Voor bepaald personeel is het niet noodzakelijk en soms ongewenst om bepaalde zaken aan te passen of in te kunnen zien, zoals bijvoorbeeld details over prijzen, relatiegegevens, facturen, etcetera. De crew rol is speciaal ontwikkelt om deze personeelsleden met beperkte mogelijkheden toegang te geven tot het MICE account van jouw organisatie.

De crew rol heeft beperkte bevoegdheden. Gebruikers met deze rol kunnen enkel bepaalde zaken inzien maar kunnen niets bewerken. Gebruikers met deze rol kunnen:

Door gebruik te maken van team labels kan de crew enkel (door jouw) bepaalde werkplanningen en takenborden inzien. Lees hieronder meer over hoe dit in zijn werk gaat.

Via beheer > gebruikers kun je aan bestaande of nieuwe gebruikers de crew gebruikersrol toewijzen.

Onder gebruikersrollen vind je 'Teams'. Hier kun je als beheerder team labels toevoegen (zie afbeelding hieronder). Door team labels toe te voegen aan een crew gebruiker, bepaal je onder welke teams deze gebruiker valt. De team labels voeg je daarna toe aan een werkplanning of takenbord, om zo te bepalen welke teams toegang hebben.

Tijdens het aanmaken of bewerken van een werkplanning kun je bij de instellingen bepalen of bepaalde crew gebruikers wel/geen toegang hebben.

Nadat je bovenstaande optie hebt geselecteerd, kun je bepalen welke crew teams toegang hebben tot de werkplanning.

Als voorbeeld: heb je een werkplanning voor het keuken team? Selecteer dan het (door jou) aangemaakte team label 'keuken'.

Beheerders kunnen de werkplanning ook inzien om overzicht te bewaren en aanpassingen te maken. De crew kan enkel het overzicht inzien en kan verder niet doorklikken om een evenement te openen en bekijken.

Het is mogelijk om via de instellingen van een werkplanning te bepalen of offertes, documenten, facturen en bijlages zichtbaar zijn.

De crew kan enkel de volgende bestanden inzien:

Aangezien een crew gebruiker niet bevoegd is om een evenement te openen (waarin je normaal documenten terugvindt) kun je via de werkplanning alsnog documenten delen met crew gebruikers.

Het is ook mogelijk om taken toe te wijzen aan gebruikers met de crew gebruikersrol. De gebruiker heeft inzage in de details van de aan hem/haar toegewezen taak maar kan deze niet bewerken. De gebruiker kan wel de taak afvinken (in het takenbord lijstweergave) of verplaatsen naar een andere fase in het (kanban) takenbord.

Tijdens het aanmaken of bewerken van een takenbord bepaal je of deze inzichtelijk is voor crew gebruikers.

Nadat je bovenstaande optie hebt geselecteerd, kun je teams toewijzen die het takenbord mogen inzien.

Als voorbeeld: heb je een takenbord voor het sales team? Selecteer dan het (door jouw) aangemaakte team label 'sales'.

Nu heeft de sales crew toegang tot dit takenbord en inzicht in zijn/haar eigen taken. Bestanden toegevoegd aan een taak zijn ook inzichtelijk voor de crew.

Beheerders kunnen de takenborden en taken ook inzien om overzicht te bewaren en aanpassingen te maken.

Heb je personeel die de crew rol krijgt maar nog niet eerder met MICE heeft gewerkt? In het volgende artikel introduceren we het systeem voor nieuwe crew gebruikers. Klik hier

Interesse in deze nieuwe functie? Stuur ons dan een bericht via de chat zodat we de functie kunnen integreren in jullie MICE account.

​