Video über automatisierte Nachrichten in MICE
In MICE gibt es eine Reihe von Nachrichten, die eingerichtet werden können. Dabei handelt es sich um E-Mails und Benachrichtigungen, die automatisch versendet werden und im System erscheinen.
Sie finden diese Nachrichten unter Setup > Nachrichten.
Die folgenden Nachrichten können vorab konfiguriert werden:
Automatische Nachrichten nach Veranstaltungsart
Video über automatisierte Nachrichten pro Veranstaltungsart
Sie können eine automatische Nachricht mit einer oder mehreren Veranstaltungsarten verknüpfen. So können Sie beispielsweise eine andere Angebotsnachricht für ein Meeting als für eine Hochzeit einrichten oder einem Firmenkunden nach der Veranstaltung eine andere Dankeschön-Nachricht senden als einem Brautpaar.
Basierend auf der Veranstaltungsart eines Events wird automatisch die passende Nachricht abgerufen.
E-Mails an Kontakte
Es gibt einige automatische Nachrichten an Kunden, die Sie selbst einrichten können.
E-Mail an Kontakt: Event-Bestätigung Wenn der Event-Status im Dashboard (manuell oder durch Unterzeichnung des Angebots) auf „bestätigt“ gesetzt wird, wird diese Nachricht automatisch an den Kunden gesendet.
E-Mail an Kontakt: Geplante Nachricht Wählen Sie die Anzahl der Tage vor oder nach einem bestätigten und abgeschlossenen Event aus, an denen die Nachricht automatisch versendet werden soll. Aktuelle Optionen sind: 30, 14, 10, 7, 5, 2 oder 1 Tag vor dem Event, am Tag des Events selbst oder 1, 2, 5, 7, 10, 14 oder 30 Tage nach dem Event.
E-Mail an Kontakt: Neues Angebot Diese E-Mail wird versendet, wenn das Angebot aus dem System heraus verschickt wird. Diese Nachricht ist vor dem Versand bearbeitbar. Denken Sie daran, die Variable „Klicken Sie hier, um das Angebot anzuzeigen und zu akzeptieren“ einzufügen. Andernfalls ist es nicht möglich, das Angebot zu öffnen.
E-Mail senden?
Bei allen automatischen Nachrichten an Kontakte können Sie pro Nachricht festlegen, ob diese als E-Mail an den Kontakt gesendet wird.
Berücksichtigen Sie, dass die automatische Nachricht immer zu den Event-Nachrichten hinzugefügt wird, aber (falls so eingestellt) nicht als E-Mail an die Kontaktperson rausgeht. Solange die Kontaktperson keinen Zugriff auf das Event hat (dies ist eine alte Funktion), kann sie die Nachricht nicht sehen.
Für jeden Kontakt können Sie festlegen, ob die Person automatische E-Mails erhält. Dies können Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kontakts einstellen.
E-Mails an Planer
„E-Mails an Planer“ werden an alle Benutzer mit der Benutzerrolle „Planer“ gesendet.
E-Mail an Planer: Neue Anfrage Nachdem ein Kunde eine Anfrage eingereicht hat, wird diese Nachricht an alle Benutzer gesendet, denen die Rolle „Planer“ zugewiesen ist.
E-Mail an Planer: Angebot abgelaufen Eine E-Mail, die automatisch an Planer gesendet wird, wenn ein Angebot abgelaufen ist.
E-Mail an Planer: Angebot unterzeichnet Eine E-Mail, die automatisch an Planer gesendet wird, nachdem ein Angebot vom Kunden unterzeichnet wurde.
Achtung! Wenn Ihre E-Mail-Adresse (über Setup > Benutzer) durch eine andere E-Mail-Adresse überschrieben wird, werden E-Mails nur an diese E-Mail-Adresse gesendet.
E-Mails an Benutzer
E-Mail: Einladung neuer Benutzer für neues Event
Wenn ein Kunde zum ersten Mal eine Anfrage eingereicht hat und zum ersten Mal eingeladen wird, Zugriff auf ein Event zu erhalten, erhält er diese Nachricht.
