Om een arrangement toe te voegen ga je naar beheer > arrangementen > '+ voeg arrangement toe'.

Geef het arrangement een naam en eventueel een beschrijving. Vervolgens kun je ook de prijs toevoegen door het bedrag in te voeren met daarbij het juiste btw-tarief en grootboeknummer. Het is mogelijk om het bedrag uit te splitsen in verschillende btw-tarieven. 

Klik op doorgaan.

Losse producten

Bij losse producten kun je producten toevoegen die niet zijn gebonden aan een activiteit maar gelden voor de hele dag (denk aan zaalhuur of een beamer).

Activiteiten

Onder de naam en beschrijvingen van het arrangement staat een tijdlijn. Hier stel je het programma (draaiboek) van het arrangement samen door activiteiten toe te voegen.

Een activiteit is een onderdeel van het evenement, zoals bijvoorbeeld ontvangst, koffiepauze, lunch en vergadering. Je kunt per activiteit de start- en eindtijd instellen, het aantal gasten en de locatie.

Klik op '+ voeg activiteit toe' om een nieuwe activiteit toe te voegen.

Voorbeeld activiteit:

Producten

De activiteit kan nu gevuld worden met producten die tijdens de activiteit worden afgenomen. Ook is het mogelijk om suggesties/up-sells toe te voegen. Deze producten worden (indien ingesteld) aangeboden als suggestie aan opdrachtgevers in de aanvraagmodule of in een interactieve offerte.

Productprijs inbegrepen / niet inbegrepen

Bij het toevoegen van producten in een arrangement (bij een activiteit en losse producten) wordt onderstaande optie weergegeven.

Als deze groen wordt weergegeven (inbegrepen) zit de productprijs inbegrepen in de prijs van het arrangement (bijvoorbeeld koffie en thee). Als je deze optie uitzet (niet inbegrepen) wordt de prijs van het product bovenop de prijs van het arrangement berekend (bijvoorbeeld zaalhuur).

Suggesties

Je kunt ook suggesties/up-sells toevoegen die (indien ingesteld) als suggestie worden aangebonden aan opdrachtgevers in de aanvraagmodule of in een interactieve offerte.

Beschikbaar voor evenementtypes

Selecteer de evenementtypes die geschikt zijn voor het arrangement. Selecteer geen evenementtype om het arrangement standaard beschikbaar te maken voor alle evenementtypes.

Geschikt voor locaties

Selecteer de locaties die geschikt zijn voor het arrangement. Geef per locatie aan wat de kosten zijn in combinatie met het arrangement (dit kan eenvoudig via beheer > locaties > locatiehuur). Selecteer geen locatie om het arrangement standaard beschikbaar te maken voor alle locaties.

Geschikt voor aantal gasten
Is het arrangement alleen geschikt voor een bepaald aantal gasten? Stel dan het minimaal en maximaal aantal gasten in. Het arrangement wordt dan niet getoond als het aantal gasten tijdens de aanvraag afwijkt. Dit is ook handig als de prijsopbouw van je arrangementen afhankelijk is van het aantal gasten.

De prijs van dit arrangement is niet gebonden aan het aantal gasten

Selecteer de optie 'de prijs van dit arrangement is niet gebonden aan het aantal gasten" om een vaste prijs te hanteren voor het arrangement, in plaats van een prijs per persoon. Indien de optie is gedeselecteerd, wordt er dus een prijs per persoon gehanteerd.

Hoe kan ik een arrangement (tijdelijk) niet beschikbaar maken in de aanvraagmodule?

Hiervoor raden we aan een nieuw evenementtype aan te maken en deze niet beschikbaar te stellen in de aanvraagmodule (dit is een instelling). Vervolgens koppel je het arrangement aan dit evenementtype. Als je het arrangement weer wilt aanbieden kun je deze opnieuw koppelen aan geschikte evenementtypes. Het arrangement blijft op deze manier ook beschikbaar voor planners.