boven of onder een bestaand blok.
Voor ieder blok zijn er vooraf ingestelde opties (presets) beschikbaar die je eenvoudig kunt toevoegen aan een interactieve offerte.
Uitleg per blok
Dit zijn de verschillende blokken:
Tekst (met of zonder afbeelding)
Draaiboek
Kostenoverzicht
Afbeelding
Galerij
Video
Locatie
Arrangement
1. Tekst blok
Een cruciaal veld: tekst velden. Voeg informatie toe als tekst, eventueel te presenteren in meerdere kolommen, en met een afbeelding achter of naast de tekst.
Voeg variabele velden (variabelen) toe in een tekst veld. Dit zijn geautomatiseerde vakken die automatisch worden ingevuld met informatie uit het evenement waarvoor (uiteindelijk) een offerte wordt aangemaakt. Om een variabel toe te voegen klik je op "insert variable" in de tekst opmaakbalk (zie gele markering in afbeelding hieronder).
2. Draaiboek
Het draaiboek wordt automatisch ingevuld met gegevens uit een evenement (draaiboek). In de template staat nog willekeurige informatie om je een beeld te geven hoe informatie wordt gepresenteerd.
Klik op het draaiboek om naar de instellingen te gaan, waar je kunt bepalen welke informatie wel of niet wordt getoond.
Suggesties tonen (upselling)
Door "toon suggesties" te activeren worden producten die als suggestie zijn toegevoegd in je evenement getoond in het draaiboek van de offerte. Ideaal voor upselling!
De opdrachtgever kan in de interactieve offerte eenvoudig een suggestie selecteren om toe te voegen (totdat de deadline voor wijzigingen is bereikt).
Deadline voor wijzigingen
De opdrachtgever kan suggesties in de interactieve offerte selecteren zolang de 'deadline voor wijzigingen' niet is bereikt. Zodra de deadline is bereikt, zijn de suggesties niet meer zichtbaar in de interactieve offerte.
De deadline voor wijzigingen kun je zelf instellen en staat standaard op 7 dagen. De instelling vind je terug bij beheer > bedrijfsgegevens > algemene instellingen > evenementen > deadline voor wijzigingen.
3. Kostenoverzicht
Het kostenoverzicht wordt automatisch ingevuld met de financiële gegevens uit een evenement. In de template staat nog willekeurige informatie om je een beeld te geven hoe informatie wordt gepresenteerd.
Klik op het kostenoverzicht om naar de instellingen te gaan, waar je kunt bepalen welke informatie wel of niet wordt getoond.
4. Afbeelding
Voeg dit blok toe wanneer je een bepaalde afbeelding in de offerte wilt plaatsen. Je kunt ook een afbeelding blok kiezen waarbij je tekst kunt plaatsen naast de foto.
Door op de afbeelding te klikken kun je de foto wijzigen.
5. Galerij
Als je meer dan 1 afbeelding wilt presenteren in een tabblad dan kun je een galerij veld gebruiken. Er zijn twee galerij-modussen beschikbaar:
een raster modus: meerdere afbeeldingen worden in een collage getoond.
een slideshow: toont een reeks afbeeldingen in opeenvolgende volgorde.
Klik op het galerij veld om de galerij-modus te bepalen, afbeeldingen toe te voegen, het formaat blok (standaard, breed of aflopend) aan te passen en ruimte toe te voegen tussen afbeeldingen (voor de raster-modus).
Volgorde van afbeeldingen
Binnen de instellingen van het galerij blok kun je de volgorde van je afbeeldingen bepalen door ze te verslepen. Deze volgorde wordt vervolgens gebruikt voor de weergave van de afbeeldingen, of dat nu in een raster is of als een slideshow.
6. Video
Beeldmateriaal prikkelt de verbeelding van opdrachtgevers effectiever dan tekst. Je kunt de URL link van een YouTube of Vimeo video toevoegen.
Klik op het video blok om een video (URL) link toe te voegen.
Voeg optioneel een afbeelding (thumbnail) toe die wordt getoond totdat de video wordt afgespeeld.
Let op: YouTube Shorts worden niet ondersteund.
7. Locatie
In het locatie blok worden alle locaties getoond die zijn gekoppeld aan (activiteiten van) een evenement. Het is ook mogelijk om in het draaiboek van een offerte per activiteit de locatie te tonen. Wil je de locaties liever uitlichten met de bijbehorende afbeelding(en) en beschrijvingen? Voeg dan een locatie blok toe.
Klik op een locatie blok om de instellingen te bepalen. Er zijn verschillende weergaves beschikbaar:
Locatie variant: Tabbladen of Lijst
Bovenin het blok krijgt iedere locatie zijn eigen tabblad, of de locaties staan onder elkaar gepresenteerd.Tekst positie: Start of Einde
Het veld met de locatie naam en beschrijvingen wordt links of rechts in het blok getoond.Afbeelding variant: Enkel of Carousel
Enkel de eerst toegevoegde afbeelding van een locatie wordt getoond, of alle afbeeldingen zijn zichtbaar in een carousel*.
*Heeft een locatie meerdere afbeeldingen? Activeer de optie 'Carousel' en swipe in de interactieve offerte (als opdrachtgever) eenvoudig met je muis door de verschillende afbeeldingen (zie GIF hieronder).
Let op: De knop "lees meer" onder een locatie is in de interactieve offerte (template) niet functioneel. Deze knop functioneert alleen in de interactieve offerte voor de opdrachtgever.
8. Arrangement
In het arrangement blok worden alle arrangementen getoond die zijn toegevoegd aan een evenement.
Klik op een arrangement blok om de instellingen te bepalen. Er zijn verschillende weergaves beschikbaar:
Locatie variant: Tabbladen of Lijst
Bovenin het blok krijgt ieder arrangement zijn eigen tabblad, of de arrangementen staan onder elkaar gepresenteerd.Tekst positie: Start of Einde
Het veld met de arrangement naam en beschrijvingen wordt links of rechts in het blok getoond.
Tip: De volgorde van de tabbladen wordt bepaald door de rangschikking van arrangementen binnen je evenement. Om de weergavevolgorde aan te passen, versleep je eenvoudigweg de arrangementen binnen het evenement.
Blok opmaak
Rechts van ieder blok vind je een aantal extra opties (de opties verschillen per blok), zoals te zien is bij de gele markering in onderstaande afbeelding.
Verplaatsen: klik op de pijltjes om het blok naar boven of onderen te verplaatsen.
Opmaak*: kolommen uitlijnen, spatiëring bepalen, achtergrond instellen, afbeelding verbergen of verwijderen, verlopen (gradient) instellen, kleur instellen.
Verwijderen: klik op het prullenbakje om het blok te verwijderen.
* De beschikbare opmaakmogelijkheden verschillen per blok.
Interactieve offerte aanmaken voor een evenement en publiceren