Met het facturatiepakket van MICE Operations zet je direct je evenement om in een (aanbetalings-) factuur.

Van evenement naar conceptfactuur

Direct vanuit het dashboard kun je een factuur aanmaken, deze wordt dan als conceptfactuur klaargezet in de facturatiemodule.

In het evenement dashboard zie je altijd terug welk bedrag er gefactureerd is.

Aanbetalingsfactuur

Bij het aanmaken van een factuur kun je ook een percentage van het te factureren bedrag invoeren, vervolgens wordt er een concept aanbetalingsfactuur aangemaakt.
Het bedrag wat is berekend blijft opgeslagen in het evenement dashboard zodat bij de eindfactuur het bedrag wordt gecrediteerd. 

Factuur zonder eerst evenement aan te maken

Je kunt ook een factuur aanmaken zonder eerst een evenement aan te maken. Ga direct naar de facturatiemodule en klik op factuur aanmaken. Vervolgens kun je zelf een klant selecteren en een producten aan de factuur toevoegen. Let op! deze factuur wordt niet meegenomen in de omzet rapportage.

De factuurgegevens

Factuuradres:
Het factuuradres kan worden ingevoerd bij het aanmaken of bewerken van een klant. Indien er geen gegevens zijn ingevuld dan wordt het postadres van de klant opgehaald.

Referentie:
In het referentie veld is het mogelijk om kostenplaats of PO nummer te plaatsen.

Meerdere evenementen op één factuur

Je kunt facturen van een klant blijven aanvullen vanuit meerdere evenementen tot het moment dat je de factuur is verstuurd.

Factuur bewerken

Toch nog een aanpassing maken? Je kunt de conceptfactuur altijd nog aanpassen.
Let op! wij adviseren om aanpassingen direct in het evenementdashboard te maken, aanpassingen in de facturatie module worden niet doorgevoerd in het evenement dashboard en in de rapportages.

Eenvoudig evenementen splitsen

Door de concept factuur te dupliceren kun je aangeven per factuur naar welke organisatie deze moet gaan en kun je eenvoudig klantgegevens en  product items verwijderen en toevoegen.

Factuur overzicht

In het factuuroverzicht zie je al je concept, openstaande en betaalde facturen. Ook geeft het systeem aan als er een herinnering of aanbetaling moet worden uitgestuurd. Bovenaan het overzicht zie je totalen staan.

Versturen via het systeem (factuurbericht, herinneringen en aanmaningen) 

De factuur verstuur je direct vanuit het systeem. Het systeem geeft  aan wanneer er een herinnering of aanmaning moet worden verstuurd.

Door middel van de berichten templates heb je voor elk factuurbericht, herinnering of aanmaning een eigen bericht. 

De factuur wordt automatisch inclusief factuur pdf verstuurd. En je kunt altijd nog een extra e-mail adres hieraan toevoegen(in CC of BCC)

Factuurnummering

Je kunt halverwege het jaar starten, je geeft je laatste factuurnummer op en vervolgens wordt de eerstvolgende factuur voorzien van het juiste nummer. 

Personaliseren

Je kunt zelf een briefpapier toevoegen aan de factuur template om het te personaliseren. Door middel van de berichten templates heb je voor elk factuurbericht, herinnering of aanmaning een eigen bericht.  

CSV-bestand voor boekhoudpakket

Vanuit het facturatie overzicht kun je direct een CSV-bestand exporteren en overzetten in je boekhoudpakket. 

Standaard BCC e-mail adres instellen

Wil je dat alle facturen naar een standaard e-mail adres worden verstuurd, je kunt een BCC e-mail adres instellen waar de email altijd standaard naartoe wordt verstuurd, ook naar een mail en herken programma.

Koppeling naar boekhoudpakket

Op aanvraag. Neem contact op met info@miceoperations.com

Heeft u het antwoord gevonden?