Om MICE Operations aan je administratieve pakket te kunnen aansluiten is het mogelijk om bedragen op te splitsen in verschillende grootboeknummers door middel van tariefgroepen.

Een tariefgroep binnen MICE is simpelweg een combinatie van een btw-tarief en een grootboeknummer met een leesbare omschrijving. Zo weet niet alleen de boekhouder wat er bedoeld wordt, maar weten planners ook waar prijsonderdelen onder geregistreerd moeten worden.

Tariefgroepen koppelen aan prijzen

Een product-, locatie- of arrangementsprijs kun je in verschillende tariefgroepen (en dus grootboeknummers) opsplitsen. Deze opsplitsing wordt gecommuniceerd met de opdrachtgever op de factuur. In de offerte staat de opsplitsing niet vermeld.

1) Omschrijving

Tariefgroepen kun je een naam geven zodat het bij een aanpassing duidelijk is welke bedragen er gekoppeld zijn aan welk grootboeknummer.

Zo kun je in de beschrijving bijvoorbeeld "Beverage hoog" zetten zodat de planner het juiste grootboeknummer gebruikt bij het aanpassen van de prijs.

2) Btw-tarief

Je kunt zelf het btw-tarief toevoegen. Na het aanmaken is deze niet meer te wijzigen om te voorkomen dat prijzen in het systeem veranderen.

3) Grootboeknummer

Bij het aanpassen van het grootboeknummer binnen de tariefgroep wordt dit direct toegepast op alle producten met deze tariefgroep (dit hoeft dus niet meer individueel).

4) Kostenplaats

Een kostenplaats wordt gebruikt om kosten intern toe te wijzen aan een specifieke afdeling, project of locatie binnen de organisatie. Dit helpt om inzicht te krijgen in waar kosten ontstaan. In het systeem is de kostenplaats onderdeel van de tariefgroep.

Om tariefgroepen toe te voegen en in te stellen ga je naar beheer > producten > tariefgroepen.
​
Klik op de knop "+ voeg tariefgroep toe" om een nieuwe tariefgroep toe te voegen.

Voeg een omschrijving, btw-tarief, grootboeknummer en eventueel een kostenplaats toe.

Om de integriteit van je bestaande evenementen te behouden is het niet mogelijk om tariefgroepen te verwijderen. Heb je een oude tariefgroep niet meer nodig, dan kun je er wel voor kiezen om deze te archiveren. De tariefgroep is dan niet meer beschikbaar voor gebruik maar kun je via het archief eventueel herstellen zodat deze weer beschikbaar is.
​

Bij alle producten en arrangementen in het evenement dashboard en factuur zijn de tariefgroepen zichtbaar.

Om de tariefgroep te zien in het event dashboard ga je naar product / arrangement bewerken met het potloodje (zie afbeelding hieronder).

Op de factuur zie je de tariefgroepen staan in de voorvertoning (voordat je een nieuwe concept factuur opslaat) en tijdens het bewerken van de factuur.

Het is mogelijk om meerdere tariefgroepen te gebruiken voor producten en arrangementen, ook met hetzelfde btw-tarief. Op de factuur worden deze gebundeld per btw-tarief en op één productregel getoond. In het export bestand zijn de btw-tarieven uiteraard opgesplitst.

Wat als ik een tariefgroep aanpas?

Als je de naam en/of grootboeknummer aanpast, wordt dit direct toegepast in alle bestaande evenementen en facturen. In de meeste gevallen is dit niet aan te raden.

Kan ik het btw-tarief van een tariefgroep wijzigen?

Het aanpassen van het btw-tarief is niet mogelijk om te voorkomen dat prijzen in het systeem veranderen.

Kan ik een tariefgroep verwijderen?

Om de integriteit van je bestaande evenementen te behouden is het niet mogelijk om tariefgroepen te verwijderen. Heb je een oude tariefgroep niet meer nodig, dan kun je er wel voor kiezen om deze te archiveren. Een gearchiveerde tariefgroep kun je weer herstellen zodat deze weer beschikbaar is.