In dit artikel geven we tips hoe je een eendaags- en een meerdaags evenement kunt aanmaken.
Controleer beschikbaarheid
Controleer de beschikbaarheid per zaal door via het hoofdmenu naar de bezetting te gaan:
De bezettingsweergave is beschikbaar in MICE Regular en Pro, niet in Start.
Evenement aanmaken
Video over een nieuw evenement aanmaken
Via bezetting: We raden aan om via de bezetting weergave een evenement aan te maken, zodat het evenement gelijk op een locatie wordt ingepland.
Klik op het plusje bij de (eerste) dag van het evenement en de betreffende ruimte.
Via algemeen: Of klik bovenin het scherm op de knop '+ nieuw' om een nieuw evenement aan te maken (die niet direct op een locatie wordt ingepland).
Vervolgens krijg je een (aanmaak)scherm waar je de basis informatie van het evenement invoert (zie afbeelding hieronder).
De basisinformatie van een evenement
Tijdens het aanmaken van een evenement voer je direct de basisinformatie in. In de tabel hieronder staan alle beschikbare velden vermeld, inclusief een uitleg en voorbeeld.
Veld | Uitleg | Voorbeeld |
Naam evenement (verplicht veld) | De naam van het evenement, zichtbaar in de planning. | Maandelijkse MT-vergadering |
Type | Het soort evenement (evenementtype) wat wordt georganiseerd. | Vergadering, Congres, Bedrijfsfeest, Bruiloft |
Groepsnaam | Optionele naam van de groep. Verschijnt in de planning achter de evenementnaam. | Management team Noord-West |
Referentie | Een referentienummer dat automatisch op de factuur wordt toegevoegd. | PO-1111-2222-IT |
Datum | De datum waarop het evenement plaatsvindt. | 01-01-2026 |
Gasten | Het (verwachte) aantal aanwezige gasten tijdens het evenement. | 20 |
Taal (MICE Pro) | De voertaal voor het evenement (bijv. voor berichten en documenten). | Nederlands |
Interne collega (met planner rol) die het evenement beheert en communiceert met opdrachtgever. | Dennis de Kort | |
De organisatie die het evenement boekt. Deze gegevens worden gebruikt voor facturatie. | ABC Bank | |
De contactpersoon bij de klant. Alle communicatie verloopt via deze persoon. | John Doe (primair) | |
Aantekeningen | Een veld voor belangrijke notities over het evenement. | Het evenement krijgt een hybride vorm. |
Extra informatie / eigen velden | Velden die je zelf kunt toevoegen om specifieke informatie vast te leggen. | Dieetwensen, Technische vereisten, Minimale omzet |
Maak altijd een organisatie en contactpersoon aan (ook voor particuliere klanten). Facturen worden altijd gericht aan de organisatie. Berichten, offertes, documenten en overige bestanden worden altijd gericht aan de (primaire) contactpersoon.
Nadat het nieuwe evenement is aangemaakt beland je automatisch in het evenement dashboard.
Evenement dashboard
Na het aanmaken en opslaan van een nieuw evenement kom je vervolgens in het evenement dashboard terecht.
Aan de rechterkant heb je het evenement draaiboek. Je kunt hier kiezen tussen twee verschillende weergaves: een weergave met activiteiten onder elkaar, of een uitvergrootte weergave van de tijdlijn. Schakel tussen de twee weergaves via de knop rechts in beeld (zie afbeelding hieronder).
Arrangement selecteren
Begin het evenement door een arrangement te selecteren. Arrangementen zijn van tevoren opgeslagen activiteiten met hierin producten die direct in het scherm verschijnen. Je kunt meerdere arrangementen selecteren.
Klik hier voor meer informatie over arrangementen
Activiteiten toevoegen
Door in de tijdlijn op de juiste tijd te klikken maak je een activiteit aan. De lengte van de activiteiten kun je aanpassen door middel van de 'pijltjes toets' te gebruiken om zodoende de balk korter of langer te maken, of door handmatig de tijden aan te passen.
Producten toevoegen
Door op producten toevoegen te klikken kom je in de producten catalogus. Hierin staan alle producten die in het systeem staan.
Indien er een arrangement is toegevoegd zie je ook de optie suggesties staan. Dit zijn de producten die vaak in deze activiteit worden toegevoegd.
Producten en arrangementen aanpassen
Door op het 'pen icoontje' te klikken kun je de product naam, beschrijving en lange omschrijving aanpassen. Ook de prijs kun je aanpassen. Let op! Doe dit alleen bij soortgelijke producten. In de rapportages is enkel het originele product en arrangement zichtbaar.
Locaties toewijzen
Je kunt locaties op verschillende manieren toevoegen. Klik op een lege tijdlijn om een activiteit aan te maken of klik in een bestaande activiteit op de locatie naam.
Bij de verschillende locaties wordt aangegeven of de opstelling geschikt is voor de locatie en of er al een evenement plaatsvind in de locatie.
Meerdaags evenement maken
Video over een meerdaags evenement in MICE
Om een meerdaags evenement te maken kun je binnen een evenement meerdere dagen toevoegen. Op deze manier krijg je alle dagen in één offerte en op één factuur.
Wil je juist alle evenementen los op een offerte en factuur? Maak dan voor iedere dag een los evenement aan.
Meerdaagse evenementen zijn beschikbaar in MICE Regular & Pro, niet in Start.
Dag dupliceren
Als je een meerdaags evenement hebt waarin de opbouw van de dagen ongeveer overeenkomen dan kun je eenvoudig een dag binnen het evenement dupliceren.
Hiervoor klik je op de dag die je wilt dupliceren en klik op de 3 puntjes naast de datum (zie afbeelding hieronder). Klik vervolgens op dag dupliceren.
De gedupliceerde dag wordt achter de laatste dag geplaatst.
Lege dag toevoegen
Je kunt ook een lege dag toevoegen aan het evenement. Hiervoor klik je op het plusje (zie afbeelding hieronder) voor of achter de reeds bestaande dag.
Evenementdagen wijzigen
Het is mogelijk om een meerdaags evenement te verwerken met dagen die niet aan elkaar verbonden zijn. Bij een meerdaags evenement kun je de dagen onderling verplaatsen zodat je dagen kunt overslaan.
Klik hiervoor op de dag waarvan je de datum wilt wijzigen, klik dan op de 3 bolletjes en vervolgens op 'dag wijzigen'.
Let op! Bij een meerdaags evenement worden alle dagen toegevoegd aan offertes en facturen. Indien je een meerdaags evenement organiseert waarbij losse offertes en facturen gewenst zijn dien je losse evenementen aan te maken.
De volgende stap is het maken en versturen van de offerte, ga hiervoor naar het volgende artikel (klik op de knop hieronder):
FAQ
Kan ik ook een evenement aanmaken die plaatsvond in het verleden?
Dit is mogelijk via het "+" icoontje in de navigatiebalk bovenin het scherm of via de lijstweergave planning. Via de kalender- of bezettingsweergave kun je enkel evenementen inplannen voor vandaag of in de toekomst.