De workflows module activeren we momenteel enkel op verzoek voor MICE Pro gebruikers. De functie vind je terug in het beheermenu.
Met workflows in MICE automatiseer je nog meer van je bedrijfsprocessen om tijd te besparen en onuitgevoerde processen te voorkomen. Stel zelf in dat er taken worden aangemaakt of interne e-mails worden verstuurd nadat er bepaalde acties uitgevoerd zijn in je MICE systeem.
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om automatisch een taak aan te laten maken voor jezelf of collega's om een opdrachtgever na te bellen nadat een evenement is aangemaakt of aangevraagd via de aanvraagmodule, of stuur je ter herinnering een interne e-mail naar de event planner nadat een evenement is geannuleerd. De mogelijkheden zijn eindeloos!
In dit artikel leggen we de verschillende onderdelen van de workflow instellingen uit.
Een workflow bestaat uit 3 onderdelen:
1. Trigger
De trigger is de eerste stap van de workflow. Nadat deze heeft plaatsgevonden worden automatisch acties uitgevoerd indien er wordt voldaan aan de (eventueel ingestelde) criteria. Triggers zijn momenteel wijzigingen in de evenement status of wanneer een taak verplaatst wordt. De verschillende triggers zijn:
Wanneer een evenement is aangemaakt
Wanneer een evenement in optie wordt gezet
Wanneer een evenement is bevestigd
Wanneer een evenement is geannuleerd
Wanneer een evenement is afgerond
Wanneer een taak verplaatst wordt
2. Criteria/ Voorwaarden
Acties worden uitgevoerd nadat de trigger is geactiveerd. Echter kun jij zelf bepalen of hier bepaalde criteria aan vasthangen. De actie wordt dan pas uitgevoerd indien aan alle voorwaardes wordt voldaan. Je kunt meerdere voorwaardes toevoegen om zo de trigger verder te specificeren.
Denk bijvoorbeeld aan de voorwaarde dat het type evenement een vergadering moet zijn, er een minimaal aantal gasten moet zijn verbonden aan het evenement, of een evenement van een bepaalde klant.
De verschillende in te stellen voorwaardes zijn gekoppeld aan:
Evenementtype
Evenementnaam
Groepsnaam
Naam op notitiebord
Aantal gasten
Klant
Eigen velden
3. Actie(s)
Het belangrijkste onderdeel van een workflow: Acties. Een actie is een automatische vervolgstap die wordt uitgevoerd nadat de trigger heeft plaatsgevonden én voldaan wordt aan eventueel ingestelde criteria. Stel in dat er automatisch een taak wordt aangemaakt voor jou of je collega, of dat er automatisch een interne e-mail wordt verzonden.
Let op: De e-mails werken alleen voor intern gebruik. Je kunt de interne e-mails sturen naar e-mailadressen van gebruikers uit je systeem.
Voorbeeld
Voor een taak:
Voor een intern bericht:
De Workflow activeren
Vergeet niet de Workflow in te schakelen, anders worden de acties niet uitgevoerd.
Tip: Test de workflow altijd eerst uit zodat je zeker weet dat het goed staat ingesteld.