Met het facturatiepakket van MICE Operations zet je direct je evenement om in een (aanbetalings)factuur.

Direct vanuit het evenement dashboard kun je een factuur aanmaken. Deze wordt dan als conceptfactuur klaargezet in de facturatiemodule.

In het evenement dashboard zie je altijd terug welk bedrag er gefactureerd is.

Ordening op een factuur

De volgorde van producten in het draaiboek van het evenement bepaald ook de volgorde hoe deze producten worden geordend op de factuur: eerst worden de arrangementen toegevoegd, daarna de losse producten en ten slotte de producten in activiteiten.

Gratis regels tonen/verbergen
Stel met één klik op de knop in of productregels met een prijs van €0,- wel of niet worden weergegeven op de factuur. Maak razendsnel nette facturen zonder overbodige informatie.

Bij het aanmaken van een factuur kun je ook een percentage van het te factureren bedrag invoeren. Vervolgens wordt er een concept aanbetalingsfactuur aangemaakt.
Het bedrag wat is berekend blijft opgeslagen in het evenement dashboard zodat bij de eindfactuur het bedrag wordt gecrediteerd. 

Tijdens het aanmaken van een factuur kies je voor 'korte factuur' en selecteer je het percentage van de aanbetaling.

Wil je een voorschotfactuur versturen zonder btw? Kies dan voor korte factuur, verwijder de lijnen met 9% en 21% btw en voer handmatig een prijs in bij 0%.

Je kunt ook een factuur aanmaken zonder eerst een evenement aan te maken. Ga direct naar de facturatiemodule (via de navigatiebalk) en klik op de knop '+ nieuwe factuur'. Vervolgens kun je zelf een klant selecteren en producten aan de factuur toevoegen.

Je kunt facturen van een klant blijven aanvullen vanuit meerdere evenementen tot het moment dat je de factuur is verstuurd. Klik hier voor meer informatie

Klik hier voor meer informatie

Factuuradres
Het factuuradres kan worden ingevoerd bij het aanmaken of bewerken van een klant. Indien er geen gegevens zijn ingevuld dan wordt het postadres van de klant opgehaald.

Factuurnummer

Zowel losse facturen (niet gekoppeld aan een evenement) als facturen voor evenementen krijgen een factuurnummer op basis van de ingestelde factuurnummering. Een factuur staat eerst standaard in concept totdat deze is verzonden.

Klantnummer

Tijdens het toevoegen of bewerken van een organisatie in MICE kun je een klantnummer instellen. Dit klantnummer verschijnt automatisch op facturen die zijn gekoppeld aan de organisatie.

Klantnummers worden in MICE niet automatisch aangemaakt en zijn niet automatisch oplopend.

Referentie
In het referentie veld is het mogelijk om kostenplaats of PO nummer te plaatsen. Een referentie voer je in tijdens het aanmaken of bewerken van een evenement. Deze gegevens belanden automatisch op de factuur.

Beschrijving veld

Het beschrijving veld onder het factuurnummer bevat standaard gegevens van het gekoppelde evenement (naam, datum en offertenummer). Indien gewenst kun je in het beschrijving veld extra tekst toevoegen (eventueel met spaties en enters).

Factuurregels

Bij facturen die zijn gekoppeld aan een evenement, adviseren wij om nooit handmatig extra factuurregels toe te voegen (bijvoorbeeld bij nacalculatie). Om ervoor te zorgen dat de omzet van een evenement altijd overeenkomt met het gefactureerde bedrag, raden we aan om wijzigingen door te voeren in het evenement (zoals extra producten toevoegen). Dit wordt automatisch verwerkt op de factuur die je vervolgens aanmaakt vanuit het evenement. Ook zijn je rapportages accuraat met deze manier van werken.

Waar kan ik standaard facturatiegegevens instellen?

Wil je dat alle facturen naar een standaard e-mailadres worden verstuurd? Je kunt een BCC e-mailadres instellen waar de e-mail altijd standaard naartoe wordt verstuurd, ook naar een mail en herken programma.

Stel een standaard betalingstermijn in voor facturen. Ook kun je per organisatie een betaaltermijn invoeren onder de 'facturatiegegevens' (door de contactpersoon te bewerken via 'relaties' of vanuit een evenement) die leidend is voor de standaard betalingstermijn. Handig om per organisatie verschillende betaaltermijnen in te stellen!

Voeg betalingsinstructies toe die standaard onderaan iedere factuur wordt geplaatst. Je kunt aparte instructies toevoegen voor facturen en creditfacturen. Het is mogelijk om variabelen toe te voegen aan de betalingsinstructies.

De betalingsinstructies vind je in beheer > instellingen > facturatie.

Je kunt halverwege het jaar starten. Je geeft je laatste factuurnummer op en vervolgens wordt de eerstvolgende factuur voorzien van het juiste nummer.
​Meer informatie over factuurnummers instellen

Je kunt zelf een briefpapier toevoegen aan de factuur template om het te personaliseren. Let er wel op dat elementen geen tekst overlappen zodat de factuur zonder problemen kan worden uitgelezen door boekhoudsystemen en scan software.

Door middel van de berichten templates heb je voor elk factuurbericht, herinnering of aanmaning een eigen bericht. Meer informatie

Toch nog een aanpassing maken? Je kunt de conceptfactuur altijd nog aanpassen.

Voorbeeld van een factuur

De factuur verstuur je direct vanuit het systeem. Het systeem geeft aan wanneer er een herinnering of aanmaning moet worden verstuurd.

Door middel van de berichten templates heb je voor elk factuurbericht, herinnering of aanmaning een eigen bericht. Klik hier voor meer informatie

De factuur wordt automatisch inclusief .PDF versie verstuurd. Je kunt altijd nog extra e-mailadressen toevoegen in het verzendscherm.

Het is mogelijk om extra bestanden toe te voegen aan het bericht van de factuur.

Ga hiervoor eerst naar de factuur. Klik vervolgens op 'verzenden'. Je zit nu in het scherm waarin je het bericht kunt opmaken vooraleer deze wordt verstuurd. Klik op 'bestand toevoegen'. Het bestand is nu toegevoegd als bijlage.

In het factuuroverzicht zie je al je concepten, openstaande- en betaalde facturen. Ook geeft het systeem aan als er een herinnering of aanbetaling moet worden uitgestuurd.

Bovenaan het overzicht in de facturatie module zie je onderstaande totalen staan. Dit zijn:

​

1. TOTAAL IN CONCEPT INCL. BTW
De totale factuurwaarde van alle concepten (en geaccordeerde facturen), niet verzonden dus.

2. TOTAAL VERZONDEN EXCL. BTW
De totale factuurwaarde van alle openstaande facturen (openstaand of gedeeltelijk betaald), dit houdt geen rekening met eventuele deelbetalingen.

3. TOTAAL VERZONDEN INCL. BTW
Idem, maar dan inclusief btw.

4. TOTAAL OPENSTAAND INCL. BTW
Het bedrag dat je daadwerkelijk nog tegoed hebt, hierbij wordt dus wel rekening gehouden met eventuele deelbetalingen

Vanuit het facturatie overzicht kun je direct een CSV-bestand exporteren en overzetten in je boekhoudpakket. 

Op aanvraag. Neem contact op met support@miceoperations.com of stuur een bericht via de chat.

Kan ik de btw op een factuur uitschakelen/verbergen?

Om ervoor te zorgen dat je boekhouding klopt is het niet mogelijk om de btw te verwijderen op de factuur. Daarnaast worden factuur vaak automatisch ingelezen door systemen en moet de btw zichtbaar zijn.