Om ervoor te zorgen dat de koppeling activiteiten uit MICE kan synchroniseren naar de juiste wijken in Formitable is het belangrijk dat (onder andere) shifts en tickets goed staan ingesteld.
Om de koppeling te activeren worden de volgende stappen doorlopen:
1. Formitable app activeren
Ga in je Formitable account naar "Apps" (https://app.formitable.com/apps/).
Zoek de MICE Operations app
Klik op "Installeren"
2. Tickets en shifts instellen in Formitable
Voordat de koppeling geactiveerd kan worden moeten een aantal stappen worden doorlopen in Formitable.
De volgende stappen doorloop je voor iedere locatie (of wijk) die je wilt koppelen
2.1. Maak een nieuwe shift
Ga naar de Instellingen in Formitable en klik op de knop "+ Shift".
2.2. Maak een nieuw ticket aan
In het scherm om een nieuwe shift aan te maken krijg je als eerste stap je tickets te zien.
Kies "Nieuw ticket". (zie screenshot)
Geef het ticket een naam, bijvoorbeeld 'Terras (MICE)'.
Sla het nieuwe ticket op.
2.3. Selecteer “Tijd & dagen”
Zorg dat de tijden voor het ticket zo ruim mogelijk zijn (bijv. gelijk aan je openingstijden).
Stel herhaling in op dagelijks bij "Herhaal deze shift".
Zorg dat "Herhaal elke" op 1 dag staat.
2.4. Selecteer “wijken”
Kies voor “selecteer specifieke wijken”.
Kies de wijk waarvoor je de shift aanmaakt (in dit voorbeeld "Terras").
Belangrijk: Selecteer maximaal 1 wijk per shift en ticket
2.5. Kanaal activeren
Klik op "Kanalen" in de menubalk aan de linkerkant.
Zorg dat de 'widget' en 'directe link' uit staan (zodat het ticket niet in de widget staat)
Schakel alle kanalen uit, behalve “MICE Operations”.
Herhaal voor iedere (gekoppelde) wijk bovenstaande stappen, zodat je per wijk een shift en ticket hebt ingesteld.
Om de koppeling goed te laten functioneren is het belangrijk dat voor iedere wijk een aparte shift én ticket wordt ingesteld. Anders kan het voorkomen dat automatische tafelschikking niet correct werkt, of dat niet altijd op het juiste ticket wordt geboekt.
2.6. Het resultaat
Na het doorlopen van het stappenplan heb je (in dit voorbeeld) de volgende tickets en shifts toegevoegd in Formitable.
Overzicht van shifts en tickets per wijk
3. Delen van overzicht locaties en wijken
Wij koppelen de zalen aan wijken tijdens het activeren van de koppeling. Hiervoor hebben we een overzicht nodig waarin je per locatie aangeeft met welke wijk deze moet worden gekoppeld. Het is belangrijk dat je hiervoor de huidige namen uit beide accounts overneemt.
Niet elke zaal uit MICE hoeft gekoppeld te worden. Het is mogelijk om meerdere zalen te koppelen aan één wijk. Het is niet mogelijk om één zaal te koppelen aan meerdere wijken.
MICE Locatie | Formitable Wijk |
Amuse restaurant | Restaurant |
Restaurant | Restaurant |
Paris Room | Paris Room |
Terras voorzijde | Terras voorzijde |
Terras achterzijde | Terras achterzijde |
Voorbeeld overzicht met locaties en wijken
4. Controle van de configuratie
Om te zorgen dat de koppeling optimaal functioneert en de locaties in MICE correct gekoppeld kunnen worden met de wijken in Formitable doen we een geautomatiseerde controle van je configuratie. Als alles in orde is, dan is je koppeling klaar voor activatie.
Let op: als je tickets of shifts niet correct zijn ingesteld in Formitable, dan kan de koppeling niet geactiveerd worden.
5. De koppeling wordt geactiveerd 🎉
Alles is in orde en de koppeling kan gaan draaien. We laten je weten wanneer de koppeling geactiveerd wordt en je toekomstige evenementen zullen worden gesynchroniseerd met Formitable. Na de eerste synchronisatie zullen alleen nog wijzigingen doorgevoerd worden.
Vragen over de koppeling?
Wil je meer weten over de werking van de koppeling, instellingen en synchronisatie? Check dan de veelgestelde vragen.