Getoonde informatie in het draaiboek is aan te passen naar wens. In dit artikel geven we uitleg over de verschillende toe te voegen elementen van het draaiboek.

De instellingen van een draaiboek zijn aan te passen door met je muiscursor op het draaiboek te staan en vervolgens op het tandwieltje te klikken in de kleine zwarte menu balk die tevoorschijn komt aan de rechterkant van het draaiboek (zoals te zien op de afbeelding hieronder).

Een draaiboek verzamelt informatie met als voornaamste elementen de activiteiten en producten. Wat houden de verschillende elementen in?

Activiteiten

Een evenement is opgemaakt uit verschillende activiteiten. De activiteiten vormen het dagprogramma. De structuur van een dagprogramma is dan ook de structuur van het draaiboek, waar op volgorde van tijd de informatie wordt getoond.

Na het selecteren van activiteiten in het draaiboek zijn er een aantal extra activiteit gerelateerde mogelijkheden die tevoorschijn komen.

Activiteiten zonder producten verbergen
Activeer deze optie om activiteiten waar geen producten aan zijn gekoppeld te verbergen.
Beschrijving activiteit
Hiermee bepaal je of de beschrijving van de activiteit (zoals verwerkt in het evenement) wordt toegevoegd onder de naam van de activiteit.
Aantal gasten
Indien geactiveerd wordt bij iedere activiteit het aantal gasten getoond.
Locatie (activiteit)
Selecteer deze optie als je wilt dat voor iedere activiteit de locatie wordt getoond.
Opmerkingen
Een opmerking kan toegevoegd worden aan een activiteit. Selecteer deze optie indien deze opmerkingen moeten worden getoond in het draaiboek.
Interne memo
Een interne memo kan toegevoegd worden aan een activiteit. Selecteer deze optie indien deze interne memo's moeten worden getoond in het draaiboek.
Eindtijd
Een activiteit heeft altijd een begin- en eindtijd. De begintijd wordt standaard getoond naast de naam van de activiteit. Wil je ook de eindtijd zien? Selecteer dan deze optie.
Interne activiteiten
Het is mogelijk om interne activiteiten aan te maken. Lezers zien de interne activiteiten alleen indien deze optie is geactiveerd.

Producten

Naast activiteiten zijn de producten een belangrijk element in het draaiboek. Er zijn veel mogelijkheden als het gaat om het tonen van producten. Na het selecteren van producten in het draaiboek zijn er een aantal extra opties die tevoorschijn komen.

Producten inbegrepen in arrangement
Een arrangement heeft vaak standaard inbegrepen producten. Dit zijn producten die verplicht zijn om af te nemen. Selecteer deze optie indien inbegrepen producten moeten worden getoond in het draaiboek.
Aantal items
Selecteer deze optie indien de product/item aantallen moeten worden getoond. Meestal is dit één stuk of keer het aantal gasten. Aantallen zijn eenvoudig aan te passen in de activiteit zelf.
Productbeschrijving
Dit is de korte omschrijving van het product.
Lange productbeschrijving
Dit is de lange beschrijving van het product.
Interne productbeschrijving
Dit is de interne beschrijving van het product.
Productprijzen
Selecteer deze optie indien de productprijs getoond moet worden. De productprijzen van niet inbegrepen producten worden getoond. Inbegrepen producten worden gepresenteerd met een prijs van €0,-.
BTW-tarieven
Wil je de btw-tarieven van producten vermelden in het draaiboek? Selecteer dan deze optie.
Producten samenvoegen
Voeg producten samen op basis van categorie (indien zichtbaar), stuksprijs en de zichtbare naam. Indien 'activiteiten' aanstaat worden producten enkel samengevoegd indien dezelfde producten in de activiteit staan. Producten samenvoegen is voornamelijk interessant als je een draaiboek gebruikt als kostenoverzicht.
Productcategorieën
Bepaal of de productcategorieën worden getoond zoals deze zijn verwerkt via beheer. De producten worden per activiteit gegroepeerd op basis van productcategorieën.
Interne producten
Bepaal of producten die zijn toegevoegd aan een interne activiteit worden getoond in het draaiboek.
Losse producten
Bepaal of producten worden getoond die niet zijn gebonden aan een activiteit maar aan de hele dag.

Draaiboek als kostenoverzicht gebruiken

Een kostenoverzicht is makkelijk toe te voegen aan documenten. Echter kan een draaiboek ook als kostenoverzicht worden gebruikt met de juiste instellingen. Het verschil met een standaard kostenoverzicht is dat het kostenoverzicht gegenereerd uit een draaiboek is gebaseerd op tijd in plaats van productcategorieën.

De volgende toe te voegen elementen van het draaiboek zijn vooral interessant voor het maken van een kostenoverzicht.

Producten
Essentieel om toe te voegen, anders wordt er niets getoond.
Productprijzen
Zorg dat productprijzen aanstaat zodat de totaalprijs van het product kan worden berekend (aantal gasten x productprijs)
Losse producten
Toon ook losse producten. Losse producten zijn producten die zijn toegevoegd voor de hele dag en niet specifiek zijn verbonden aan een activiteit.
Totaalprijs
De totaalprijs van het evenement wordt getoond. De totaalprijs wordt enkel zichtbaar als de productprijzen ook zijn geselecteerd. Via de instellingen van het draaiboek bepaal je of de totaalprijs inclusief- of exclusief btw wordt getoond.
Dagtotaal
Is het evenement verspreid over meerdere dagen? Dan wordt dankzij deze optie het totaal per dag getoond.
Dagen samenvoegen
Is het evenement verspreid over meerdere dagen maar wil je dat de activiteiten, producten en prijzen niet per dag worden getoond maar worden samengevoegd in een lijst van producten? Selecteer dan deze optie.