In de loop van de jaren hebben we verschillende versies van de aanvraagmodule uitgebracht en deze steeds verder verbeterd voor de optimale conversie. Hieronder vind je tips en tricks die voortkomen uit onze ervaring.
Doel van de aanvraagmodule
Eerste opzet maken van een event
in een aantal stappen. Zo heb je bij het eerste persoonlijke contact al een goed beeld wat de opdrachtgever wilt en kun je een mooi voorstel aanbieden.
Een geordend overzicht van je assortiment
Op je website of in een brochure staan vaak alle mogelijkheden voor alle type evenementen. In de aanvraagmodule ziet de opdrachtgever enkel de opties die voor de opdrachtgever relevant zijn (op basis van de input in stap 1).
Zoveel mogelijk informatie verzamelen van de opdrachtgever zonder te veel invoervelden te gebruiken.
De opties binnen de aanvraagmodule zijn bijna allemaal te selecteren of aan te passen met de muis. De contactgegevens in de laatste stap zijn uiteraard wel invoervelden, maar doordat de opdrachtgever het evenement al heeft samengesteld, zijn ze bereid dit in te vullen voor een succesvolle aanvraag.
Toegankelijke en laagdrempelige manier van aanvragen
In een paar klikken een heel evenement samenstellen. Dit is voor de opdrachtgever een informerende en snelle manier van aanvragen en sneller dan een mail of telefoongesprek.
Aandachtspunten
Het is geen reserverings-/boekingssysteem
We hebben bewust gekozen om een aanvraagmodule te ontwikkelen waarmee een opdrachtgever vrijblijvend een aanvraag kan indienen.
Reserverings- en boekingssystemen zijn voor een opdrachtgever vaak te hoogdrempelig. Men wilt niet direct iets vastleggen, maar liever eerst een offerte aanvragen. Ook gaan reserverings- en boekingssystemen ten koste van de flexibiliteit en creativiteit van de eventplanner.
Aanbod voor iedere groepsgrootte - vermijd dode sporen!
In MICE is het mogelijk om een minimaal en maximaal aantal gasten in te stellen voor locaties en arrangementen voor in de aanvraagmodule. We raden aan om altijd voor iedere groepsgrootte een locatie of arrangement beschikbaar te stellen, zodat aanvragers niet op een dood spoor belanden in de aanvraagmodule en daarom afhaken.
Houd het simpel, het is een aanvraag
Beperk je opties: bied niet te veel arrangementen aan die elk maar een paar afwijkingen hebben. Je kunt beter een basis arrangement aanbieden en deze laten aanvullen met suggesties.
Op basis van de aanvraag kun je altijd nog andere opties aanbieden die beter geschikt zijn; hierbij komt jouw expertise als event planner goed van pas.
Zo min mogelijk invulvelden (laat ze het toetsenbord zo min mogelijk gebruiken)
We hebben gekozen om zo min mogelijk invoervelden in de aanvraagmodule te plaatsen en de meeste opties aanklikbaar te maken. Dit zorgt voor een snellere doorloop in het proces. Daarnaast zorgen invoervelden ook voor af-/uitstelgedrag bij de aanvrager.
Een opdrachtgever is geen event planner
De meeste opdrachtgevers hebben geen ervaring met het organiseren en plannen van een evenement. Zorg dus voor een duidelijke opbouw van de activiteiten, zodat aanvragers goed door het proces worden geleid. Je kunt niet verwachten dat ze dezelfde expertise en kennis hebben als de evenement planner. Het selecteren van sub/extra zalen is iets wat de locatie zelf moet beslissen.
Breng ze op ideeën die ze nog niet eerder hadden bedacht
Wilt de opdrachtgever een dagvergadering organiseren? Bied dan ook andere suggesties aan in het arrangement, zoals een teambuilding activiteit, borrel of diner; vaak hebben ze hier nog niet aan gedacht en wekt het interesse op.
Maximaal 1 zin toelichting onder de koppen
Wees duidelijk, maar te veel tekst heeft negatieve gevolgen voor je conversie. Je hoeft in de aanvraagmodule geen algemene informatie te plaatsen die ook op je website staat.
Niet afdwingen wat ze nog niet weten
Voor veel opdrachtgevers is het de eerste keer dat ze bij jou een aanvraag doen en voor sommige de eerste keer dat ze een evenement organiseren. In de aanvraagmodule krijgen ze de vrijheid om alles te selecteren wat ze willen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld meerdere lunches aanklikken of is een opstelling selecteren niet verplicht, vaak hebben ze hier geen ervaring mee. Hier komt je expertise als eventplanner bij kijken.
Niet je volledige assortiment
Wij adviseren per activiteit ongeveer 3 suggesties (max. 6) toe te voegen. Houd rekening met de populaire items en je marge.
Niet alle scenario's afdekken
De aanvraag is vrijblijvend. De offerte wordt pas het definitieve document nadat de event planner deze heeft aangemaakt en eventueel heeft aangevuld na contact met de opdrachtgever.
Contactgegevens als laatste opvragen
Vraag de contactgegevens pas op tijdens de laatste stap van de aanvraag. Aangezien de opdrachtgever het evenement en wensen al heeft ingevuld, is hij/zij eerder geneigd om de contactgegevens in te vullen om de aanvraag te voltooien. Men is geen fan van bedrijfs- en persoonsgegevens in te vullen vooraleer ze überhaupt het aanbod van een locatie hebben gezien.
Details komen later
PO nummers, dieetwensen, etc. zijn punten die een opdrachtgever pas in een later proces gaat aanvragen. Als je al deze informatie opvraagt in de aanvraagmodule, zal je merken dat er veel opdrachtgevers afhaken omdat ze deze gegevens dan eerst willen/moeten verzamelen.
Voorbeelden
Op zoek naar inspiratie voor de aanvraagmodule? Hoe ziet de aanvraagmodule er bij andere bedrijven uit?
Als je aan het twijfelen bent of je de aanvraagmodule van MICE op je website wilt plaatsen of gewoon wat inspiratie wilt opdoen is het handig om eerst voorbeelden uit de praktijk te bekijken.
Hieronder staan een aantal voorbeelden op een rijtje: