Met de koppeling van MICE Operations naar Formitable worden activiteiten uit MICE automatisch als reservering overgezet naar Formitable.
Waar ben je naar op zoek?
1. Hoe werkt de Formitable koppeling?
In de koppeling worden locaties/zalen in MICE Operations gekoppeld aan wijken in Formitable. Wanneer je in MICE een activiteit van een evenement op een gekoppelde locatie zet, wordt automatisch een reservering aangemaakt in Formitable op de betreffende wijk. Op basis van de datum en tijd, het aantal gasten en de locatie van de activiteit in MICE kan de koppeling zoeken naar een geschikt product in Formitable.
Synchronisatie
Activiteiten uit evenementen met status in optie, bevestigd of afgerond die voor vandaag of in de toekomst zijn ingepland worden in Formitable geplaatst.
Bij het toevoegen, wijzigen of verwijderen van activiteiten in MICE Operations worden de wijzigingen vrijwel direct doorgevoerd in Formitable. Mocht een wijziging niet direct terug te zien zijn, dan duurt het maximaal 30 minuten.
Let er op dat je met de hand aangemaakte reserveringen van evenementen moet verwijderen zodat er geen dubbele reserveringen in komen te staan.
Let op: De koppeling werkt alleen vanuit MICE Operations naar Formitable, niet andersom. Dit houdt in dat alle wijzigingen eerst in MICE moeten worden verwerkt, waarna ze in Formitable terug te zien zullen zijn. Zorg er dus voor dat je wijzigingen aan een evenement doorvoert in MICE.
Geannuleerde en verwijderde evenementen
Evenementen die geannuleerd worden in MICE worden ook geannuleerd in Formitable. Als een evenement in MICE verdwijnt, dan gaat deze ook uit Formitable. Als je een reservering in Formitable weghaalt die nog wel in MICE staat, dan komt deze automatisch weer terug.
(Automatische) tafelindeling
De tafelindeling kan in Formitable gewoon aangepast worden. Bij eventuele wijzigingen vanuit MICE wordt dit niet overschreven. De tafelschikking wordt alleen bij het aanmaken van de reservering bepaald en wordt daarna niet meer automatisch gewijzigd. Hierdoor heb je de mogelijkheid om de reservering aan te passen nadat deze in Formitable is geplaatst. Er is wel één uitzondering; namelijk als je (een deel van) de reservering verplaatst naar een andere wijk, dan wordt dit teruggezet naar de originele wijk waarop de reservering staat ingepland (aangezien die wijk is gekoppeld met de locatie in MICE waar de activiteit plaatsvindt).
Automatisch samengevoegde activiteiten
Activiteiten op dezelfde locatie met tijden binnen hetzelfde tijdsbestek of aaneensluitende tijden, worden automatisch samengevoegd als 1 reservering. Houd hierbij rekening met de volgende nieuwe automatische acties:
Bij samengevoegde activiteiten vind je de namen van de activiteiten achter ‘name’ (om dit te zien ga je op de reservering staan met je muis), zodat duidelijk is welke activiteiten zijn samengevoegd.
Bij samengevoegde activiteiten wordt het aantal gasten overgenomen van de activiteit met het hoogst aantal gasten.
Houd er rekening mee dat, ondanks dat je meerdere MICE locaties kunt koppelen aan één wijk, activiteiten gepland op deze locaties niet worden samengevoegd. Deze worden gewoon als losse reservering aangemaakt in Formitable.
Twee activiteiten samengevoegd in een reservering
Gegevens die worden gesynchroniseerd
Tijden
Klantnaam (dus de organisatie)
Voor- en achternaam contactpersoon
Notitie met:
naam activiteit
aantal gasten
duur activiteit
status evenement
URL naar evenement in MICE
De reservering in Formitable vanuit MICE
Notities toevoegen aan reservering
Ondanks dat het niet mogelijk is om notities vanuit MICE te synchroniseren naar Formitable, kun je bij de reservering details in Formitable wel details kwijt. Hiervoor is het belangrijk dat de notities boven of onder de MICE notities worden toegevoegd (anders wordt het overschreven bij een nieuw synchronisatie moment). Voeg de tekst dus toe boven of onder deze regels: ~~~~[MICE Operations]~~~~
Eigen tekst in notities van een reservering
2. Koppeling activeren
Bekijk hiervoor het volgende artikel: https://help.miceoperations.com/nl/articles/6976714
3. Veelgestelde vragen (FAQ)
Bekijk hiervoor het volgende artikel: https://help.miceoperations.com/nl/articles/7439469