Voordat je de aanvraagmodule op je website plaatst, is het belangrijk om eerst je assortiment voor te bereiden en de instellingen van de aanvraagmodule naar wens in te richten. Zo weet je zeker dat aanvragers direct de juiste informatie zien en dat het aanvraagproces soepel verloopt.

In dit artikel vind je een overzicht van alle beschikbare instellingen van de aanvraagmodule.

Omgeving met instellingen van de aanvraagmodule

Navigeer naar Beheer en in het beheermenu naar Aanvraagmodules. Hier vind je alle beschikbare instellingen van de aanvraagmodule. Gebruik je MICE Pro? Selecteer dan eventueel eerst een specifieke aanvraagmodule.

De instellingen van de aanvraagmodule zijn onderverdeeld in verschillende onderwerpen. Dit zijn:

Algemeen
Event info
Ruimtes
Arrangementen
Activiteiten
Contactgegevens
Extra velden
Bevestiging

Uitleg over instellingen per onderwerp

1. Algemeen

Onder het kopje 'Algemeen' vind je algemene instellingen voor de widget. Je vind 3 extra tabbladen waaronder bepaalde instellingen terug te vinden zijn; General, Prijsindicatie, Extra instellingen.

1a. General

Naam

Geef de aanvraagmodule een naam die herkenbaar is voor het team. De naam van de aanvraagmodule wordt in MICE vermeld in het veld 'Bron', waarmee je kunt herleiden vanuit welke aanvraagmodule een aanvraag is ingediend.

Voorbeeld namen: Website, Website - Meetings, Feestdagen.

Taal en lokalisering

Stel de taal in die gehanteerd wordt in de aanvraagmodule widget. Deze wordt gebruikt voor standaard elementen in de widget, zoals de tekst bij velden, in de kalender, in het overzicht aan de rechterkant en knoppen.

Primaire kleur

Stel een kleur in die wordt gebruikt voor de knoppen in de widget.

Opmaak van titels

In iedere stap van een aanvraag staat bovenin een titel. Stel de opmaak in van deze titels; lettertype (Google Fonts), lettergrootte en tekstkleur. Onder de instellingen staat een preview die laat zien hoe titels getoond worden met de huidige instellingen.

1b. Prijsindicatie

Kostenoverzicht

Bepaal op basis van welke data de kosten worden getoond in het overzicht aan de rechterkant binnen de aanvraagmodule.

Uitschakelen: er worden geen kosten getoond in het overzicht
Per activiteit: de kosten worden getoond per activiteit uit het gekozen arrangement.
Per categorie: kosten worden getoond per product categorie.
Per product: de kosten worden voor ieder product getoond.
Alleen totaal: enkel de totaalprijs van de kosten wordt getoond.

Productprijzen tonen

Bepaal of de prijs wel/niet wordt getoond onder een ruimte, arrangement en product.

Bij inbegrepen producten waarvan de productprijs zit inbegrepen in de arrangementsprijs, wordt de prijs (€0,-) nooit getoond.

Prijs per persoon tonen

Stel in of in het overzicht een prijs per persoon wordt vermeld (onder de totaalprijs).

1c. Extra instellingen

Google Analytics Tracking ID

Plak hier een GA Tracking ID code die wordt gebruikt om aanvragen te registreren in Google Analytics.

2. Event info

Bij 'event info' bepaal je de instellingen voor de eerste stap van de aanvraag, waar men een soort evenement (evenementtype), aantal gasten en datum invult.

Kop & Beschrijving

In het eerste veld vul je de titel van de stap in, die bovenaan in de widget wordt getoond. In het tweede veld vul je een begeleidende tekst in die onder de titel wordt getoond.

❗Let op: Maak de titel en beschrijving niet te lang. Dit schrikt een aanvrager af en kan ervoor zorgen dat informatie wegvalt uit het widget venster.

Minimale en maximale datum

Optioneel kun je een minimum- of maximumaantal dagen, weken of jaren instellen om te bepalen binnen welke periode een aanvraag mag worden ingediend. Wanneer deze beperking is ingesteld, worden datums buiten deze periode automatisch geblokkeerd en kunnen ze niet als eventdatum worden geselecteerd.

Evenementtypes

Selecteer optioneel één of meerdere evenementtypes die men kan selecteren tijdens het invullen van een aanvraag. Laat het veld leeg als standaard alle evenementtypes aangeboden moeten worden.

Stel je slechts één evenementtype in, dan wordt dit automatisch toegewezen en hoeft de aanvrager geen evenementtype te kiezen.

💡Tip: Met MICE Pro kun je meerdere aanvraagmodules aanmaken. Erg handig als je bijvoorbeeld op je website per evenementtype een pagina hebt, waarin je een aanvraagmodule plaatst waarin enkel dat evenementtype aangevraagd kan worden.

