Met workflows in MICE automatiseer je nog meer van je bedrijfsprocessen om tijd te besparen en onuitgevoerde processen te voorkomen. Stel in dat er automatisch taken worden aangemaakt of interne e-mails worden verstuurd nadat er bepaalde acties uitgevoerd zijn in je MICE systeem.
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om automatisch een taak aan te laten maken voor jezelf of collega's om een opdrachtgever na te bellen nadat een evenement is aangemaakt of aangevraagd via de aanvraagmodule, of stuur je ter herinnering een interne e-mail naar de event planner nadat een evenement is geannuleerd. De mogelijkheden zijn eindeloos!
In dit artikel leggen we de verschillende onderdelen van de workflow instellingen uit.
Een workflow bestaat uit 3 onderdelen:
1. Trigger
De trigger is de eerste stap van de workflow. Nadat deze heeft plaatsgevonden worden automatisch acties uitgevoerd indien er wordt voldaan aan de (eventueel ingestelde) criteria. Triggers zijn momenteel wijzigingen in de evenement status of wanneer een taak verplaatst wordt. De verschillende triggers zijn:
Wanneer een evenement is aangemaakt:
Een evenement is aangevraagd of handmatig aangemaakt.Wanneer een evenement in optie wordt gezet*:
Een (eerste) offerte is aangeboden of een evenement is handmatig in optie gezet.Wanneer een evenement is bevestigd**:
Een offerte is ondertekend of een evenement is handmatig op bevestigd gezet.Wanneer een evenement is geannuleerd:
Een evenement is handmatig op geannuleerd gezet.Wanneer een evenement is afgerond:
Een evenement is handmatig op afgerond gezet.Wanneer een taak verplaatst wordt:
Een taak is handmatig afgevinkt of verplaatst naar een ander stadium.
* Een niet bevestigd evenement krijgt automatisch de status 'in optie' zodra er een offerte voor is aangeboden.
** Een evenement in optie krijgt automatisch de status 'bevestigd' zodra een offerte is ondertekend door de opdrachtgever, of als het evenement handmatig is geaccepteerd.
2. Criteria/ Voorwaarden
Acties worden uitgevoerd nadat de trigger is geactiveerd. Echter kun je zelf nog bepalen of hier bepaalde criteria aan vasthangen. De acties worden dan pas uitgevoerd indien aan alle voorwaardes wordt voldaan. Je kunt meerdere voorwaardes toevoegen om zo de trigger verder te specificeren.
Denk bijvoorbeeld aan de voorwaarde dat het type evenement een vergadering moet zijn, er een minimaal aantal gasten moet zijn verbonden aan het evenement, of een evenement van een bepaalde klant.
Let op: In een workflow moet aan alle ingestelde criteria worden voldaan vooraleer de acties worden uitgevoerd.
De verschillende in te stellen voorwaardes zijn gekoppeld aan:
Evenementtype
Evenementnaam
Groepsnaam
Naam op notitiebord
Aantal gasten
Klant
Eigen velden
3. Actie(s)
Het belangrijkste onderdeel van een workflow: Acties. Een actie is een automatische vervolgstap die wordt uitgevoerd nadat de trigger heeft plaatsgevonden én voldaan wordt aan eventueel ingestelde criteria. Stel in dat er automatisch een taak wordt aangemaakt voor jou of je collega, of dat er automatisch een interne e-mail wordt verzonden.
Let op: De e-mails werken alleen voor intern gebruik. Je kunt de interne e-mails sturen naar e-mailadressen van gebruikers uit je systeem. Per actie in een workflow kun je één emailadres toevoegen die de interne e-mail ontvangt.
Inputs
De acties hebben verschillende invoervelden om informatie in te verwerken. Hieronder vind je een overzicht met uitleg per invoerveld.
Vul en/of koppel alle invoervelden zodat de actie correct verwerkt kan worden.
ACTIE: TAAK
Input | Uitleg |
Taak | Naam/titel van de taak. |
Takenbord en stadium | De taak wordt in dit takenbord en stadium geplaatst. |
Evenement | Koppel standaard het evenement aan de taak. |
Klant | Koppel standaard de klant/organisatie van een evenement aan de taak. |
Contactpersoon | Koppel standaard de (primair) contactpersoon van een evenement aan de taak. |
Vervaldatum | Stel in wanneer de taak moet worden uitgevoerd.
|
Omschrijving | Tekstuele inhoud van de taak, voor extra informatie naast de titel van de taak. |
Verantwoordelijke | Gebruiker die de taak moet uitvoeren. |
Melder | Heeft momenteel geen technische werking. |
ACTIE: INTERNE E-MAIL
Input | Uitleg |
Subject | Onderwerp van de e-mail. |
Message text | Inhoud van de e-mail. |
Sender e-mail address | Dit e-mailadres wordt gebruikt als afzender van de e-mail. |
Sender name | Deze naam wordt getoond als afzender van de e-mail. |
Recipient e-mail address | De e-mail wordt naar dit e-mailadres verzonden. |
Recipient name | Naam van de persoon die de e-mail ontvangt. |
Copy recipient e-mail address | Dit e-mailadres wordt toegevoegd aan de CC en ontvangt een kopie van de mail. |
Copy recipient name | Naam van de persoon die is toegevoegd aan de CC en een kopie van de e-mail ontvangt. |
Voorbeeld
Voor een taak:
Voor een interne e-mail:
Dagelijkse notificatiemail
Tip: Ga je werken met automatische taken in workflows? Dan is het handig om ook de dagelijkse notificatiemail in te schakelen, waarmee je iedere ochtend een mail ontvangt met daarin een overzicht van persoonlijke taken die vandaag uitgevoerd moeten worden en verlopen taken. Klik hier voor meer informatie
Workflow activeren
Vergeet niet de Workflow in te schakelen, anders worden de acties niet uitgevoerd.
Tip: Test de workflow altijd eerst uit met een test evenement zodat je zeker weet dat het goed staat ingesteld.