Met de aanvraagmodule wil je natuurlijk aanvragen binnenkrijgen.

Om deze opdrachten zo goed mogelijk uit te voeren is het uiteraard belangrijk dat er in de aanvraagmodule de juiste en actuele informatie staat. Op deze manier kun je ook daadwerkelijk aanbieden wat er wordt aangevraagd.

Om het aanbod in de aanvraagmodule te bepalen dien je de volgende elementen in te stellen:

Stap 1: Ga via het hoofdmenu naar beheer.⚙️

Stap 2: klik in het beheermenu onder instellingen op 'evenementtypes'. Op het scherm zie je nu evenementtypes staan.

Stap 3: Stel hier alles goed in! Zorg ervoor dat alle evenementen die je kunt organiseren erin staan.

Voeg eventueel een nieuwe evenementtype toe door op '+ voeg type toe' te klikken. Je kunt per evenementtype bepalen of deze zichtbaar is in de aanvraagmodule.

Een evenementtype kun je verwijderen door rechts op het prullenbakje te klikken.

Je kunt de volgorde wijzigen door de linkermuisknop ingedrukt te houden op de drie verticale streepjes links van het evenementtype om vervolgens de regel naar boven of beneden te slepen. Dezelfde volgorde wordt gehanteerd in (de eerste stap van) de aanvraagmodule.

Stap 4: Sla je gegevens op.

Stap 5: Klik in het beheermenu op 'locaties'.

Stap 6: Vul al je mogelijke locaties goed in en zorg ervoor dat alle locaties die je beschikbaar hebt erbij staan.

Je kunt locaties toevoegen door bovenin op de blauwe knop '+ nieuwe locatie' te drukken. Een locatie kun je verwijderen door rechts van de locatie op het prullenbakje te drukken.

Je kunt de volgorde wijzigen door de linkermuisknop ingedrukt te houden op de drie verticale streepjes links van de locatie om vervolgens de regel naar boven of beneden te slepen. Dezelfde volgorde wordt gehanteerd in de aanvraagmodule.

Stap 7: Sla je gegevens op.

Stap 8: Bepaal per locatie voor welke evenementtypes deze beschikbaar is. Dit kan eenvoudig via het snel bewerk scherm. Hiervoor klik je in het locatie overzicht op het potloodje (zie afbeelding hieronder).

Stap 9: Klik in het beheermenu op 'arrangementen'.

Stap 10: Voeg hier al je arrangementen toe en zorg ervoor dat deze actueel zijn.

Je kunt een arrangement toevoegen door bovenin op '+ Nieuw arrangement' te klikken.

Een arrangement kun je verwijderen door op het prullenbakje rechts van het arrangement te drukken.

Je kunt de volgorde wijzigen door de linkermuisknop ingedrukt te houden op de drie verticale streepjes links van het arrangement om vervolgens de regel naar boven of beneden te slepen. Dezelfde volgorde wordt gehanteerd in de aanvraagmodule.

Stap 11: Bepaal per arrangement voor welke evenementtypes deze beschikbaar is. Hiervoor klik je in het arrangementen overzicht op het potloodje (zie afbeelding hieronder).

Stap 12: Sla je gegevens op.

Nadat je evenementtypes, locaties en arrangementen compleet zijn, kun je de aanvraagmodule gaan instellen.

Stap 13: Klik in het beheermenu op aanvraagmodules.

Stap 13a: Gebruik je MICE Pro? Dan kun je hier eventueel meerdere aanvraagmodules toevoegen. Selecteer de relevante aanvraagmodule die je wilt instellen.

Je zit nu bij de instellingen van de aanvraagmodule. Onder ieder kopje kun je bepaalde informatie toevoegen en instellingen bepalen.

Evenementtypes beperken?

Onder het kopje 'event info' kun je optioneel instellen dat er enkel specifieke evenementtypes beschikbaar zijn in de betreffende aanvraagmodule. Laat dit veld leeg indien alle beschikbare evenementtypes aan te vragen zijn. Als in het veld 1 evenementtype is toegevoegd, dan wordt de stap om een evenementtype te selecteren automatisch overgeslagen (en is het evenement alsnog gekoppeld aan dit evenementtype).

Locatie selecteren overslaan?

Onder het kopje 'locaties' kun je eventueel instellen dat de aanvrager geen locatie kan selecteren, waardoor de stap wordt overgeslagen. Selecteer hiervoor nee bij de instelling Selecteren van locaties toestaan?.

Let op: hierdoor wordt het evenement ingepland op "geen locatie". Als event planner dien je zelf eventueel nog een locatie toe te wijzen aan het evenement.

Zelf een aanvraag indien

Het is mogelijk om zelf (test) aanvragen te maken zodat het gehele proces duidelijk wordt, zonder dat de aanvraagmodule op je website staat. Kopieer hiervoor de widget link aan de rechterkant (zie afbeelding hieronder) en plak deze in de adresbalk van je browser.

TIP: Open een nieuw tabblad in je browser en plak hier de widget link, zodat je snel kunt schakelen tussen de back-office en de aanvraagmodule.

Klik hier voor meer informatie over het installeren van de aanvraagmodule op je website.

Hoe kan ik een locatie of arrangement niet beschikbaar stellen in de aanvraagmodule maar wel voor de planning?

Locaties en arrangementen koppel je aan evenementtypes. In stap 1 van de aanvraagmodule kiest de opdrachtgever een evenement type. In de vervolgstappen wordt een passend aanbod gepresenteerd. Via beheer > algemene instellingen stel je per evenement type in of deze beschikbaar is in de aanvraagmodule. Om een locatie of arrangement dus niet beschikbaar te stellen in de aanvraagmodule dien je deze te koppelen aan een (eventueel nieuw) evenement type die niet beschikbaar wordt gesteld. Houd er dus rekening mee dat de locatie of het arrangement enkel aan dit evenement type (en niet aan andere) is gekoppeld. De locatie of het arrangement is dan niet beschikbaar in de aanvraagmodule maar wel voor planningsdoeleinden.

Kan ik ook een enkele locatie blokkeren voor aanvragen?

Nee, dat is niet mogelijk. Met MICE Pro kun je een hele dag blokkeren voor aanvragen, dit geldt voor alle locaties.
​