De aanvraag is voor veel evenementen het eerste contact met de opdrachtgever en dient daarom gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en een goede presentatie van je assortiment te zijn.
Het doel van de aanvraagmodule is dat de opdrachtgever een eerste opzet van zijn evenement maakt. Dit is een vrijblijvende aanvraag in tegenstelling tot bij een boekingsmodule (die regelmatig leidt tot conversie verlies).
Pro tip: Met MICE Pro is het mogelijk om meerdere aanvraagmodules aan te maken. Handig wanneer je bijvoorbeeld een landingspagina hebt per type evenement. Per evenementtype kun je dan een aanvraagmodule instellen zodat men geen evenementtype hoeft te selecteren bij stap 1. In combinatie met de meertaligheidsfunctie in MICE Pro kun je ook een Engelse aanvraagmodule maken.
Er zitten een aantal vaste stappen in de aanvraagmodule:
1. De oriëntatievragen
2. De locaties (optioneel)
3. De arrangementen
4. De evenementopbouw
5. De contactgegevens
De stap waarin een locatie wordt geselecteerd (stap 2) kun je eventueel overslaan. De andere stappen zijn verplicht en kunnen niet worden overgeslagen.
Stap 1: De oriëntatievragen
De lay-out en vragen van de oriëntatie vragen zijn vooraf bepaald. Deze vragen verzamelen essentiële informatie! Hierop wordt namelijk een passend aanbod gepresenteerd in de vervolgstappen.
Evenementtype
Bij het aanmaken van een evenementtype (via beheer > instellingen > evenementtypes) bepaal je welke btw-instelling er wordt gehanteerd (inclusief of exclusief btw). Zo wordt in de aanvraagmodule ook de juiste btw-instelling toegepast, op basis van het evenementtype die de aanvrager heeft geselecteerd in de eerste stap.
Door een evenementtype aan één of meerdere locaties te koppelen, worden na het selecteren van bijvoorbeeld "vergaderingen" alle geschikte vergaderlocaties getoond.
Ook koppel je evenementtypes aan arrangementen, waardoor na het selecteren van bijvoorbeeld "vergaderingen" alle geschikte vergaderarrangementen worden aangeboden.
Let op: Indien er geen evenementtype is gekoppeld bij een arrangement of locatie, worden ze standaard bij alle evenementtypes aangeboden.
Tip: Om snel in te stellen welke evenementtypes verbonden zijn aan locaties of arrangementen gebruik je het snel bewerk scherm in locatie of arrangementen beheer.
Stap 2: Locatie selecteren
In de tweede stap kan de opdrachtgever een locatie selecteren.
De stap 'locatie selecteren' kun je eventueel uitschakelen via de instellingen van de aanvraagmodule. Ga hiervoor naar beheer > aanvraagmodules.
Let op: Zet je de stap locatie selecteren uit? Dan worden aanvragen standaard op 'geen locatie' ingepland.
Geef eventueel per locatie de minimum en maximum capaciteit aan per opstelling. Er dient tenminste één opstelling toegevoegd te zijn om de capaciteit van een locatie in te stellen. Je kunt het selecteren van opstellingen (door de opdrachtgever) uitschakelen bij de instellingen van de aanvraagmodule.
💡 Bied voor iedere groepsgrootte een geschikte zaal aan zodat aanvragers altijd een keuze kunnen maken (dus niet op een dood spoor belanden).
Stap 3: Arrangement selecteren
Je kunt 1 arrangement selecteren in de aanvraagmodule. Vervolgens krijg je de inhoud van de arrangementen te zien zoals deze zijn toegevoegd bij beheer > arrangementen.
Indien je specifieke arrangementen hebt gemaakt per zaal/locatie kun je de geschikte locaties koppelen aan het arrangement.
💡 Bied voor iedere groepsgrootte een geschikte zaal aan zodat aanvragers altijd een keuze kunnen maken (dus niet op een dood spoor belanden).
Stap 4: De evenementopbouw
In stap 4 stelt de aanvrager zijn of haar evenement samen. Jij bepaalt welke producten verplicht afgenomen moeten worden (inbegrepen producten). Omdat een evenement is opgebouwd uit verschillende activiteiten (bv. aankomst, vergadering, lunch, etc.) kan de aanvrager per activiteit product suggesties toevoegen.
