Bij MICE stellen we krachtige digitale offertes beschikbaar. Klassieke offertes zijn verleden tijd! Maar wat zijn nou de nieuwe mogelijkheden en waarom moet ik deze gebruiken? Om dit te verduidelijken hebben we de belangrijkste functies op een rijtje gezet.

Inhoud van dit artikel:

Ga naar de beheer omgeving via het hoofdmenu. Klik nu in het beheermenu op 'templates'. Je bevind je nu bij de offerte templates. Klik op '+ nieuw template' om een nieuwe template toe te voegen of klik op een bestaande template om deze te bewerken.

Bij de digitale offerte is het mogelijk om bij iedere offerte een hoofdafbeelding (omslagfoto) en hoofdlogo (logo-afbeelding) in te stellen.

Ga eerst naar beheer via het hoofdmenu. Vervolgens ga je naar templates en kies je een offerte template.

Hier kun je je offerte opbouwen. Kies rechtsboven voor 'opmaak' om onder andere de omslagfoto en het logo in te stellen.

De nieuwe offerte kun je digitaal gebruiken. De digitale offerte bestaat uit verschillende tabbladen (tabs) waaronder je snel en eenvoudig de informatie kan vinden die jij nodig hebt. Het is niet meer een lang bestand waar alles onder elkaar staat.

Eenvoudig delen van de juiste informatie

Door gebruik te maken van tabs kan men eenvoudig de informatie vinden die nodig is zonder eerst heel het bestand door te scrollen.

Ook kun je een tab apart downloaden om zo enkel specifieke informatie te downloaden. Op deze manier kun je de informatie delen die voor die persoon nuttig is. Denk aan het kostenplaatje die je nog wilt versturen naar de baas.

Je kunt eenvoudig een nieuwe tab toevoegen door in de balk (deze staat net boven de offerte) op het 'plusje' te drukken. Vervolgens geef je de tab een naam en klik je op het vinkje om hem toe te voegen.
Via het 'tandwieltje' kun je bestaande tabs aanpassen.

De tabs kun je overigens eenvoudig verplaatsen door ze te verslepen.
​

Bij het aanmaken van een offerte template kun je blokken toevoegen. Door verschillende blokken toe te voegen stel je de offerte template samen.

Om naar de instellingen van een blok te gaan zet je tijdens het bewerken van een offerte- of document template de muiscursor op het blok, waarna rechts in beeld een zwarte balk verschijnt. Klik hierin op het tandwieltje. Zie afbeelding hieronder.

Een blok versleep je door in de zwarte balk (zie afbeelding hierboven) gebruik te maken van de pijltjes.
​

Verwijder een blok door op het prullenbakje te klikken in de zwarte balk (zie afbeelding hierboven).

Een offerte bouw je op door verschillende blokken toe te voegen. Je hebt keuze uit de volgende blokken:

Dit blok kun je toevoegen wanneer je een stuk tekst kwijt wilt in de offerte. Je kunt ook een afbeelding plaatsen in een tekstvak en instellen of de tekst links of rechts van de afbeelding wordt geplaatst.

Voeg eenvoudig variabelen toe die automatisch worden ingevuld met informatie uit een evenement. Om een variabel toe te voegen klik je op het toverstafje in de opmaakbalk (zie gele markering in afbeelding hieronder).

Velden van variabelen zijn te herkennen aan de gele/oranje kleur.

Bij variabelen met datums en bedragen is het na selecteren van het variabel ook mogelijk om de weergave aan te passen onder 'format'. Je kunt dus zelf bepalen hoe deze informatie wordt gepresenteerd.
​

Meer weten over variabelen in MICE?

Voeg dit blok toe wanneer je een bepaalde afbeelding in de offerte wilt plaatsen. Denk bijvoorbeeld aan een logo. Voor de grootte van de afbeelding kun je kiezen uit een aantal formaten.

Dit blok kun je toevoegen wanneer je meerdere afbeeldingen kwijt wilt in de offerte.

Voor de weergave kun je kiezen aan een raster of een slideshow. De afbeeldingen voeg je toe door op het tandwieltje rechts van het blok te drukken. Selecteer meerdere foto's om deze vervolgens als een geheel (raster of slideshow) te vertonen.

Dit blok kun je invoegen wanneer je een video in je (digitale) offerte wilt plaatsen.

Dit kun je doen door een een link naar een YouTube video toe te voegen. Je kunt eventueel nog een afbeelding instellen die standaard wordt getoond voordat iemand op de video klikt om af te spelen.

Dit blok kun je invoegen wanneer je het einde van een pagina aan wilt geven als een pdf wordt gegenereerd.

Tip: Als je gebruik maakt van tabs hoef je in principe geen pagina-eindes te gebruiken.

Als je dit blok toevoegt worden automatisch de financiële gegevens uit het evenement erin gezet. In het kostenoverzicht in de template staat willekeurige informatie om je een beeld te geven welke informatie wel/niet wordt getoond.

Als je dit blok toevoegt worden automatisch de gegevens uit het evenement erin gezet. In het draaiboek in de template staat willekeurige informatie om je een beeld te geven welke informatie wel/niet wordt getoond.

Als je dit blok toevoegt wordt de locatie beschrijving van de primaire locatie van een evenement weergegeven. In de template staat willekeurige informatie om je een beeld te geven welke informatie wel/niet wordt getoond.

Wanneer je dit blok toevoegt wordt het arrangement van het evenement weergegeven. In de template staat willekeurige informatie om je een beeld te geven welke informatie wel/niet wordt getoond.

In digitale offertes heb je meer opmaakmogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld ieder tekstvak een eigen kleur en foto geven. Dit doe je op de volgende manier:

Ga met je muis op het tekstvak staan en klik op het tandwieltje aan de rechterkant.

Hier kun je vervolgens een afbeelding naast de tekst toevoegen. Ook kun je hier een achtergrondkleur instellen en kiezen aan welke kant van de tekst je deze afbeelding wilt hebben.

Je kan ook je eigen lettertypes kiezen. Zo kun je je offertes in je eigen huisstijl presenteren. Stel via opmaak een lettertype in voor koppen, subkoppen en tekst.
​
​Is het lettertype van je huisstijl niet beschikbaar? Laat het ons weten via de chat. We kunnen eventueel extra Google Fonts toevoegen.

Het is voor sommige even wennen een digitale offerte te ontvangen, maar we merken dat iedereen erg enthousiast is, ook over de nieuwe mogelijkheden vergeleken met een traditionele offerte. Hieronder vind je de meest prominente verschillen.

Feedback?

Als je nog feedback hebt over de nieuwe offertes laat het ons dan weten via de chat!

Zo kunnen wij als MICE blijven verbeteren!

Waarom ziet de digitale offerte er op de pdf soms anders uit?

Een digitale offerte gebruikt een heel ander formaat dan een normale offerte met A4, omdat een digitale offerte op verschillende apparaten er goed uit moet zien. Je pdf (wat A4-formaat is) is daarom ook niet altijd 1-op-1 gelijk.