Dankzij de koppeling tussen MICE en Peppol verstuur je facturen rechtstreeks vanuit MICE via het Peppol-netwerk naar externe partijen. De integratie automatiseert het facturatieproces, vermindert handmatig werk en zorgt voor een efficiënte en betrouwbare afhandeling binnen je administratie.

Inhoud van dit artikel:

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is dé internationale standaard voor elektronische facturatie (e-facturatie) en ordering. Het beveiligde Peppol-netwerk maakt het mogelijk om elektronische berichten op een gestandaardiseerde, veilige en efficiënte manier uit te wisselen tussen organisaties wereldwijd.

Steeds meer (semi-)overheden en organisaties stellen eisen aan de manier waarop facturen worden aangeleverd. Elektronische facturatie via het Peppol-netwerk is daarbij vaak een vereiste. Met de koppeling tussen MICE en Peppol speel je hier eenvoudig op in, zonder je werkwijze aan te passen.

Door facturen rechtstreeks vanuit MICE te verzenden via het Peppol-netwerk, voorkom je extra stappen zoals handmatige exports, e-mailbijlagen of aparte facturatiesystemen. Dit maakt het proces efficiënt, overzichtelijk en verkleint de kans op fouten.

Het enige dat je hoeft te doen is de Peppol integratie activeren in MICE. Het technische werk is al voor je geregeld, waardoor je geen apart Peppol-account hoeft aan te maken of een externe partner hoeft te kiezen.

Volg deze stappen om de Peppol koppeling te activeren:

Om ervoor te zorgen dat facturen vanuit MICE succesvol worden verstuurd via het Peppol-netwerk is het erg belangrijk dat sommige gegevens (zie tabel hieronder) op een bepaalde en correcte manier zijn ingevoerd in MICE.

*Selecteer het juiste land in het keuzemenu. Op de achtergrond wordt de tweeletterige (ISO-)landcode gebruikt die nodig is.

Het is ook belangrijk dat je facturatiegegevens en de organisatiegegevens van de klant correct zijn verwerkt (op de factuur). Daarover lees je hieronder meer.

Bij je facturatiegegevens is het belangrijk dat het land, KvK-nummer (NL) of KBO-nummer (BE) en het BTW-nummer correct zijn ingevuld zoals het formaat in de tabel hierboven.

Navigeer naar beheer > instellingen > facturatie (of klik hier).

Bij de klantgegevens van de organisatie die je factuur ontvangt is het belangrijk dat het land, het BTW-nummer en het KVK-nummer (NL) / KBO-nummer (BE) of OIN-nummer correct zijn ingevuld zoals het formaat in de tabel hierboven.

Navigeer naar het evenement > Klik rechts van de organisatie op de 3 puntjes > Klant bewerken.

Bied facturen altijd met de prijsweergave "exclusief BTW" aan via Peppol. Tijdens het aanmaken of bewerken van een factuur kun je onderaan de factuur de prijsweergave aanpassen (dit is enkel nodig indien het evenement op inclusief BTW staat ingesteld).

Wij raden sterk af om facturen inclusief btw te versturen via Peppol, omdat je potentiële afrondingsverschillen niet zelf kunt oplossen. Opdrachtgevers gaan mogelijk andere bedragen betalen dan je zelf in je administratie hebt staan. Peppol werkt exclusief BTW als uitgangspunt voor factuurregels.

Het is in MICE zeer eenvoudig om een factuur via het Peppol-netwerk te verzenden. Tijdens het versturen van de factuur klik je op de knop "via Peppol" en de rest wordt automatisch verwerkt.

Volg deze stappen om een bestaande factuur aan te bieden via het Peppol-netwerk:

Bevestiging van verzending

Rechts naast de factuur vind je de ‘historie’, waarin alle handelingen met betrekking tot de factuur zijn opgenomen. Hier staat vermeld dat de factuur via Peppol is verzonden.

Indien de nodige facturatiegegevens van jouw organisatie of van de klant niet correct zijn op de factuur, dan krijg je een melding te zien. Corrigeer de nodige gegevens voordat je de factuur opnieuw probeert te versturen. Bewerk hiervoor de factuur (klik boven de factuur eerst op de knop 'meer' en dan 'factuur bewerken').

In de meeste gevallen wordt een ontvanger automatisch gevonden op basis van het KvK-/KBO-nummer of het OIN-nummer. Wanneer dit niet voldoende is, kun je gebruikmaken van het veld “Peppol Endpoint ID”.

Via de Peppol Directory (klik hier) kun je zoeken naar organisaties die zijn aangesloten op het Peppol-netwerk. Kopieer het nummer dat wordt weergegeven bij “Participant ID” en plak dit in MICE bij de klant in het veld “Peppol Endpoint ID”.

Een dergelijk nummer ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

0190:00000099003214345001

Kan ik facturen vanuit Peppol ook ontvangen in MICE?

Nee. Je kan facturen vanuit Peppol in slechts één tool ontvangen, want je beheert inkomende facturen op één centrale plek. De meest voor de hand liggende tool hiervoor is je boekhoudprogramma. Om problemen te voorkomen hebben we de mogelijkheid geblokkeerd om facturen in MICE te ontvangen. Indien je meer informatie nodig hebt over het ontvangen van facturen via Peppol, raden we aan om contact op te nemen met de support afdeling van je boekhoudprogramma.

Heb ik een eigen Peppol-account nodig?

Nee, als gebruiker van MICE hoef je zelf geen Peppol-account te hebben. Zodra je de koppeling in MICE activeert, kun je direct facturen versturen via het netwerk naar jouw opdrachtgevers.

Heeft mijn opdrachtgever een Peppol-account nodig?

Ja. De ontvanger van de factuur (jouw opdrachtgever) moet geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk om de factuur op deze manier te kunnen ontvangen.

Moet ik aangesloten zijn bij een Peppol service provider?

Nee, je hoeft geen externe partner of provider in te schakelen. MICE Operations heeft dit al voor je geregeld. Wij maken gebruik van een gecertificeerde provider (4CEE B.V.) om jouw account direct te verbinden met het Peppol-netwerk.