Mogelijk heb je een melding ontvangen dat een bericht niet verzonden kon worden aan één of meerdere ontvangers. Soms is dit een eenmalig of tijdelijk probleem, maar in sommige gevallen kan het een permanent probleem zijn met een e-mailadres. We raden je altijd aan om goed te kijken naar de reden die vermeld wordt. In dit artikel leggen we je uit wat de mogelijke oorzaken zijn en wat je er aan kunt doen.
De eventuele oorzaak van een mislukte verzendpoging kun je in het evenement terugvinden bij de berichtdetails van het bericht.
Hard bounces
In de berichtdetails binnen MICE Operations staat dat het bericht geweigerd is met als reden "rejected: hard-bounce". In de meeste gevallen wijst dit op een permanent probleem met een e-mailadres. E-mailadressen met deze melding worden meestal direct in quarantaine geplaatst. Een aantal veel voorkomende redenen zijn:
Het opgegeven e-mailadres bestaat niet.
De ontvangende mailserver heeft de aflevering volledig geblokkeerd.
Aflevering aan het opgegeven e-mailadres is mislukt en heeft meerdere keren achter elkaar tot een soft bounce geleid.
Wat kun je hier aan doen?
Controleer bij de ontvanger of het e-mailadres juist is en corrigeer dit indien mogelijk. Als het e-mailadres wel correct is, dan is het raadzaam om het toch te proberen met een ander e-mailadres.
Soft bounces
In de berichtdetails binnen MICE Operations staat dat het bericht geweigerd is met als reden "rejected: soft-bounce". Dit wijst meestal op een tijdelijk probleem. Het mailsysteem probeert de e-mail dan nog een aantal keer opnieuw af te leveren. Als aflevering van de e-mail blijft mislukken, dan zal het e-mailadres alsnog in quarantaine geplaatst worden en als hard bounce aangemerkt worden. Een aantal veel voorkomende redenen zijn:
Mailbox is vol.
Mailbox is inactief of er zijn problemen mee.
Ontvangende mailserver reageert niet of is offline.
Ontvangende mailserver heeft problemen met verwerken van de e-mail.
Domeinnaam bestaat niet.
E-mailbericht is te groot.
E-mailbericht is geblokkeerd op basis van inhoud.
E-mailbericht voldoet niet aan het beleid van de ontvangende mailserver.
Wat kun je hier aan doen?
Sommige van deze problemen zijn van tijdelijke aard. Het mailsysteem probeert de e-mail later nog een keer te versturen en dan kan de e-mail wel afgeleverd worden. Sommige problemen worden niet snel genoeg opgelost, waardoor het e-mailadres toch in quarantaine geplaatst wordt. Als het probleem aanhoudt is het raadzaam om contact op te nemen met de opdrachtgever of het te proberen met een ander e-mailadres.
Bericht is vertraagd
Het kan voorkomen dat je bij bericht details ziet staan dat een bericht is 'vertraagd'. Vertraagd houdt in dat de ontvangende mailserver het bericht een soort van geaccepteerd heeft, maar terugkoppelt dat het bericht vertraagd wordt afgeleverd. Wij hebben vanaf dan geen zicht meer op daadwerkelijke aflevering.
Wat kun je hier aan doen?
Vraag voor de zekerheid na bij de ontvanger of het bericht is ontvangen (laat ook de spam box controleren).
Bericht is geweigerd
Indien een email is geweigerd ("e-mail rejected") betekent dit doorgaans dat de e-mail is afgewezen door de e-mailserver van de ontvanger of door spamfilters. Wanneer je een e-mail verzendt via een e-mailservice, doorloopt de e-mail verschillende fasen van aflevering, waaronder acceptatie, verwerking en bezorging in de inbox van de ontvanger.
Er zijn echter situaties waarin de e-mailserver van de ontvanger of spamfilters de e-mail kunnen afwijzen om verschillende redenen. Enkele veelvoorkomende redenen voor het afwijzen van e-mails zijn:
Ongeldige ontvanger: De e-mailserver kan de e-mail afwijzen als het adres van de ontvanger ongeldig is of niet bestaat.
Spamfilters: Als de e-mailserver van de ontvanger strenge spamfilters heeft, kan deze de inhoud van de e-mail analyseren en deze afwijzen als spam of verdacht.
DNS- of configuratieproblemen kunnen leiden tot het afwijzen van e-mails.
Vanwege eerdere spamactiviteiten of overtredingen, kan de e-mailserver van de ontvanger de e-mail afwijzen.
Wanneer een e-mail als "rejected" rapporteert, betekent dit dat de e-mailserver van de ontvanger of de spamfilters hebben geweigerd om de e-mail te accepteren of af te leveren. Het is belangrijk om op te merken dat de MICE mailserver zelf de e-mail niet afwijst, maar eerder de afwijzingsmelding ontvangt van de server van de ontvanger.
Wat kun je hier aan doen?
Probeer het bericht nogmaals te sturen.
Quarantaine
Bij significante problemen worden e-mailadressen in quarantaine geplaatst. Dit betekent dat gedurende (ongeveer) 7 dagen geen e-mails afgeleverd zullen worden aan dat adres. Bij hard-bounces gebeurt dit direct, bij soft-bounces na een aantal mislukte pogingen. Ook in het geval van een spam-melding kan een adres in quarantaine geplaatst worden.
Deze quarantaine zorgt ervoor dat het mailsysteem niet onnodig belast wordt met e-mailadressen die niet werken en voorkomt reputatieschade, waardoor aflevering van andere e-mails minder succesvol zou kunnen worden.
Wat kun je hier aan doen?
Mocht een adres onterecht in quarantaine zijn geplaatst, dan kun je dit aan ons melden. Het e-mailadres kan dan tussentijds weer vrijgegeven worden.