Video over berichten omgevingen in MICE
Het schakelen tussen MICE en je mailprogramma is verleden tijd. In de algemene inbox in MICE worden alle berichten verzameld.
Alle berichten op één plek
In de algemene inbox vind je alle berichten in een overzicht terug, net zoals je gewend bent bij mailprogramma's.
Bij iedere conversatie staan de naam van het bedrijf of de contactpersoon vermeld, de onderwerpregel (naam + datum van het evenement) en de eerste twee regels uit het laatst verstuurde bericht van de conversatie. De onderwerpregel kan variëren, namelijk als een losse factuur wordt verstuurd, of een nieuw bericht wordt opgesteld vanuit de algemene inbox.
Klik op een conversatie in het overzicht zodat deze wordt geopend en makkelijk is terug te lezen in het grote venster.
Type bericht en onderwerpregel
Net zoals je al gewend bent bij het versturen van berichten vanuit een evenement kun je zowel uitgaande berichten versturen naar de opdrachtgever (of andere ontvangers) als interne notities sturen die enkel zichtbaar zijn voor collega's. De optie vind je nu terug onder het pijltje bij het venster om een bericht te typen. Hier kun je ook eventueel het onderwerp wijzigen.
Tip: Gebruik de N-toets (notitie) en R-toets (beantwoorden) wanneer je cursor nog niet in het schrijfvak staat om snel te schakelen tussen de verschillende modussen.
Collega's vermelden (taggen)
Je kunt ook een collega (die als gebruiker is toegevoegd in jullie account) taggen in een interne notitie. Je collega ontvangt hierover een notificatie. Tag je collega door eerst een "@" te typen. Er verschijnt dan een uitvouw waar je de naam van de collega kunt selecteren.
Zodra de interne notitie is verstuurd ontvangt je collega een notificatie.
Nieuw bericht opstellen
Vanuit de nieuwe algemene inbox kun je een nieuw bericht opstellen. Hierna kun je gelijk de ontvanger(s) en onderwerpregel toevoegen.
Je kunt vanuit een evenement nog steeds berichten versturen zoals je gewend bent. Zodra dit gebeurt is het bericht ook direct zichtbaar in de algemene inbox.
Concepten
Een bericht blijft als concept staan zodra je terugkeert naar de conversatie. Zo hoef je het bericht niet opnieuw te typen. Via het prullenbakje naast de verzendknop kun je het concept verwijderen.
Bericht versturen (ontvangers, cc & bcc)
Boven je opgestelde bericht zie je de ontvanger(s) staan. Standaard zijn hier de primaire contactpersoon en alle andere contactpersonen van het evenement al toegevoegd.
Je kunt ook een e-mail ook als CC (kopie) of BCC (blinde kopie) mailen. Klik op "cc" of "bcc" waarna je e-mailadressen kunt toevoegen.
Let op: Je standaard BCC-adres zie je hier niet staan. Deze wordt bij verzenden van het bericht toegevoegd.
Bericht details, opnieuw sturen en verwijderen
Door naast een bericht op de 3 bolletjes (zie afbeelding hieronder) te klikken kun je de bericht details inzien. Hier staat vermeld naar welke emailadressen het bericht is verzonden en op welke datum + tijdstip. Indien het verzenden van een bericht is mislukt vind je bij de details meestal de reden van mislukte aflevering terug.
Je kunt het bericht ook eenvoudig opnieuw versturen. Handig als een eerdere aflevering mislukt is.
Of verwijder het bericht. Het bericht is uiteraard al verzonden maar is dan niet meer zichtbaar in de conversatie.
Zoeken en filteren in de algemene inbox
Om snel één of meerdere berichten terug te vinden in de algemene inbox kun je de zoekfunctie en filter opties gebruiken.
In de algemene inbox kun je:
Zoeken (naar evenement naam, onderwerp, inhoud van berichten)
Filteren op conversatiestatus (alle, behandeld, open)
Filteren op gebruiker (gebruikers met de rol 'planner')
Sorteren op berichten ("nieuwste eerst" of "oudste eerst")
Persoonlijke e-mailhandtekening
Je hebt de mogelijkheid om bij je profiel een persoonlijke e-mailhandtekening toe te voegen die automatisch wordt toegevoegd aan berichten die je stuurt vanuit MICE.
Nadat je in het venster klikt om een bericht te typen wordt (indien ingesteld) automatisch je persoonlijke e-mailhandtekening toegevoegd. Bij interne notities wordt de handtekening weggelaten.
Automatisch toegevoegd aan berichten
Je persoonlijke handtekening wordt automatisch toegevoegd aan berichten die je opstelt én aan alle automatische berichten voor evenementen waar je als planner aan bent toegewezen.
Aan sommige berichten is geen gebruiker gekoppeld waardoor er geen persoonlijke handtekening wordt gebruikt.
