Koppeling activeren

Let op: Aan de koppeling met Exact online zijn kosten verbonden. Neem contact op via de chat om de koppeling te laten activeren.

Let op: Het is aan te raden deze koppeling in te stellen samen met je boekhouder. Zorg ervoor dat bij zo veel mogelijk producten en arrangementen de grootboeknummers zijn toegevoegd.

Doorloop de volgende stappen om de koppeling tot stand te brengen.

  1. Ga naar beheer > instellingen > koppelingen en selecteer Exact Online.
  2. Klik vervolgens op de versie van Exact online die je gebruikt, zoals Nederland of België.
  3. Je wordt naar het inlogscherm van Exact Online geleid. Nadat je bent ingelogd worden alle gegevens ingeladen en word je terug geleid naar MICE Operations.

Koppeling instellen

Nadat de koppeling tot stand is gebracht kom je in MICE Operations terecht in de instellingen van de koppeling (zie onderstaande afbeelding). Het is essentieel dat goed wordt ingeregeld.

Let op: Jouw administratie kan afwijken van het voorbeeld op onderstaande afbeelding. Weet je niet zeker hoe je dit moet instellen, raadpleeg dan je boekhouder.

Onderstaand een toelichting op de instellingen die je in het scherm ziet.

Standaard grootboekrekening

Als een arrangement, locatie of product geen grootboekrekening heeft toegewezen gekregen in MICE Operations of de betreffende grootboekrekening kan niet gevonden worden, dan valt de koppeling terug op de "standaard grootboekrekening". Zorg dat dit een generieke rekening is om 'overige' omzet op te boeken.

Dagboek

In de meeste boekhoudingen zal een Verkoopboek of vergelijkbaar aanwezig zijn. Op dit dagboek worden alle verkoopboekingen geregistreerd.

BTW-codes

In tegenstelling tot Exact Online werkt MICE Operations momenteel niet met BTW-codes, maar met BTW-tarieven. Zorg ervoor dat je (minimaal) één BTW-code selecteert per BTW-tarief.

Let op: Als een BTW-tarief gebruikt wordt in MICE Operations, maar niet is gekoppeld in bovenstaande instellingen, dan kunnen facturen niet verwerkt worden.

Synchroniseren van facturen

Bij het versturen van een factuur wordt de factuur klaar gezet voor synchronisatie met Exact Online. Iedere nacht worden de facturen gesynchroniseerd en zullen ze in Exact Online als verkoopboeking terug te vinden zijn.

In MICE Operations zie je bij de factuur of deze al gesynchroniseerd is en wanneer dat is gebeurd.

Debiteuren

De bedrijfsnaam en de postcode worden gecontroleerd om te matchen op bestaande debiteuren. Indien er geen match is wordt er een nieuwe debiteur aangemaakt met de factuur gegevens.

Verkoopboekingen in Exact Online

In Exact online vind je de verkoopboekingen onder Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > overzicht.

Heeft u het antwoord gevonden?