In MICE is het mogelijk om een bestand (of meerdere) met je algemene voorwaarden te uploaden die voor de offerte en aanvraagmodule wordt gebruikt. Overige standaard bijlagen toevoegen bij een bericht is niet mogelijk. We leggen in dit artikel uit waarom en wat een goed alternatief is.

De algemene voorwaarden kun je uploaden via beheer > instellingen > bedrijfsgegevens > taal.

Zorg ervoor dat altijd de meeste recente versie van je algemene voorwaarden is toegevoegd bij de bedrijfsgegevens in beheer.

Klik naast de gewenste taal op het potloodje om voor die taal een bestand met algemene voorwaarden toe te voegen.

Klik op 'bestand toevoegen', selecteer je bestand met algemene voorwaarden en sla daarna de wijzigingen op.

De algemene voorwaarden worden standaard toegevoegd aan een offerte-bericht. Het bestand wordt als bijlage toegevoegd aan de e-mail. Op deze manier bied je altijd de meest recente versie aan.

In de klantomgeving zijn de algemene voorwaarden zichtbaar en te downloaden onder het tabje 'overeenkomsten'.

Zijn je algemene voorwaarden gekoppeld aan het type evenement wat wordt georganiseerd? Dan is het aan te raden om per type evenement een offerte template te maken en hierin een extra tabblad toe te voegen waarin je de algemene voorwaarden plaatst.

Akkoord algemene voorwaarden in de aanvraagmodule

In de aanvraagmodule dient men in de laatste stap (invullen contactgegevens) je algemene voorwaarden te accepteren voordat de aanvraag ingediend kan worden.

Aan de laatste stap wordt een selectieveld toegevoegd die men kan aanvinken en daarmee akkoord gaat met de algemene voorwaarden. Aan de tekst is een hyperlink naar ja algemene voorwaarden toegevoegd waar men eventueel op kan klikken.

Akkoord algemene voorwaarden bij ondertekenen offerte

Bij het ondertekenen van een offerte dient de opdrachtgever ook je algemene voorwaarden te accepteren voordat de offerte kan worden ondertekend.

Onder het handtekening veld is een selectieveld toegevoegd die de opdrachtgever dient aan te vinken vooraleer de handtekening kan worden gezet. Aan de tekst is een hyperlink naar ja algemene voorwaarden toegevoegd waar men eventueel op kan klikken.

Om een zo hoog mogelijk afleveringskans van berichten te garanderen, kunnen (automatische) berichten geen standaardbijlagen bevatten. Bijlagen verhogen het risico dat e-mails als spam worden gemarkeerd of (deels) niet aankomen, vooral bij streng beveiligde mailservers (zoals bij overheden, advocatenkantoren en banken). Dit effect wordt groter wanneer steeds dezelfde bijlage wordt meegestuurd.

Voeg links toe aan je bericht in plaats van bijlages. Dit doe je door de tekst te selecteren en op het 'link' icoontje te klikken. Hier kun je de link invoeren.

Een e-mail met een link wordt minder snel als spam gemarkeerd dan een e-mail met (standaard) bijlages.

Een link naar een document
Een document kun je bijvoorbeeld online plaatsen door het op je website domein te plaatsen of door het in bijvoorbeeld Google drive openbaar te delen.
​Meer info over bestanden delen met Google Drive
​
​Een link naar een pagina op je website
Voor informatie zoals een route beschrijving is het aan te raden dit op je website te plaatsen en in het (automatische) bericht een link te plaatsen naar de juiste pagina.
Op deze manier blijft de informatie ook up-to-date door het aan te passen op je pagina.

Maximale limiet bijlages

Wil je toch een bijlage toevoegen? Er is een limiet van ongeveer 20mb aan bijlagen.