Het is mogelijk om vanuit het systeem documenten te sturen naar bijvoorbeeld medewerkers of leveranciers. Maar hoe maak en verstuur je zo'n document binnen MICE?

Stap 1: Klik in de navigatiebalk op 'planning'

Stap 2: Klik het evenement aan waarbinnen je een document wilt versturen

Stap 3: Klik boven in de menubalk op 'documenten'
OF
Klik (in dezelfde regel als 'documenten') op het pijltje om een document template te kiezen

Stap 4: Klik bij documenten op 'nieuw document' of op het document dat u wilt versturen (bij een reeds bestaand document ga door naar stap 7)

Stap 5: Selecteer de template voor het document (deze kun je eventueel aanmaken bij beheer > templates > documenten)

Stap 6: Klik op 'opslaan en bewerken'

Stap 7: Controleer of al de gegevens kloppen en pas het document eventueel aan

Stap 8: Sla het document op

Stap 9: Scrol terug naar boven en klik op 'versturen'

Stap 10: Selecteer de juiste opdrachtgever en druk op 'verzenden'

Tijdens het versturen van een document kun je bepalen of er wel of geen handtekening vereist is (voor akkoord). De variabelen, het draaiboek en het kostenoverzicht in een document worden steeds geüpdatet bij wijzigingen in het evenement totdat het document is ondertekend.

Documentlink delen

Documenten zijn, net als offertes te delen met een deelbare link. Deze link kun je via beheer > berichten in je documenten bericht plaatsen zodat de ontvanger deze eenvoudig kan delen.

Voeg het variabel 'documentlink' of 'klik hier om het document te bekijken' toe.
​

Nadat het document via MICE is verzonden wordt de openbare link ook beschikbaar gesteld in het systeem. Deze link vind je rechtsboven in het scherm na het openen van het document.

Wat is het verschil tussen het versturen van een document of offerte zonder dat er een handtekening wordt vereist?

Bij een document waarbij geen akkoord wordt gevraagd wordt het draaiboek, kostenoverzicht en de variabelen constant geüpdatet bij wijzigingen in het evenement.

Bij een offerte waarbij geen akkoord wordt gevraagd worden de variabelen eenmalig ingeladen en wordt informatie in het draaiboek en kostenoverzicht vastgezet na het versturen van de offerte.
​