Een evenement draaiboek is het centrale overzicht van alle onderdelen van een evenement. Hierin worden activiteiten, tijden, producten en ruimtes samengebracht tot één duidelijk dagprogramma.
Met een accuraat evenement draaiboek werkt iedereen altijd met dezelfde, actuele informatie.
Inhoud van dit artikel:
1. Navigeren naar een evenement
In het evenement dashboard vind je alle informatie rondom een evenement. Om een evenement draaiboek te openen:
Ga via het hoofdmenu naar een Planningsweergave (Planning, Kalender of Bezetting).
Klik op het gewenste evenement.
Je komt nu in het evenement dashboard.
Voorbeeld van een evenement (dashboard)
2. Weergaves van een evenement draaiboek
Het evenement draaiboek kan op twee manieren worden weergegeven:
Draaiboek weergave (meest gebruikt)
Tijdlijn weergave
Via de knop rechts bovenin een evenement (zie afbeelding hieronder) kun je schakelen tussen de twee evenement draaiboek weergaves.
De draaiboek weergave (optie 1) wordt het meest gebruikt en staat standaard ingesteld. Het systeem onthoud je keuze.
1. Draaiboek weergave (optie 1)
Overzicht van activiteiten onder elkaar
Toont per activiteit de bijbehorende producten
Ideaal voor detail en inhoud
2. Tijdlijn weergave (optie 2)
Visuele weergave van het evenement in tijdsblokken
Activiteiten eenvoudig toevoegen door op de tijdlijn te klikken
Activiteiten slepen, verlengen en verplaatsen
3. Een evenement draaiboek opstellen of aanpassen
Een evenement draaiboek wordt opgebouwd uit verschillende onderdelen:
3.1 Arrangementen toevoegen aan een evenement
Start idealiter met het toevoegen van een arrangement
Arrangementen bevatten vooraf ingestelde activiteiten en producten
Bespaart tijd bij veelvoorkomende evenementen
3.2 Activiteiten met tijden en ruimte toevoegen aan een evenement
Activiteiten vormen de structuur van het dagprogramma
Voorbeelden: ontvangst, lunch, vergadering, ceremonie
Activiteiten hebben altijd een begin- en eindtijd
Koppel een ruimte aan een activiteit (dit maakt duidelijk waar elke activiteit plaatsvindt)
Toevoegen met de knop “+” en "+ activiteit", of door op de tijdlijn te klikken.
3.3 Producten toevoegen aan een evenement
Er zijn twee soorten producten; losse producten en producten binnen een activiteit. Daarnaast kun je producten als suggestie toevoegen.
1. Losse producten
Niet gebonden aan een activiteit
Gelden voor de hele dag
Kunnen standaard worden afgenomen of worden voorgesteld als suggestie
Bijvoorbeeld: zaalhuur, techniek, personeel
2. Producten binnen een activiteit
Specifiek gekoppeld aan een activiteit en worden afgenomen tijdens de activiteit
Kunnen standaard worden afgenomen of worden voorgesteld als suggestie
Bijvoorbeeld: koffie bij activiteit "ontvangst", verse broodjes bij activiteit “lunch”, Flip-over bij activiteit "vergadering"
Daarnaast kun je gebruik maken van:
Producten als suggesties
De opdrachtgever kan suggesties selecteren voor upselling (in de aanvraagmodule en in de interactieve offerte)
Suggesties zijn niet standaard inbegrepen
Bijvoorbeeld: verse tomatensoep of lunch dranken bij activiteit "lunch"
Suggesties kun je toevoegen als los product
Suggesties kun je toevoegen aan een activiteit
4. Tijdlijn instellingen (openingstijden)
De tijdlijn voor evenementen bepaalt binnen welke tijden (starttijd en eindtijd) er activiteiten ingepland kunnen worden, zowel door je event planners als (optioneel) door opdrachtgevers in de aanvraagmodule.
Om de tijdlijn aan te passen navigeer je naar beheer > instellingen > bedrijfsgegevens > algemene instellingen > evenementen > tijdlijn.
Tip: Stel ruime openingstijden in. Zorg voor minimaal 1 minuut verschil tussen start- en eindtijd van de tijdlijn en kies de minuutovergang op een rustig moment (waarop geen activiteiten plaatsvinden).
Voorbeeld: van 05:00:00 uur tot 04:59:00 uur.