Controleer beschikbaarheid
Controleer de beschikbaarheid door via het hoofdmenu naar de bezetting te gaan:
Evenement aanmaken (via de bezetting)
We raden aan om via de bezetting weergave een evenement aan te maken zodat het evenement gelijk op een locatie wordt ingepland.
klik op het plusje op de (eerste) dag van het evenement. Dit kan in de bezetting alleen een dag in de toekomst of vandaag zijn.
Vervolgens krijg je een scherm waar je de basis informatie van het evenement
invoert (zie afbeelding hieronder).
Het veld voor evenementtype en naam evenement zijn verplichte velden om direct in te vullen. De andere gegevens kun je op een later moment altijd nog bijwerken.
Voer ook de klant/organisatie in (zoals bedrijfsnaam en eventueel de factuurgegevens)
en de contactpersoon (dit kunnen er meerdere zijn).
Facturen worden altijd gericht aan de organisatie. Berichten, offertes, documenten en overige bestanden worden altijd gericht aan de (primaire) contactpersoon.
Pro tip: Gebruik je MICE Pro en meertaligheid? Let er dan op dat je de juiste taal van de opdrachtgever hebt geselecteerd zodat gelijk de juiste taal wordt gehanteerd in het evenement.
Evenement dashboard
Na het aanmaken en opslaan van een nieuw evenement kom je vervolgens in het evenement dashboard terecht.
Aan de rechterkant heb je het evenement draaiboek. Je kunt hier kiezen tussen twee verschillende weergaves: een weergave met activiteiten onder elkaar, of een uitvergrootte weergave van de tijdlijn. Schakel tussen de twee weergaves via de knop rechts in beeld (zie afbeelding hieronder).
Arrangement selecteren
Begin het evenement door een arrangement te selecteren. Arrangementen zijn van tevoren opgeslagen activiteiten met hierin producten die direct in het scherm verschijnen. Je kunt meerdere arrangementen selecteren.
Klik hier voor meer informatie over arrangementen
Activiteiten toevoegen
Door in de tijdlijn op de juiste tijd te klikken maak je een activiteit aan. De lengte van de activiteiten kun je aanpassen door middel van de 'pijltjes toets' te gebruiken om zodoende de balk korter of langer te maken, of door handmatig de tijden aan te passen.
Producten toevoegen
Door op producten toevoegen te klikken kom je in de producten catalogus. Hierin staan alle producten die in het systeem staan.
Indien er een arrangement is toegevoegd zie je ook de optie suggesties staan. Dit zijn de producten die vaak in deze activiteit worden toegevoegd.
Producten en arrangementen aanpassen
Door op het 'pen icoontje' te klikken kun je de product naam, beschrijving en lange omschrijving aanpassen. Ook de prijs kun je aanpassen. Let op! Doe dit alleen bij soortgelijke producten. In de rapportages is enkel het originele product en arrangement zichtbaar.
Locaties toewijzen
Je kunt locaties op verschillende manieren toevoegen. Klik op een lege tijdlijn om een activiteit aan te maken of klik in een bestaande activiteit op de locatie naam.
Bij de verschillende locaties wordt aangegeven of de opstelling geschikt is voor de locatie en of er al een evenement plaatsvind in de locatie.
Meerdaags evenement maken
Om een meerdaags evenement te maken kun je binnen een evenement meerdere dagen toevoegen. Op deze manier krijg je alle dagen in één offerte en op één factuur.
Wil je juist alle evenementen los op een offerte en factuur? Maak dan voor iedere dag een los evenement aan.
Dag dupliceren
Als je een meerdaags evenement hebt waarin de opbouw van de dagen ongeveer overeenkomen dan kun je eenvoudig een dag binnen het evenement dupliceren.
Hiervoor klik je op de dag die je wilt dupliceren en klik op de 3 puntjes naast de datum (zie afbeelding hieronder). Klik vervolgens op dag dupliceren.
De gedupliceerde dag wordt achter de laatste dag geplaatst
Lege dag toevoegen
Je kunt ook een lege dag toevoegen aan het evenement. Hiervoor klik je op het plusje (zie afbeelding hieronder) voor of achter de reeds bestaande dag.
Evenementdagen wijzigen
Het is mogelijk om een meerdaags evenement te verwerken met dagen die niet aan elkaar verbonden zijn. Bij een meerdaags evenement kun je de dagen onderling verplaatsen zodat je dagen kunt overslaan.
Klik hiervoor op de dag waarvan je de datum wilt wijzigen, klik dan op de 3 bolletjes en vervolgens op 'dag wijzigen'.
Let op! Bij een meerdaags evenement worden alle dagen toegevoegd aan offertes en facturen. Indien je een meerdaags evenement organiseert waarbij losse offertes en facturen gewenst zijn dien je losse evenementen aan te maken.
De volgende stap is het maken en versturen van de offerte, ga hiervoor naar het volgende artikel (klik op de knop hieronder):
FAQ
Kan ik ook een evenement aanmaken die plaatsvond in het verleden?
Dit is mogelijk via het "+" icoontje in de navigatiebalk bovenin het scherm of via de lijstweergave planning. Via de kalender- of bezettingsweergave kun je enkel evenementen inplannen voor vandaag of in de toekomst.