De aanvraag is voor veel evenementen het eerste contact met de opdrachtgever en dient daarom gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en een goede presentatie van je assortiment te zijn.
In dit artikel leggen we de structuur van de aanvraagmodule uit, inclusief uitleg over de informatie die opgevraagd wordt tijdens de (5) stappen van een aanvraag.
Doel van de aanvraagmodule
Het doel van de aanvraagmodule is dat de opdrachtgever een eerste opzet van zijn evenement maakt. Dit is een vrijblijvende aanvraag in tegenstelling tot bij een boekingsmodule (die regelmatig leidt tot conversie verlies).
Pro tip: Met MICE Pro is het mogelijk om meerdere aanvraagmodules aan te maken. Handig wanneer je bijvoorbeeld een landingspagina hebt per type evenement. Per evenementtype kun je een aanvraagmodule instellen zodat men geen evenementtype hoeft te selecteren bij stap 1. In combinatie met de meertaligheidsfunctie in MICE Pro kun je ook een Engelse aanvraagmodule maken.
Er zitten een aantal vaste stappen in de aanvraagmodule:
1. De oriëntatievragen
De stap waarin een ruimte wordt geselecteerd (stap 2) kun je eventueel overslaan. De andere stappen zijn verplicht en kunnen niet worden overgeslagen.
Stap 1: De oriëntatievragen
De lay-out en vragen van de oriëntatie vragen zijn vooraf bepaald. Deze vragen verzamelen essentiële informatie, hierop wordt namelijk een passend aanbod gepresenteerd in de vervolgstappen.
Evenementtype
Bij het aanmaken van een evenementtype (via beheer > instellingen > evenementtypes) bepaal je welke btw-instelling er wordt gehanteerd (inclusief of exclusief btw). Zo wordt in de aanvraagmodule ook de juiste btw-instelling toegepast, op basis van het evenementtype die de aanvrager heeft geselecteerd in de eerste stap.
Door een evenementtype aan één of meerdere ruimtes te koppelen, worden na het selecteren van bijvoorbeeld "vergaderingen" alle geschikte vergaderlocaties getoond.
Ook koppel je evenementtypes aan arrangementen, waardoor na het selecteren van bijvoorbeeld "vergaderingen" alle geschikte vergaderarrangementen worden aangeboden.
Let op: Indien er geen evenementtype is gekoppeld bij een arrangement of ruimte, worden ze standaard bij alle evenementtypes aangeboden.
Tip: Om snel in te stellen welke evenementtypes verbonden zijn aan ruimtes of arrangementen gebruik je het snel bewerk scherm in locatie of arrangementen beheer.
Aantal gasten
De input van het evenementtype en het aantal gasten bepaalt welk aanbod beschikbaar is in de vervolgstappen van de aanvraagmodule.
Het veld voor aantal gasten houdt rekening met de volgende instellingen:
Per ruimte kun je de capaciteit instellen op basis van verschillende opstellingen.
Per arrangement kun je een minimum en maximum aantal gasten opgeven.
Datum (optioneel)
Per aanvraag kan men optioneel 1 datum selecteren. Dit veld is altijd optioneel, zodat voor een laagdrempelig aanvraagproces met maximale conversie. Komt de datum niet uit? Dan kun je als event planner een mooi alternatief voorstellen.
Stap 2: Ruimte selecteren
In de tweede stap kan de opdrachtgever een ruimte selecteren.
De stap 'ruimte selecteren' kun je eventueel uitschakelen via de instellingen van de aanvraagmodule. Ga hiervoor naar beheer > aanvraagmodules.
Let op: Zet je de stap ruimte selecteren uit? Dan worden aanvragen standaard op 'geen ruimte' ingepland.
Geef eventueel (per ruimte) de minimum en maximum capaciteit aan per opstelling. Er dient tenminste één opstelling toegevoegd te zijn om de capaciteit van een ruimte in te stellen. Je kunt het selecteren van opstellingen (door de opdrachtgever) uitschakelen bij de instellingen van de aanvraagmodule.
💡 Bied voor iedere groepsgrootte een geschikte zaal aan zodat aanvragers altijd een keuze kunnen maken (dus niet op een dood spoor belanden).
Stap 3: Arrangement kiezen
Je kunt 1 arrangement selecteren in de aanvraagmodule. Vervolgens krijg je de inhoud van de arrangementen te zien zoals deze zijn toegevoegd bij beheer > arrangementen.
Indien je specifieke arrangementen hebt gemaakt per ruimte kun je de geschikte ruimtes koppelen aan het arrangement.
💡 Bied voor iedere groepsgrootte een geschikte zaal aan zodat aanvragers altijd een keuze kunnen maken (dus niet op een dood spoor belanden).
Geen beschikbaar aanbod: melding aan opdrachtgever
In de eerste stap van de aanvraagmodule vult de opdrachtgever de volgende gegevens in:
Evenementtype
Aantal gasten
Datum (optioneel)
Op basis van deze invoer controleert het systeem direct de beschikbaarheid van ruimtes en arrangementen.
Is er geen passend aanbod? Dan krijgt de opdrachtgever automatisch een melding.
In bovenstaande melding wordt je algemene e-mailadres vermeld (ingesteld bij beheer > instellingen > bedrijfsgegevens > algemeen emailadres). De tekst van de melding kan niet worden bijgewerkt.
Stap 4: De evenementopbouw
In stap 4 stelt de aanvrager zijn of haar evenement samen. Jij bepaalt welke producten verplicht afgenomen moeten worden (inbegrepen producten). Omdat een evenement is opgebouwd uit verschillende activiteiten (bv. aankomst, vergadering, lunch, etc.) kan de aanvrager per activiteit product suggesties toevoegen.
Indien ingesteld kan de aanvrager ook de tijden en/of duur van activiteiten wijzigen.
Stap 5: Contactgegevens
In de laatste stap van een aanvraag vult de contactpersoon/aanvrager zijn gegevens in. Je bepaalt zelf welke contactgegevens je wilt tonen of verplicht zijn om in te vullen.
Via beheer > aanvraagmodules bepaal je zelf de weergaves binnen de aanvraagmodule en wat de klant zelf mogelijk kan aanpassen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de tijdlijn wel/niet te weergeven, zodat de opdrachtgever de tijden kan aanpassen en bepaal je zelf of de product suggesties worden weergegeven als tegels of in een lijst.
Het eindresultaat:
Ga naar beheer > aanvraagmodules. Vervolgens kun je het eindresultaat zien door de link te kopiëren en in je browser te openen.
Op deze pagina kun je ook de opmaak, titels en tekst aanpassen. Loop hiervoor stap voor stap door de mogelijkheden.
Je assortiment voorbereiden voor de aanvraagmodule
Instellingen van de aanvraagmodule
De aanvraagmodule op je website plaatsen
Voorbeelden
Op zoek naar inspiratie voor de aanvraagmodule? Bekijk het artikel hieronder en ontdek hoe de aanvraagmodule er uitziet bij andere bedrijven.