Het tabblad 'Documenten' is de centrale plek waar je alle bestanden en documentatie van een specifiek evenement beheert. Van de eerste offerte tot de facturen en losse bestanden, je vindt het hier allemaal terug.
Binnen het tabblad 'documenten' van een evenement vind je vier secties:
1. Offertes
Hier zie je alle Offertes die aan het evenement zijn gekoppeld.
Je kunt een nieuwe offerte maken via de knop + Nieuwe offerte.
Alle offerte-templates (van de juiste taal) worden opgehaald als je een nieuwe offerte wilt aanmaken voor het evenement.
Elke offerte toont de status (bijv. Concept, Geaccepteerd op [datum]).
Klik op een offerte om deze te openen, bewerken of verzenden.
2. Documenten
Hier staan alle Documenten die voor het evenement zijn aangemaakt. Denk hierbij aan de werk- en keukenlijsten waarvoor je document-templates kunt maken.
Voeg een nieuw document toe via de knop + Nieuw document.
Alle document-templates (van de juiste taal) worden opgehaald als je een nieuw document wilt aanmaken voor het evenement.
Bij ieder document wordt de status vermeld (bijv. Concept, Geaccepteerd op [datum]).
💡Tip: Het is ook mogelijk om een nieuw document aan te maken via het pijltje in het evenement dashboard.
3. Facturen
Onder Facturen beheer je facturen voor het evenement.
Maak een factuur aan via + Nieuwe factuur.
Het is ook mogelijk om externe facturen te koppelen aan het evenement (klik hier voor meer informatie).
In de overzichtstabel zie je o.a. het factuurnummer, factuurdatum, bedrag excl. BTW en status.
4. Bestanden
Dit onderdeel is bedoeld voor losse Bestanden, zoals een locatie factsheet, plattegrond, veiligheidsvoorschriften, of andere aanvullende documentatie.
Upload een bestand via de knop + Upload bestand.
Elk bestand toont:
de bestandsnaam (klikbaar)
een hangslot-icoon (zichtbaarheid voor klant)
een prullenbak-icoon (verwijderen)
Bestanden zichtbaar maken in de klantomgeving
Maak eenvoudig bestanden beschikbaar in de klantomgeving. Dit is handig als je bestanden wilt delen met de klant zonder dat ze onderdeel zijn van de offerte.
Met het hangslot icoontje bepaal je of een bestand wel/niet zichtbaar is in de klantomgeving:
🔒 Gesloten hangslot → bestand is niet zichtbaar voor de klant
🔓 Open hangslot → bestand is zichtbaar in de klantomgeving
Gedeelde bestanden zijn in de klantomgeving terug te vinden onder het (nieuwe) tabje 'Bestanden'.
