Video over een nieuwe ruimte toevoegen
Voor het toevoegen van ruimtes en opstellingen ga je naar beheer (via het hoofdmenu) en vervolgens kies je in het beheermenu voor locatie en eventueel daarna voor opstellingen.
Tip: Voeg eerst opstellingen en ruimtes toe. Vervolgens kun je vanuit de capaciteitsmatrix in beheer eenvoudig voor iedere ruimte de capaciteit per opstelling instellen.
Opstellingen
Voeg bij opstelling de verschillende opstellingen toe die mogelijk zijn in jouw zalen en ruimtes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een U-vorm, theater- of schoolopstelling. Nadien kun je voor iedere ruimte de capaciteit per opstelling instellen.
Video over nieuwe opstellingen toevoegen en instellen
Ruimte toevoegen
Iedere zaal of ruimte die beschikbaar is voor evenementen kun je toevoegen als ruimte in MICE. In de bezettingsweergave (planning) heb je altijd een overzicht van alle ruimtes en de evenementen die worden georganiseerd. In de aanvraagmodule kan de opdrachtgever (indien ingesteld) zelf een ruimte selecteren.
Naam en beschrijvingen van een ruimte
Ruimte naam: De naam van de zaal
Ondertitel: Een kleine toelichting voor de ruimte, beschikbaar als variabel voor (sommige) berichten.
Korte omschrijving: Een kleine toelichting voor de ruimte, in de aanvraagmodule vermeld onder de ruimte. In het draaiboek van offertes en documenten kun je de korte omschrijving weergeven of verbergen.
Uitgebreide beschrijving: Gebruik dit vak voor een uitgebreide omschrijving van de ruimte voor in de aanvraagmodule, offertes en documenten. Deze omschrijving kun je voorzien van opmaak (zoals tekstkleur, regels, opsommingstekens en vet, cursief en onderstreepte tekst). In het draaiboek van offertes en documenten kun je de lange beschrijving weergeven of verbergen.
Prijs
Voer de basisprijs in van de ruimte. Na het selecteren van een ruimte in een evenement wordt automatisch de juiste prijs weergeven.
Prijsvariaties kun je aangeven in de arrangementen (zoals prijs per dagdeel of speciale tarieven) en eenvoudig instellen onder 'locatiehuur'.
Beschikbaar voor evenementtypes
Geef hier aan welke type evenementen je kunt organiseren in de ruimte.
Hierdoor zijn alleen de juiste type ruimtes zichtbaar bij het invullen van de aanvraagmodule.
Ruimte deactiveren
Zorg dat deze optie aanstaat indien je een ruimte wilt deactiveren. De ruimte verdwijnt vervolgens uit de planning en bij selectie van ruimtes en is niet te gebruiken voor planningsdoeleinden. Ook is de ruimte niet meer beschikbaar in de aanvraagmodule. De ruimte blijft wel zichtbaar in bestaande evenementen en bij ruimte in beheer > locatie (hier is de ruimte nu doorgestreept).
Ruimte niet beschikbaar voor aanvraagmodule maar wel in de planning?
Hiervoor raden we aan een nieuw evenementtype aan te maken en deze niet beschikbaar te stellen (dit is een instelling) in de aanvraagmodule. Vervolgens koppel je de ruimte aan dit evenementtype. Als je de ruimte weer wilt aanbieden kun je deze opnieuw koppelen aan geschikte evenementtypes. De ruimte blijft op deze manier (vergeleken met een ruimte deactiveren) ook beschikbaar voor planningsdoeleinden.
Opstelling (variabel) primaire ruimte
Bij de primaire ruimte kun je een opstelling selecteren. Deze opstelling is beschikbaar als variabel voor in berichten, werkplanningen, offertes en documenten.
Stel de primaire opstelling in door op de 3 puntjes '...' te klikken bij de naam van de ruimte vermeld naast de tijdlijn en vervolgens 'ruimte wijzigen' (zie afbeelding hieronder).
Meerdere ruimtes en opstellingen selecteren in een evenement
Ruimte en opstelling per activiteit in een draaiboek
De opstelling is per activiteit verbonden. De enige mogelijkheid om dit goed weer te geven in een draaiboek is door 'activiteiten' en 'ruimtes' te selecteren. Hieronder zie je een voorbeeld hoe dit er vervolgens uitziet.
FAQ
Ik heb het variabel 'opstelling' toegevoegd. Welke opstelling wordt hier ingevuld?
De plenaire opstelling van de primaire ruimte wordt opgehaald en gebruikt voor het opstelling variabel.