Video over document-templates en document aanmaken voor evenement

Met document-templates in MICE kun je snel en eenvoudig interne documenten genereren, zoals keuken- en werklijsten. Door één keer een template in te stellen, zorg je ervoor dat binnen een aantal klikken voortaan een document wordt samengesteld voor een evenement, van klantinformatie tot het programma en de kosten.

Volg deze stappen om een nieuwe document-template aan te maken:

Een document-template stel je in door blokken (velden) toe te voegen. Ieder blok heeft zijn eigen technische functionaliteiten en instellingen.

Een blok heeft eigen instellingen en kun je in zijn geheel verplaatsen of verwijderen. Om de positie of instellingen van een blok te wijzigen ga je eerst met je muis op het blok staan waarna rechts in beeld een zwarte balk verschijnt met deze opties.

Hieronder vind je uitleg over de verschillende blokken en instellingen.

In een tekstblok kun je tekst toevoegen. Boven of onder je muis cursor verschijnt onderstaande opmaakbalk met verschillende mogelijkheden om de tekst te bewerken. Maak de tekst vet, cursief, onderstreept of doorstreept, som woorden of zinnen op en voeg links toe aan je offerte. Meer informatie over tekst opmaak opties

Stel het lettertype apart in van de titel (H1) en de subtitels (H2). Deze kun je selecteren in het tekstvak en voorblad. Via de knop 'opmaak' kun je de style van de titel en subtitel aanpassen naar wens.

Vaak wil je voorkomen dat in een document meerdere lettertypes gebruikt worden. Indien je tekst kopieert vanuit een extern bestand raden we daarom aan om het lettertype van de tekst direct te "herstellen" naar het standaard lettertype wat staat ingesteld voor je document. Dit kan via 'clear formatting', het gum icoontje in de tekst opmaakbalk.

Voeg eenvoudig variabelen toe die automatisch worden ingevuld met informatie uit een evenement. Om een variabel toe te voegen klik je op het toverstafje in de opmaakbalk (zie gele markering in afbeelding hieronder).

Velden van variabelen zijn te herkennen aan de gele/oranje kleur.

Bij variabelen met datums en bedragen is het na selecteren van het variabel ook mogelijk om de weergave aan te passen onder 'format'. Je kunt dus zelf bepalen hoe deze informatie wordt gepresenteerd.
​

Vanuit de tekst opmaakbalk kun je ook een tabel toevoegen. Selecteer het aantal rasters en de tabel wordt automatisch aangemaakt.

Standaard komt de tabel opmaakbalk (zie afbeelding) tevoorschijn als je een raster van een tabel selecteert.

Voeg een voorblad toe als eerste pagina van je document. Over het voorblad kan eventueel tekst geplaatst worden. Je kan eenvoudig een A4 voorblad maken met verschillende gratis en eenvoudig te gebruiken tools, een voorbeeld hiervoor is canva.com.

Selecteer het tandwieltje en klik op het grijze vak om een foto toe te voegen. Selecteer Aflopend als je de foto volledig over de volledige breedte wilt plaatsen.

Je kan eenvoudig bewerkte foto's en fotocollages maken met verschillende gratis en eenvoudig te gebruiken tools, een voorbeeld hiervoor is canva.com.

Selecteer het tandwieltje om de tabel-eigenschappen naar jouw smaak aan te passen. Je kan meerdere keren per offerte een kostenoverzicht en draaiboek toevoegen met verschillende eigenschappen.

Activeer eventueel 'producten' zodat extra instellingen omtrent productinformatie tevoorschijn komen die je kunt activeren. Om producten uit te filteren selecteer je onderaan welke productcategorieën of labels je in het overzicht wilt hebben.

Filter op specifieke producten door onderaan het overzicht productcategorieën of labels te selecteren die je in het draaiboek of kostenoverzicht wilt hebben.

Waar vind ik het tandwieltje voor de instellingen van een blok?
Ga met je muis op het blok staan. Vervolgens verschijnt er rechts van het blok een zwarte balk. Klik in deze zwarte balk op het tandwieltje om naar de instellingen van het blok te gaan.

Waarom staan er producten in het draaiboek en kostenoverzicht van de template die ik niet heb toegevoegd?

Dit zijn willekeurige producten, puur ter demonstratie van de indeling van het blok. Omdat je verschillende instellingen kunt wijzigen in het draaiboek of kostenoverzicht geven deze producten een idee welke informatie wordt getoond. Als je het document ophaalt vanuit een evenement worden de producten uit het evenement opgehaald.