Indien ingesteld kan de aanvrager ook de tijden en/of duur van activiteiten wijzigen.
Stap 5: Contactgegevens
Je bepaalt zelf welke contactgegevens je wilt tonen of verplicht zijn om in te vullen.
Via beheer > aanvraagmodules bepaal je zelf de weergaves binnen de aanvraagmodule en wat de klant zelf mogelijk kan aanpassen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de tijdlijn wel/niet te weergeven, zodat de opdrachtgever de tijden kan aanpassen en bepaal je zelf of de product suggesties worden weergegeven als tegels of in een lijst.
Het eindresultaat:
Ga naar beheer > aanvraagmodules. Vervolgens kun je het eindresultaat zien door de link te kopiëren en in je browser te openen.
Op deze pagina kun je ook de opmaak, titels en tekst aanpassen. Loop hiervoor stap voor stap door de mogelijkheden.
Extra velden:
Het is mogelijk om extra velden toe te voegen om extra informatie te krijgen. Ga op de instel pagina van de aanvraagmodule naar Extra velden en klik op + voeg item toe om een nieuw veld toe te voegen.
Extra instellingen
Bedanktbericht
Stel een bedanktbericht in die wordt getoond nadat de opdrachtgever de aanvraag heeft ingediend. Dit bericht is zichtbaar nadat men op 'offerte aanvragen' heeft geklikt.
Bevestigingsmail
Schakel de bevestigingsmail in en stel een bericht op die wordt verzonden naar het opgegeven e-mailadres van de opdrachtgever nadat hij/zij de aanvraag heeft ingediend.
Aanvraagmodule instellen met de setup wizard
Om het process voor het instellen van de aanvraagmodule eenvoudiger en overzichtelijker te maken hebben we een wizard ontworpen. Zo krijg je bij het instellen/wijzigen van informatie direct terugkoppeling hoe dit er uitziet in de aanvraagmodule.
Standaard zie je de mobiele weergave. Je kunt ook wisselen naar de desktop (bureaublad) weergave. Zo optimaliseer je de weergave van de aanvraagmodule voor zowel smartphones als computers.
Schakelen tussen mobiele- en desktop (bureaublad) weergave
Standaard zie je de mobiele weergave rechts in beeld. Om te wisselen naar een desktop (bureaublad) weergave klik je onder het voorbeeld op het bureaublad icoontje (zie afbeelding hieronder).
De aanvraagmodule preview in bureaublad weergave
De aanvraagmodule op je website
De aanvraagmodule op je website
De aanvraagmodule kan als losse pagina gebruikt worden of kan volledig geïntegreerd worden in je website als prachtige wizard. Kijk voor een voorbeeld op
De aanvraagmodule installeren op je website
Om de aanvraagmodule in je website te integreren bieden we de volgende mogelijkheden.
Op je WordPress site installeren
Met de WordPress plugin van MICE Operations is het installeren van de aanvraagmodule op je WordPress site makkelijker dan ooit.
Met de scriptcode installeren
In alle andere gevallen maak je gebruik van een scriptcode om de aanvraagmodule in je website integreren. Hiervoor heb je basiskennis van HTML nodig.
Natuurlijk kun je ook zonder de widgetcode linken naar de aanvraagmodule. De aanvraagmodule wordt dan in een nieuwe pagina geopend, zoals het eerdere voorbeeld.
Zo makkelijk is het om te starten met de nieuwe aanvraagmodule.
Een aanvraagmodule openen
In een pop-up
De nieuwe aanvraagmodule wordt in je website standaard geopend in een pop-up. Zo heeft de gebruiker de maximale aandacht voor jouw aanbod. Hiervoor gebruik je de standaard link die je vindt bij de instellingen van je aanvraagmodule.
Deze link ziet er als volgt uit:
P.S. Deze link kun je ook gebruiken op websites zonder widgetcode. Je komt dan op een nette pagina met de aanvraagmodule.
Druk links op het pijltje om dit hoofdstuk uit te klappen.
Voorbeelden
Op zoek naar inspiratie voor de aanvraagmodule? Bekijk het artikel hieronder en ontdek hoe de aanvraagmodule er uitziet bij andere bedrijven.