Hieronder vind je een overzicht van alle (automatische) berichten. Per bericht staat aangegeven welke handtekening er wordt gebruikt en in welke omgeving je het bericht terugvindt.
(Automatisch) bericht | Welke handtekening wordt er gebruikt | Waar vind ik het bericht terug |
Nieuw bericht (die je aanmaakt) | Persoonlijke handtekening | Berichten, Evenement > Berichten |
Opgeslagen reactie | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail aan opdrachtgever: bij bevestiging evenement | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail aan opdrachtgever: ingepland bericht | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail aan opdrachtgever: aangeboden offerte | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail: factuur | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail: creditfactuur | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail: eerste herinnering factuur | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail: tweede herinnering factuur | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail: aanmaning factuur | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
E-mail: document | Persoonlijke handtekening | Beheer > Berichten |
Bevestigingsmail van de aanvraagmodule | Standaard handtekening | Beheer > Aanvraagmodules > Bevestiging |
Interne e-mails van workflows | Geen | Beheer > Workflows |
E-mail aan planners: nieuwe aanvraag | Geen | Beheer > Berichten |
E-mail aan planners: offerte verlopen | Geen | Beheer > Berichten |
E-mail aan planners: offerte ondertekend | Geen | Beheer > Berichten |
De persoonlijke handtekening wordt tijdens het opstellen van een bericht in grijze kleur weergegeven, wat simpelweg aangeeft dat het automatisch is toegevoegd en eventueel nog bewerkbaar is. Na versturen van het bericht krijgt de handtekening de ingestelde kleur.
Bericht koppelen aan een evenement
Zodra een bericht automatisch wordt gegenereerd door het systeem (bijvoorbeeld bij het versturen van een offerte) is deze automatisch gekoppeld aan het evenement. Zodra een opdrachtgever reageert op het bericht komt deze in dezelfde conversatie terecht.
Wanneer een klant een nieuwe e-mail maakt en verstuurd naar je MICE e-mailadres, kan deze niet worden gekoppeld aan een evenement. Deze directe berichten komen binnen in de algemene inbox en worden verstuurd naar je algemene e-mailadres, zodat je nooit communicatie mist in MICE.
Nieuwe berichten opgesteld vanuit de algemene inbox, losse binnenkomende e-mails en nieuwe losse facturen zijn niet direct gekoppeld aan een evenement. Via de algemene inbox kun je in deze gevallen de conversatie koppelen aan een evenement. Heb je een conversatie maar nog geen evenement? Maak dan eenvoudig een nieuw evenement aan via de knop in de conversatie. Je belandt dan gelijk in de berichten van het nieuwe evenement waaraan de conversatie ook is toegevoegd.
Het is niet mogelijk om berichten gekoppeld aan een evenement te verplaatsen naar een ander evenement.
Snel schakelen tussen conversatie en evenement
Indien een conversatie is gekoppeld aan een evenement kun je snel naar het evenement toe door op de naam van het evenement te klikken boven de conversatie.
Real-time aantal (onbehandelde) conversaties
In het hoofdmenu vind je de nieuwe berichten-omgeving terug. Indien er onbehandelde conversaties zijn wordt dit ook in het hoofdmenu getoond. Dit aantal wordt constant geüpdatet.
Initialen / profielfoto van gebruiker bij de conversatie in het overzicht
De initialen van een gebruiker zijn in het berichten overzicht zichtbaar indien het laatste bericht in de conversatie door een gebruiker is verstuurd. Dit geeft dus aan of en door wie het bericht is behandeld (de conversatie wordt dan ook automatisch gemarkeerd als behandeld). Als de klant weer een bericht stuurt verdwijnen de initialen van de gebruiker zodat duidelijk is dat het bericht nog niet is behandeld.
Bij automatische berichten (waaraan geen auteur is verbonden) zijn geen initialen zichtbaar.
Conversaties markeren als behandeld/onbehandeld
Een conversatie blijft gemarkeerd als onbehandeld totdat er op is gereageerd of handmatig als behandeld is gemarkeerd. Een onbehandelde conversatie kun je herkennen door het blauwe bolletje links van de conversatie in het overzicht. Door rechts boven de conversatie op het vinkje te klikken markeer je de conversatie als behandeld (of vice versa als onbehandeld). Handig om zelf te bepalen welke conversaties wel/niet zijn behandeld.
Reageren op een bericht
Je kunt eenvoudig reageren door in het type venster te klikken of door op de antwoord (reply) knop te drukken; het pijltje rechts boven de conversatie.
Conversatie exporteren (opslaan en uitprinten)
Vanuit de algemene inbox is het nu ook mogelijk om conversaties te exporteren om op te slaan of uit te printen. Klik hiervoor rechts boven de conversatie op het 'pijltje'.