3. Ruimtes

Tijdens de tweede stap van een aanvraag kiest de opdrachtgever een ruimte. Bepaal onder het kopje 'ruimtes' de instellingen van deze stap.

Selecteren van ruimtes toestaan?

Stel in of de stap ruimte selecteren wel of niet voorkomt in het aanvraagproces.

👉 Ja: de opdrachtgever kan een ruimte selecteren.

👉 Nee: de aanvrager kan geen ruimte selecteren (de stap wordt overgeslagen).

De stap om een ruimte selecteren is de enige stap die eventueel kan worden overgeslagen. Alle andere stappen zijn verplicht en belangrijk, zodat je een volledige aanvraag ontvangt die direct kan worden omgezet naar een offerte.

Kop & Beschrijving

Vul een titel (kop) in die bovenin de stap wordt getoond. De beschrijving wordt onder de titel getoond.

Indeling

De indeling van ruimtes kun je overslaan, aangezien deze is gekoppeld aan een oude vorm van de aanvraagmodule (die nog door een enkeling wordt gebruikt).

Maximaal aantal ruimtes

Stel eventueel een maximaal aantal ruimtes in die in eerste instantie zichtbaar zijn in de stap.

Indien er meer ruimtes beschikbaar zijn dan dat er worden getoond, wordt er onderaan een knop toegevoegd om de overige ruimtes te tonen.

Voeg "stap overslaan" optie toe

Bepaal of de aanvrager de stap om een ruimte te selecteren kan overslaan. Als deze instelling op ja staat wordt de optie "stap overslaan" aangeboden. De arrangementen worden dan niet gefilterd op ruimte.

Selecteren van opstelling toestaan?

Stel in of de opdrachtgever de optie heeft om een opstelling te selecteren. Het invullen van een opstelling is altijd optioneel.

4. Arrangementen

Kop & Beschrijving

Vul een titel (kop) in die bovenin de stap wordt getoond. De beschrijving wordt onder de titel getoond.

Maximaal aantal arrangementen

Stel eventueel een maximaal aantal arrangementen in die in eerste instantie zichtbaar zijn in de stap.

Indien er meer arrangementen beschikbaar zijn dan dat er worden getoond, wordt er onderaan een knop toegevoegd om de overige arrangementen te tonen.

Arrangement ook tonen bij één resultaat?

Het kan voorkomen dat je maar één arrangement aanbiedt voor een evenementtype. Als deze optie op ja staat wordt de stap overgeslagen waar men een arrangement selecteert en wordt op de achtergrond alsnog het ene arrangement gekoppeld.

5. Activiteiten

Kop & Beschrijving

Vul een titel (kop) in die bovenin de stap wordt getoond. De beschrijving wordt onder de titel getoond.

Suggesties

Stel in of, en op welke manier, product suggesties voor upselling worden getoond: geen suggesties, een tegelweergave met afbeelding, of een lijstweergave.

💡Tip: Kies voor de tegelweergave; hiermee komen de suggesties duidelijk naar voren en vergroot je de kans op upselling.

Tijdlijn inschakelen?

Bepaal of de opdrachtgever de tijden van activiteiten kan aanpassen (bijvoorbeeld de pauze die start om 10:00 uur aanpassen naar 11:00 uur).

👉 Ja: de aanvrager kan de start- en/of eindtijd aanpassen bij een activiteit, of vanuit de tijdlijn die bovenin het scherm wordt toegevoegd.

👉 Nee: de aanvrager kan geen tijden aanpassen en er is geen tijdlijn zichtbaar.

Toestaan om duur van activiteiten te wijzigen?

Als deze optie op 'ja' staat kan de aanvrager de duur van activiteiten aanpassen (bijvoorbeeld de pauze van een half uur uitbreiden naar een volledig uur).

Deze optie is enkel beschikbaar indien de instelling 'tijdlijn inschakelen?' op ja staat.

Losse producten

Kop & Beschrijving (van losse producten)

Vul een titel (kop) in die boven de losse producten wordt getoond. De beschrijving wordt onder de titel getoond.

Suggesties (losse producten)

Net zoals product suggesties bij activiteiten, kun je voor de losse producten (producten die de hele dag worden afgenomen in plaats van tijdens een specifieke activiteit) ook instellen hoe deze worden gepresenteerd. De opties zijn: geen losse producten, een tegelweergave met afbeelding, of een lijstweergave.

Positie van losse producten

Stel in of de losse producten boven of onder de activiteiten getoond worden.

6. Contactgegevens

Kop & Beschrijving

Vul een titel (kop) in die bovenin de stap wordt getoond. De beschrijving wordt onder de titel getoond.

Positie van contactgegevens

Bepaal wanneer in het aanvraagproces de opdrachtgever zijn contactgegevens moet invullen.

