Voordat je MICE Facturatie kunt gebruiken lees je eerst het artikel 'Hoe activeer ik MICE facturatie'.
Het aanmaken van Facturen
Maak voor een evenement in MICE een factuur, of een losse factuur die niet is gekoppeld aan een evenement.
1. Evenement omzetten naar een (aanbetalings)factuur
Links onderin het evenement dashboard zie je "reeds gefactureerd" staan. Je ziet aan het bedrag of er al een conceptfactuur is aangemaakt. Dit zegt dus niets over reeds betaalde facturen.
Om een nieuwe factuur aan te maken klik je links onderin het evenement op 'factureren'.
Kies of je een reguliere factuur of aanbetalingsfactuur wilt aanmaken.
De gegevens van de klant/organisatie die is gekoppeld aan het evenement worden automatisch toegevoegd op de factuur.
Tip: Voeg eerst een klant/organisatie toe aan het evenement voordat je een factuur aanmaakt, zodat de klantgegevens automatisch op de factuur worden ingeladen.
2. Zelf een factuur aanmaken (zonder evenement)
Het is ook mogelijk om een losse factuur aan te maken zonder (eerst) een evenement aan te maken.
Ga eerst naar 'facturatie' via het hoofdmenu aan de linkerkant.
Klik links bovenin op '+ nieuwe factuur' om een nieuwe factuur aan te maken.
Selecteer een klant en voeg de producten toe aan de factuur. De leverdatum van producten kun je toevoegen in de factuurregel.
Let op! Een losse factuur kan niet worden gekoppeld aan een evenement.
Factuur accorderen
In sommige gevallen wordt een factuur eerst gecontroleerd door een ander persoon vooraleer deze wordt verzonden naar de klant. De functie 'accorderen' is ontworpen om binnen MICE aan te geven dat deze persoon akkoord heeft gegeven.
Houd er rekening mee dat na het accorderen van een concept factuur het niet meer mogelijk is om hier nog concept facturen van dezelfde klant aan te koppelen voor verzamelfacturen (om meerdere losse evenementen te factureren).
Het versturen van een factuur
Een nieuwe factuur heeft de status concept en wordt een officiële factuur zodra deze (handmatig) is verzonden.
Klik boven de factuur op verzenden en het verzendscherm opent (de factuur wordt nog niet verzonden).
Verzendscherm
In het verzendscherm wordt automatisch je factuur e-mail template opgehaald. Pas het bericht eventueel nog aan voor de betreffende factuur.
Verzenden of handmatig verzenden
Je kunt er voor kiezen om een factuur officieel te maken maar deze niet direct naar de klant te sturen. Dit doe je door op 'handmatig verzenden' te klikken. De factuur krijgt dan een factuurnummer en wordt automatisch gedownload als PDF-bestand.
Klik op verzenden als je de factuur direct wilt verzenden naar de ontvanger.
Na verzenden verandert de factuur status van concept naar verzonden.
Betaling toevoegen aan factuur
Zodra een factuur (handmatig) is verzonden kun je een betaling toevoegen aan de factuur.
Open de factuur en klik bovenin op voeg betaling toe.
Kies de datum van betaling, het bedrag en het type betaling. Klik vervolgens op voeg betaling toe.
Na het toevoegen van een betaling wordt de factuur status automatisch bijgewerkt naar gedeeltelijk voldaan of voldaan.
Betaling verwijderen
Rechts van de factuur staan alle betalingen. Klik op het prullenbakje rechts van een betaling om deze te verwijderen.
Facturatie overzicht
Bij 'Facturatie' (zie hoofdmenu aan de linkerkant) vind je een overzicht van al je facturen en de bijbehorende status, met uitzondering van externe facturen.
De factuur die je als laatste hebt aangemaakt staat bovenaan in de lijst.
Conceptfacturen kun je altijd verwijderen. Bij facturen met factuurnummers kun je enkel de factuur met het laatste factuurnummer verwijderen (om gaten in de factuurnummering te voorkomen).
Factuur crediteren