E-Mail: Einladung bestehender Benutzer für ein neues Event
Wenn ein Kunde eingeladen wird, Zugriff auf ein Event zu erhalten, und bereits ein MICE Operations-Konto besitzt, erhält er diese Nachricht.
Diese Nachrichten sind im System noch sichtbar, aber inaktiv, da die Funktion, Kunden Zugriff auf Events zu geben, nicht mehr unterstützt wird.
E-Mail-Vorlagen für den Versand von Dateien und Nachrichten
Es gibt einige Nachrichtenvorlagen, die Sie für den Versand von Dateien und Mahnungen vorbereiten können. Diese Nachrichten werden beim Versenden einer Datei oder Mahnung abgerufen und können vor dem Versand an den Kunden noch bearbeitet werden.
E-Mail: Rechnung Diese E-Mail wird versendet, wenn eine Rechnung über MICE verschickt wird. Die E-Mail besteht aus dem in diese automatische Nachricht eingefügten Text und der angehängten Rechnung.
E-Mail: Erste Zahlungserinnerung Das System zeigt an, wenn eine Rechnung noch nicht vom Kunden bezahlt wurde und eine erste Mahnung erhalten sollte.
E-Mail: Zweite Zahlungserinnerung Das System zeigt an, wenn eine Rechnung nach der ersten Mahnung noch nicht bezahlt wurde. Eine zweite Mahnung sollte versendet werden.
E-Mail: Letzte Mahnung (Exhortation) Das System erinnert daran, eine letzte Mahnung zu versenden, wenn die Rechnung nach der ersten und zweiten Mahnung noch offen ist.
E-Mail: Dokument Diese E-Mail wird versendet, wenn ein Dokument über MICE verschickt wird.
Gespeicherte Antwort (Saved Reply)
Video über gespeicherte Antworten
Das wiederholte Verfassen ähnlicher Nachrichten kann zeitaufwendig sein. Um diesen Prozess zu rationalisieren, stehen Vorlagen für gespeicherte Antworten zur Verfügung.
Diese können mit einem Klick eingefügt werden. Klicken Sie beim Verfassen einer Nachricht einfach auf das Sprechblasen-Symbol.
Variablen
Durch Klicken auf das „Zauberstab“-Symbol können Sie Variablen auswählen, die automatisch die korrekten Informationen aus dem Event abrufen.
FAQ
Erhält die Kontaktperson eine automatische Nachricht, wenn ich ein Angebot ablehne?
Nein. Die Kontaktperson erhält nur dann eine Nachricht (falls konfiguriert), wenn das Event bestätigt wird – entweder nach Unterzeichnung des Angebots oder wenn der Event-Status manuell auf „bestätigt“ gesetzt wird.
Kann ich eine spezifische automatische Nachricht mehrmals erstellen und versenden?
Obwohl es möglich ist, eine automatische Nachricht mehrmals zu erstellen, wird immer nur eine an den Kunden gesendet. Es wird die Nachricht verwendet, die zuerst hinzugefügt wurde.
Wie kann ich eine Nachricht an Planer ausschalten/deaktivieren?
Sie können automatische Nachrichten an Planer nicht deaktivieren. Wenn Sie nicht mehr möchten, dass diese versendet werden, müssen Sie die Nachricht löschen. Sie können Nachrichtenvorlagen über den Papierkorb im Setup wiederherstellen.
Wie kann ich eine automatisierte Nachricht deaktivieren?
Es ist nicht möglich, eine automatisierte Nachricht zu deaktivieren. Löschen Sie die automatisierte Nachricht, wenn sie nicht gesendet werden soll.
Was passiert, wenn ich die Anzahl der Tage einer geplanten Nachricht ändere? Sobald Sie die Anzahl der Tage ändern, werden alle geplanten Nachrichten für alle Events neu terminiert. Der neue Zeitplan ist fast sofort für alles effektiv.
Wie kann ich sicherstellen, dass ein Kontakt keine automatisierte Nachricht erhält? Über die Einstellungen einer automatischen Nachricht an Kontakte können Sie „E-Mail senden?“ auf „Nie“ (oder „Wenn für Kontakt aktiviert“) setzen. So wird die Nachricht nicht als E-Mail versendet, erscheint aber dennoch in den Nachrichten innerhalb von MICE.