Arrangement toevoegen
Om een arrangement toe te voegen ga je naar beheer > arrangementen > '+ voeg arrangement toe'.
Geef het arrangement een naam en eventueel een beschrijving. Vervolgens kun je ook de prijs toevoegen door het bedrag in te voeren met daarbij het juiste btw-tarief en grootboeknummer. Het is mogelijk om het bedrag uit te splitsen in verschillende btw-tarieven.
Klik op doorgaan om de inhoud van het arrangement samen te stellen.
Arrangement samenstellen
Losse producten
Bij losse producten kun je producten toevoegen die niet zijn gebonden aan een activiteit maar gelden voor de hele dag (denk aan zaalhuur of een beamer).
Activiteiten
Onder de naam en beschrijvingen van het arrangement stel je de inhoud in. Hier stel je het programma (draaiboek) van het arrangement samen door activiteiten toe te voegen.
Een activiteit is een onderdeel van een evenement, zoals bijvoorbeeld een ontvangst, koffiepauze, lunch of vergadermoment. Je kunt per activiteit de start- en eindtijd instellen en bijbehorende producten toevoegen.
De locatie en het aantal gasten voor een activiteit kun je niet in een arrangement instellen. Dit is pas mogelijk op evenement niveau.
Klik op '+ voeg activiteit toe' om een nieuwe activiteit toe te voegen.
Voorbeeld activiteit:
Producten
De activiteit kan nu gevuld worden met producten die tijdens de activiteit worden afgenomen. Ook is het mogelijk om suggesties/up-sells toe te voegen. Deze producten worden (indien ingesteld) aangeboden als suggestie aan opdrachtgevers in de aanvraagmodule of in een interactieve offerte.
Productprijs inbegrepen / niet inbegrepen
Na het toevoegen van een product in een arrangement (bij een activiteit en losse producten) wordt de onderstaande knop weergegeven.
Als deze knop inbegrepen / niet inbegrepen groen wordt weergegeven (inbegrepen) zit de productprijs inbegrepen in de prijs van het arrangement (voor bijvoorbeeld koffie en thee). Als je de knop deactiveert (niet inbegrepen) wordt de prijs van het product bovenop de prijs van het arrangement berekend (voor bijvoorbeeld zaalhuur).
Suggesties
Je kunt ook suggesties/up-sells toevoegen die (indien ingesteld) als suggestie worden aangebonden aan opdrachtgevers in de aanvraagmodule of in een interactieve offerte.
Naast de inhoud van het arrangement zijn er nog meer instellingen die je kunt voorbereiden.
Prijs van het arrangement
Onder het draaiboek van het arrangement stel je een prijs in voor het arrangement. Voeg eventueel meerdere prijzen toe om de BTW te splitsen.
De prijs van het arrangement kan ook €0,- zijn als je liever prijzen op product niveau verwerkt in het arrangement (met niet inbegrepen producten).
👉 Tip: Wil je in rapportages meer inzicht in omzet per product? Verwerk in een arrangement prijzen op product niveau in plaats van met één algemene arrangementsprijs. Zet de arrangementprijs op €0,- en markeer producten als niet inbegrepen. Zo zie je uiteindelijk in rapportages de omzet per product en krijg je inzicht in wat echt goed verkoopt.
Beschikbaar voor evenementtypes
Selecteer de evenementtypes die geschikt zijn voor het arrangement. Selecteer geen evenementtype om het arrangement standaard beschikbaar te maken voor alle evenementtypes.
Geschikt voor locaties
Selecteer de locaties die geschikt zijn voor het arrangement. Geef per locatie aan wat de kosten zijn in combinatie met het arrangement (dit kan eenvoudig via beheer > locaties > locatiehuur). Selecteer geen locatie om het arrangement standaard beschikbaar te maken voor alle locaties.
Geschikt voor aantal gasten
Is het arrangement alleen geschikt voor een specifiek aantal gasten? Stel dan het minimaal en maximaal aantal gasten in. Het arrangement wordt dan niet getoond als het aantal gasten tijdens de aanvraag afwijkt. Dit is ook handig als de prijsopbouw van je arrangementen afhankelijk is van het aantal gasten.
👉 Tip: Zorg er tenminste voor dat je arrangementen voor iedere groepsgrootte kunt aanbieden, zodat er altijd een passend aanbod beschikbaar is in de aanvraagmodule en aanvragers een optie kunnen selecteren.
De prijs van dit arrangement is niet gebonden aan het aantal gasten
Activeer de optie 'de prijs van dit arrangement is niet gebonden aan het aantal gasten" om een vaste prijs te hanteren voor het arrangement, in plaats van een prijs per persoon. Indien de optie is gedeselecteerd, wordt er dus een prijs per persoon gehanteerd.
FAQ
Hoe kan ik een arrangement (tijdelijk) niet beschikbaar maken in de aanvraagmodule?
Hiervoor raden we aan een nieuw evenementtype aan te maken en deze niet beschikbaar te stellen in de aanvraagmodule (dit is een instelling). Vervolgens koppel je het arrangement aan dit evenementtype. Als je het arrangement weer wilt aanbieden kun je deze opnieuw koppelen aan geschikte evenementtypes. Het arrangement blijft op deze manier ook beschikbaar voor planners.