👆 Bovenaan: de contactgegevens worden in stap 2 opgevraagd.

👇 Onderaan: de contactgegevens worden in de laatste stap opgevraagd.

Evenement & Contactgegevens

Het is belangrijk om een aanvraag op te kunnen volgen, waarvoor bepaalde informatie noodzakelijk is. Al deze informatie wordt opgevraagd bij de (standaard) laatste stap van een aanvraag. Bepaal welke velden verplicht of optioneel zijn om in te vullen. De beschikbare velden zijn:

Evenement informatie:
- Naam evenement
- Groepsnaam
Contactgegevens:
- Bedrijfsnaam
- Voornaam en achternaam
- Emailadres
- Telefoonnummer
Adresgegevens:
- Straat + huisnummer
- Postcode
- Plaats
Extra velden (zie hieronder)

7. Extra velden

Het is mogelijk om extra velden toe te voegen om extra informatie op te vragen. Deze velden worden toegevoegd aan de stap waarin de aanvraag zijn gegevens invult.

Kop & Beschrijving

Stel eventueel een kop en beschrijving in die boven de extra velden getoond wordt. Indien deze velden leeg zijn, worden de extra velden direct onder de standaard velden getoond (onder de adresgegevens).

Voeg item toe

Om een extra veld toe te voegen klik je op de knop "+ voeg item toe" (zie screenshot hieronder) en vul je vervolgens de veldnaam en het type veld in, en bepaal of het veld wel/niet verplicht is om in te vullen.

Type extra velden

De volgende type velden zijn beschikbaar voor een extra veld:

Enkele regel tekst: De aanvrager kan één regel tekst invoeren.
Meerdere regels tekst: De aanvrager kan meerdere regels tekst invoeren.
Keuze-opties: De aanvrager kan een keuze maken uit vooropgestelde opties.
Ja/nee vraag: een selectie vak wordt toegevoegd die de aanvrager kan aanvinken (wat gelijk is aan 'ja').
Eigen veld: Koppel het extra veld aan een bestaand eigen veld.

Verplicht of Optioneel

Bepaal voor elk extra veld of het verplicht of optioneel is om dit in te vullen.

De aanvrager kan een aanvraag niet indienen zodra een verplicht (extra) veld niet is ingevuld. Het veld wordt dan rood gemarkeerd ter indicatie voor de aanvrager en een waarschuwing wordt getoond (zie afbeelding hieronder).

💡Tip: Ondanks dat het mogelijk is om extra velden verplicht te stellen, adviseren wij om hier terughoudend mee om te gaan. Hoe meer verplichte invoervelden, hoe hoger de drempel voor opdrachtgevers om een aanvraag in te dienen - met een mogelijke daling in conversie als gevolg.

8. Bevestiging

Stel in dat er een bedankbericht wordt getoond na het indienen van een aanvraag, de opdrachtgever wordt doorverwezen naar een andere pagina, of dat er een bevestigingsmail wordt verzonden.

Bedankbericht

Stel een bedankbericht in die wordt getoond nadat de opdrachtgever de aanvraag heeft ingediend. Dit bericht is zichtbaar nadat men op 'offerte aanvragen' heeft geklikt.

Doorsturen naar bedankpagina

Je kunt op je website een pagina instellen waar gebruikers naartoe gestuurd worden na het verzenden van een offerte-aanvraag. De link (URL) naar deze pagina voeg je toe bij het veld 'doorsturen naar bedankpagina'.

Bevestigingsmail
Schakel de bevestigingsmail in en stel een bericht op die wordt verzonden naar het opgegeven e-mailadres van de opdrachtgever nadat hij/zij de aanvraag heeft ingediend.

Aanvraagmodule instellen met de setup wizard

Om het process voor het instellen van de aanvraagmodule eenvoudiger en overzichtelijker te maken hebben we een wizard ontworpen. Zo krijg je bij het instellen/wijzigen van informatie direct terugkoppeling hoe dit er uitziet in de aanvraagmodule.

Standaard zie je de mobiele weergave. Je kunt ook wisselen naar de desktop (bureaublad) weergave. Zo optimaliseer je de weergave van de aanvraagmodule voor zowel smartphones als computers.

Schakelen tussen mobiele- en desktop (bureaublad) weergave

Standaard zie je de mobiele weergave rechts in beeld. Om te wisselen naar een desktop (bureaublad) weergave klik je onder het voorbeeld op het bureaublad icoontje (zie afbeelding hieronder).

QR-code downloaden

Iedere aanvraagmodule heeft een (widget)link. Daarnaast is er een QR-code beschikbaar. Deze kun je eenvoudig downloaden via het QR-icoontje naast de widget ID (zie afbeelding hieronder). Wanneer iemand de QR-code scant via telefoon of tablet, wordt diegene direct naar de aanvraagmodule geleid.