Het relatiebestand bestaat uit organisaties/klanten en contactpersonen. Het is mogelijk om via een Excel bestand relaties te importeren in MICE.
Let op: Het importeren van relaties is erg foutgevoelig! Een verkeerde instelling kan al snel leiden tot dubbele of foutieve relaties in je systeem met mogelijk serieuze gevolgen. Benader ons eerst altijd indien je van plan bent (grote) ingrepen door te voeren.
Om contacten te importeren ga je via het hoofdmenu naar relaties en klik je op importeren.
Zorg dat je niet te oude contacten mee importeert, dit kan ten koste gaan van het overzicht. Tevens mogen persoonsgegevens volgens de AVG niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk.
Wij raden af aan om relaties te exporteren, aanpassingen te maken en opnieuw te importeren. Hier is de import functie momenteel nog niet voor geoptimaliseerd.
Welke informatie kan worden geïmporteerd?
Organisaties/Klanten:
Hier zijn de naam, adres en factuurgegevens belangrijk. Indien er geen factuuradres bekend is wordt automatisch het postadres gehanteerd.
Contactpersonen:
Hier is de voornaam, achternaam en e-mailadres belangrijk. Zorg ervoor dat de voor- en achternaam gesplitst zijn.
Invoervelden
Organisatie/Klant (bijvoorbeeld een bedrijfsnaam)
Organisatie: naam
Organisatie: klantnummer
Organisatie: E-mailadres
Organisatie: Telefoonnummer
Organisatie: Adres
Organisatie: Postcode
Organisatie: Plaats
Organisatie: Land
Organisatie: BTW nummer
Organisatie: KVK nummer
Organisatie: Factuuradres: ter attentie van
Organisatie: Factuuradres: e-mailadres
Organisatie: Factuuradres: straatnaam + huisnummer
Organisatie: Factuuradres: postcode
Organisatie: Factuuradres: plaats
Organisatie: Factuuradres: land
Organisatie: identificatienummer
Contactpersoon (bijvoorbeeld de opdrachtgever)
Contactpersoon: Voornaam
Contactpersoon: Achternaam
Contactpersoon: E-mailadres
Contactpersoon: Telefoonnummer
Contactpersoon: Adres
Contactpersoon: Postcode
Contactpersoon: Plaats
Contactpersoon: Land
Contactpersoon: Identificatienummer
*Identificatienummer organisatie of contactpersoon
Het identificatienummer van een bestaande organisatie of contactpersoon kun je in MICE terugvinden. Ga naar relaties en plaats je muis cursor op de naam van de relatie. Vervolgens zie je onderin beeld een zwarte balk verschijnen waarin het ID nummer vermeld staat.
Voorbeeld: Identificatienummer: 125224
Relatie import venster
Nadat je in de relatie module op importeren hebt geklikt dien je eerst het import bestand te selecteren (dit moet een Excel of .CSV bestand zijn). Vervolgens worden de kolommen uit het Excel bestand gekoppeld aan MICE eigenschappen.
Gegevens worden toegevoegd of bijgewerkt
Nadat je in het relatie import venster op 'importeren' klikt geeft het systeem aan hoeveel organisaties en/of contactpersoon worden toegevoegd of bijgewerkt. Zo kun je dus deels inzien wat daadwerkelijk gebeurd tijdens het importeren van je bestand.
