Reservering details

De tijden komen niet overeen. Hoe komt dat?

Bij synchronisatie vanuit MICE wordt je boeking altijd op exact de juiste tijd ingepland, ook als dit eigenlijk niet aansluit op je tijdvakken in Formitable. Het is wel mogelijk dat de tijd achteraf is aangepast in Formitable. Mocht dit voor problemen zorgen, pas de activiteit in MICE dan opnieuw aan om synchronisatie te forceren.

Waarom is de reservering geboekt op het default ticket en niet op het ingestelde ticket van de shift?

Meestal komt dit doordat het aantal gasten van de reservering hoger is dan de maximale groepsgrootte van de ingestelde shift. Dit kan vanuit Formitable helaas niet worden aangepast.

De tafelcombinatie van mijn reservering klopt niet. Hoe komt dat?

De Formitable-koppeling probeert zo goed mogelijk rekening te houden met de instellingen van je restaurant in Formitable, maar doet ook zijn uiterste best om reserveringen in te boeken die wellicht niet voldoen aan de instellingen. Dit werkt als volgt:

bij iedere nieuwe boeking of wijziging kijken we eerst of Formitable automatisch de tafelschikking kan bepalen. Dit heeft te maken met de tijd, duur en aantal gasten van je boeking ten opzichte van de resterende capaciteit en instellingen van je restaurant.
Mocht automatische tafelschikking niet mogelijk zijn vanwege de beschikbaarheid of instellingen van je restaurant, dan 'forceren' we de boeking. Hierbij probeert de koppeling zelf (voldoende) tafels voor de boeking te selecteren, zonder rekening te houden met resterende capaciteit of complexe instellingen in Formitable.

Kan de bedrijfsnaam getoond worden bij MICE reserveringen in Formitable?

Dat kan. Bewerk hiervoor de reserveringsdetails van een reservering en zorg dat "bedrijf" is geselecteerd (zie afbeelding hieronder).

Kan ik bij de reservering in Formitable informatie plaatsen zonder dat dit verdwijnt?

Ja, dat kan. Bij de reservering details kun je boven en onder de reeds bestaande data informatie verwerken (zie afbeelding hieronder) zonder dat dit verdwijnt/ wordt overschreven bij een nieuw synchronisatie moment.

Welke kleur heeft een reservering in Formitable die uit MICE komt?
De kleur van de reservering is standaard blauw, tenzij er een conflict is, dan is de reservering rood gemarkeerd (totdat het conflict is opgelost).

Synchronisatie & Te synchroniseren gegevens

Kan een hele zaal geblokt worden?

Sinds kort is dit mogelijk. Wij kunnen per wijk instellen dat deze volledig wordt geblokt zodra er vanuit MICE een reservering op de betreffende wijk wordt geplaatst. Dan wordt de reservering bij iedere tafel geplaatst.

Kan ik ook tafelnummers koppelen aan de locaties?
Nee, het is enkel mogelijk om een wijk te koppelen aan een locatie.

Kunnen we automatisch bestanden laten toevoegen als bijlage in Formitable?

Nee. Bijlagen worden via de Formitable API niet ondersteund, dus we kunnen helaas niet automatisch documenten toevoegen. Vanuit MICE doen we dus niets met bijlagen.

Foutmeldingen & Waarschuwingen

Wat gebeurt er als er een te grote groep in een zaal wordt geplaatst?

In principe kunnen groepen van elke grootte geplaatst worden. Als je groep in MICE groter is dan de capaciteit van je locatie, dan krijg je een waarschuwing in Formitable en is de boeking rood gemarkeerd.

Ik ontvang e-mails dat de synchronisatie mislukt is. Wat moet ik doen?

Er zijn verschillende scenario's waardoor het toevoegen of wijzigen van een boeking in Formitable niet lukt. Om te voorkomen dat je informatie in Formitable mist, stellen we je hiervan op de hoogte.

Er zijn een aantal bekende situaties waardoor je tegen problemen aan kunt lopen:

Het 'wijzigingsbeleid' van het restaurant staat verkeerd ingesteld
In het beheer van je restaurant kun je aangeven hoe ver van tevoren wijzigingen doorgegeven kunnen worden. Ook de koppeling wordt hier aan gehouden.
Het maximale aantal gasten staat verkeerd ingesteld
De koppeling probeert zo flexibel mogelijk te zijn bij het aanmaken en wijzigen van boekingen, maar het is mogelijk dat je capaciteitsinstellingen van invloed zijn op het verwerken van de boeking.