Video über Workflows
Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit MICE Workflows. Sparen Sie Zeit und verhindern Sie, dass Aufgaben vergessen werden. Legen Sie fest, dass automatisch Aufgaben erstellt oder interne E-Mails versendet werden, sobald bestimmte Aktionen ausgeführt werden.
Es ist beispielsweise möglich, automatisch Aufgaben für sich selbst oder Kollegen zu erstellen, um nach einer Event-Anfrage ein Follow-up-Telefonat zu führen, oder eine Erinnerungs-E-Mail an Event-Planer zu senden, wenn ein Event storniert wurde. Die Möglichkeiten sind endlos!
In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen Workflow-Elemente.
Ein Workflow besteht aus 3 Komponenten:
1. Trigger
Der Trigger ist der erste Schritt eines Workflows. Sobald der Trigger aktiviert wird, werden Aktionen ausgeführt, sofern die festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Aktuell dienen Änderungen am Event-Status als Trigger. Die verschiedenen Trigger sind:
Wenn ein Event erstellt wird:
Ein Event wurde angefragt oder manuell erstellt.
Wenn ein Event in Option gesetzt wird*:
Ein erstes Angebot wurde unterbreitet oder ein Event wurde manuell auf „in Option“ gesetzt.
Wenn ein Event bestätigt wird**:
Ein Angebot wurde unterzeichnet oder ein Event wurde manuell auf „bestätigt“ gesetzt.
Wenn ein Event storniert wird:
Ein Event wurde manuell auf „storniert“ gesetzt.
Wenn ein Event abgeschlossen wird:
Ein Event wurde manuell auf „abgeschlossen“ gesetzt.
Wenn eine Aufgabe verschoben wird:
Eine Aufgabe wurde manuell abgehakt oder in eine andere Phase verschoben.
*Ein Event mit dem Status „Anfrage“ erhält automatisch den Status „in Option“, sobald ein erstes Angebot dafür erstellt wurde.
**Ein Event in Option erhält automatisch den Status „bestätigt“, sobald ein Angebot vom Kunden unterzeichnet wurde oder das Event manuell akzeptiert wurde.
2. Bedingungen
Aktionen werden ausgeführt, nachdem ein Trigger aktiviert wurde. Sie können jedoch festlegen, ob bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen. Die Aktion wird nur ausgeführt, wenn alle Bedingungen zutreffen.
Denken Sie an Bedingungen wie: Die Veranstaltungsart muss ein „Meeting“ sein, eine Mindestanzahl an Gästen nimmt am Event teil oder das Event wird von einem spezifischen Kunden organisiert.
Hinweis: In einem Workflow werden Aktionen erst dann ausgeführt, wenn alle festgelegten Kriterien gleichzeitig erfüllt sind.
Die verschiedenen Bedingungen, die festgelegt werden können, sind:
Veranstaltungsart
Event-Name
Gruppenname
Name der Pinnwand
Anzahl der Gäste
Kunde
3. Aktion(en)
Die wichtigste Komponente eines Workflows: Aktionen. Aktionen sind automatisierte Prozesse, die nach einer Statusänderung eines Events aktiviert werden. Sie können eine Aufgabe automatisch erstellen oder eine E-Mail automatisch versenden lassen.
Hinweis: Die E-Mails sind nur für den internen Gebrauch bestimmt. Sie können interne E-Mails an E-Mail-Adressen von Benutzern in Ihrem System senden. Für jede Aktion in einem Workflow kann eine E-Mail-Adresse als Empfänger hinzugefügt werden.
Eingabefelder
Die Aktionen haben verschiedene Eingabefelder. Hier ist eine Übersicht:
Füllen und/oder verknüpfen Sie alle Eingabefelder, damit die Aktion korrekt verarbeitet werden kann.
AKTION: AUFGABE
Eingabe | Erklärung |
Aufgabe | Titel/Name der Aufgabe. |
Aufgabenphase | Die Aufgabe wird in dieses Aufgabenboard und diese Phase eingeordnet. |
Event | Verknüpft das Event standardmäßig mit der Aufgabe. |
Kunde | Verknüpft den Kunden/die Organisation des Events standardmäßig mit der Aufgabe. |
Kontakt | Verknüpft die (primäre) Kontaktperson des Events standardmäßig mit der Aufgabe. |
Fälligkeitsdatum | Legt fest, wann die Aufgabe ausgeführt werden soll (z. B. aktuelles Datum, Event-Startdatum etc.). |
Beschreibung | Textinhalt der Aufgabe für zusätzliche Informationen. |
Zuständiger | Benutzer, der die Aufgabe ausführen soll. |
AKTION: INTERNE E-MAIL
Eingabe | Erklärung |
Betreff | Betreff der E-Mail. |
Nachrichtentext | Inhalt der E-Mail. |
Absender E-Mail | Diese Adresse wird als Absender verwendet. |
Absender Name | Dieser Name wird als Absender angezeigt. |
Empfänger E-Mail | Die E-Mail wird an diese Adresse gesendet. |
Empfänger Name | Name der Person, die die E-Mail erhält. |
Beispiele
Aufgabe:
Interne E-Mail:
Tipp: Wenn Sie mit automatischen Aufgaben in Workflows arbeiten, ist es sinnvoll, die tägliche Benachrichtigungs-E-Mail zu aktivieren. Sie erhalten dann jeden Morgen eine Übersicht über Ihre anstehenden und abgelaufenen Aufgaben.
Workflow aktivieren
Vergessen Sie nicht, den Workflow zu aktivieren, da die Aktionen sonst nicht ausgeführt werden.
Tipp! Testen Sie den Workflow mit einem Test-Event, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingestellt ist.
FAQ
FAQ
Warum wird die Aufgabe aus einem Workflow nicht zum Aufgabenboard hinzugefügt?
Stellen Sie sicher, dass in der Workflow-Aktion ein spezifisches Aufgabenboard und eine Phase ausgewählt sind. Ohne diese Einstellung kann die Aufgabe nirgendwo zugeordnet werden.
Was bedeutet die Option „Aktuelles Datum & Uhrzeit“ für das Fälligkeitsdatum?
Dies ist der Zeitpunkt, an dem der Workflow ausgelöst wird. Beispiel: Ein Event wird am 1. Januar bestätigt. Das „aktuelle Datum“ ist dann der 1. Januar.
Werden Workflow-Aufgaben erst am Fälligkeitsdatum erstellt?
Nein! Sobald ein Workflow getriggert wird, werden die Aktionen sofort ausgeführt. Die Aufgaben werden also sofort mit einem in der Zukunft liegenden Fälligkeitsdatum erstellt.
Kann ich einen Workflow nutzen, um Aufgaben automatisch als erledigt zu markieren oder zu löschen?
Nein. Ein Workflow kann automatisch neue Aufgaben erstellen, aber keine bestehenden Aufgaben abschließen oder löschen.