In de beheeromgeving van MICE kun je arrangementen samenstellen. In de aanvraagmodule bied je je assortiment aan via arrangementen. In de MICE back-office kun je eenvoudig arrangementen toevoegen aan een evenement. Maar wat is nou precies een arrangement in MICE? Dat leggen we uit in dit artikel.
Na het lezen van dit artikel:
Begrijp je wat een arrangement is
Begrijp je het nut van het gebruik van arrangementen
Is het duidelijk waar je arrangementen kunt gebruiken
Wat is een arrangement in MICE?
Een arrangement is een blauwdruk van een evenement. Het is een standaard draaiboek voor een specifiek evenement die je steeds kunt hergebruiken, zodat je niet steeds het draaiboek opnieuw hoeft te maken voor een evenement die vaak wordt georganiseerd.
Een arrangement stel je samen door verschillende activiteiten toe te voegen met daarbij bijbehorende informatie. Voor ieder onderdeel van het evenement maak je een activiteit aan met de juiste start- en eindtijd en producten die bij de activiteit horen.
Uiteindelijk kun je een arrangement eenvoudig toevoegen aan een evenement van een specifieke klant. In het evenement kun je deze vervolgens (eventueel) verder aanpassen naar wens van de klant.
Voorbeeld: 8 uur luxe vergaderarrangement
Je biedt een vergadering aan voor de hele dag. De vergadering bestaat uit verschillende onderdelen, of terwijl activiteiten:
Ontvangst
Vergadering
Ochtendpauze
Lunch
Einde vergadering
Borrelen (optioneel)
Per onderdeel kun je de standaard tijden instellen. Daarnaast stel je in welke producten standaard worden afgenomen (inbegrepen producten) tijdens de activiteit. Of voeg bij een activiteit een product toe als suggestie zodat de opdrachtgever het product zelf kan selecteren in de aanvraagmodule.
Hoe ziet dit voorbeeld arrangement er uit in MICE?
Hoe ziet dit voorbeeld arrangement er uit in MICE?
Klik op het pijltje om het voorbeeld uit te klappen.
Ook kun je producten toevoegen aan het arrangement die voor de hele dag worden afgenomen, dus niet zijn verbonden aan een specifieke activiteit. Deze producten voeg je toe onder de 'losse producten'.
Voorbeeld van losse producten in een arrangement in MICE
Voorbeeld van losse producten in een arrangement in MICE
Klik op het pijltje om het voorbeeld uit te klappen.
Gebruik van arrangementen
Zodra de arrangementen staan ingesteld in beheer kun je deze in MICE gebruiken:
1. Een arrangement in een evenement en offerte
In MICE maak je voor iedere gelegenheid een evenement aan. Het draaiboek van een nieuw evenement is standaard leeg. Door een arrangement toe te voegen aan het lege evenement wordt het draaiboek volledig overgenomen als draaiboek voor het evenement. Hierna kun je eventueel nog aanpassingen maken die alleen gelden voor het specifieke evenement.
Nadat je een evenement hebt aangemaakt kun je het arrangement eenvoudig toevoegen, waardoor het draaiboek van het evenement wordt ingevuld met het draaiboek van het arrangement.
Voorbeeld van een evenement met het arrangement
Voorbeeld van een evenement met het arrangement
Klik op het pijltje om het voorbeeld uit te klappen.
Zodra je een offerte of document aanmaakt wordt automatisch het evenement draaiboek overgenomen in het draaiboek (blok) van het bestand. Voor facturen worden de producten uit het evenement automatisch toegevoegd in factuurregels.
Voorbeeld van het draaiboek in de offerte van het evenement
Voorbeeld van het draaiboek in de offerte van het evenement
Klik op het pijltje om het voorbeeld uit te klappen.
2. Een arrangement in de aanvraagmodule
Door arrangementen aan te bieden in je aanvraagmodule heeft de opdrachtgever keuze uit verschillende evenementen. Aangezien je de blauwdruk van beschikbare evenementen al hebt voorbereid door de arrangementen samen te stellen, hoeft de opdrachtgever enkel nog het gewenste evenement te selecteren, (optioneel) de tijden aan te passen, of suggestie producten toe te voegen (upselling).
Arrangementen (en locaties) koppel je in de back-office aan evenementtypes. Eventueel kun je ook per arrangement een minimum en maximum aantal gasten instellen. Tijdens stap 1 van de aanvraagmodule selecteert de opdrachtgever een type evenement en het aantal gasten. Op basis van deze input wordt het aanbod aan locaties en arrangementen bepaald.
Voorbeeld van arrangementen in een aanvraagmodule
Voorbeeld van arrangementen in een aanvraagmodule
Klik op het pijltje om het voorbeeld uit te klappen.