Factureren was nog nooit zo makkelijk. Lees hoe MICE je in staat stelt om de gegevens voor je facturen grondig voor te bereiden, zodat je met vertrouwen en gemak kunt factureren.
Welke gegevens bereid je voor?
Waar voeg ik de facturatiegegevens toe?
Ga vanuit het hoofdmenu naar beheer en kies onder instellingen voor facturatie.
Administratiegegevens
Belangrijk is dat je administratiegegevens in de beheeromgeving zijn ingevuld zodat deze gegevens automatisch worden verwerkt voor facturatie. De volgende gegevens kun je invoeren:
E-mailadres: het facturatie e-mailadres van je organisatie
BCC e-mailadres: Stel een BCC-adres in als je alle verzonden factuur e-mails in een eigen mailbox wilt ontvangen
Telefoonnummer
Straatnaam + huisnummer
Postcode
Stad
Land
KVK-nummer
BTW-nummer
Naam rekeninghouder
Rekeningnummer
Standaard betalingstermijn
Dit is de betalingstermijn die standaard wordt gehanteerd voor alle facturen.
Tijdens het verzenden van een factuur kun je deze eventueel nog aanpassen voor de specifieke factuur.
Ook kun je per organisatie een betaaltermijn invoeren onder de 'facturatiegegevens' (door de organisatie te bewerken via 'relaties' of vanuit een evenement).
Productcodes en grootboeknummers voor aanbetalingsfacturen
Koppel een productcode en tariefgroep aan ieder btw-tarief die worden gebruikt voor aanbetalingen.
Bij de instellingen worden alle btw-tarieven getoond die bekend zijn van de tariefgroepen in je systeem.
Niet iedere organisatie maken gebruik van deze instellingen. Bespreek eventueel met je boekhouder of deze instellingen voor jullie van toepassing zijn.
Factuurnummer template
Stel in welke factuurnummers worden gebruikt voor je facturen uit MICE. Aan de rechterkant van de invoervelden vind je het nummer van de eerstvolgende factuur.
Factuur template-instellingen
Briefpapier voor de factuur template
Je kunt zelf een briefpapier toevoegen om de factuur template te personaliseren.
Deze dient in een A-4 formaat te worden geüpload.
Voorbeeld van een factuur met briefpapier
Voorbeeld van een factuur met briefpapier
Klik op het pijltje om het voorbeeld te zien.
Let er op dat visuele elementen geen tekst overlappen, zodat de factuur zonder problemen kan worden uitgelezen door boekhoudsystemen en scan software.
Adresgegevens tonen
Als de optie om adresgegevens te tonen is geactiveerd (groen), worden de adresgegevens, kvk-nummer en btw-nummer van je organisatie rechtsboven op de factuur geplaatst.
Voorbeeld van adresgegevens op een factuur
Voorbeeld van adresgegevens op een factuur
Klik op het pijltje om het voorbeeld te zien.
Betalingsinstructies instellen
Voeg betalingsinstructies toe die standaard onderaan iedere factuur worden geplaatst. Je kunt aparte instructies toevoegen voor facturen en creditfacturen.
Het is mogelijk om variabelen toe te voegen aan de betalingsinstructies. Klik hiervoor (zoals je gewend bent) op het toverstafje boven het tekstvak.
E-mail berichten instellen
Er zijn een aantal berichten templates beschikbaar voor facturen die je kunt voorbereiden. Deze berichten worden opgehaald tijdens het versturen van facturen en zijn dan nog aan te passen.
Factuur bericht templates zijn beschikbaar voor:
Factuur
Creditfactuur
Eerste herinnering factuur
Tweede herinnering factuur
Aanmaning factuur
Waar kan ik deze berichten instellen?
Ga vanuit het hoofdmenu naar beheer en in het beheermenu naar berichten.