Maak automatisch boekingen aan in Zenchef op basis van je activiteiten in MICE.
Met de koppeling van MICE Operations naar Zenchef worden activiteiten uit MICE automatisch als reservering overgezet naar Zenchef.
Waar ben je naar op zoek?
1. Hoe werkt de Zenchef koppeling?
In de koppeling worden ruimtes uit MICE Operations gekoppeld aan areas uit Zenchef. Wanneer je in MICE een activiteit van een evenement op een gekoppelde ruimte zet, wordt automatisch een reservering aangemaakt in Zenchef op de betreffende area.
Synchronisatie
Activiteiten uit evenementen met status in optie, bevestigd of afgerond die voor vandaag of in de toekomst zijn ingepland worden in Zenchef geplaatst.
Bij het toevoegen, wijzigen of verwijderen van activiteiten in MICE Operations worden de wijzigingen vrijwel direct doorgevoerd in Zenchef. Mocht een wijziging niet direct terug te zien zijn, dan duurt het maximaal 30 minuten.
Let er op dat je met de hand aangemaakte reserveringen van evenementen uit MICE eerst moet verwijderen (voordat de koppeling actief is) zodat er geen dubbele reserveringen ontstaan.
De koppeling werkt alleen vanuit MICE Operations naar Zenchef, niet andersom. Dit houdt in dat alle wijzigingen eerst in MICE moeten worden verwerkt, waarna ze in Zenchef terug te zien zullen zijn. Zorg er dus voor dat je wijzigingen doorvoert in (het evenement in) MICE.
Geannuleerde en verwijderde evenementen
Evenementen die geannuleerd worden in MICE worden ook geannuleerd in Zenchef. Als een evenement in MICE verdwijnt, dan gaat deze ook uit Zenchef. Als je een reservering in Zenchef weghaalt die nog wel in MICE staat, dan komt deze automatisch weer terug.
(Automatische) tafelindeling
De tafelindeling kan in Zenchef gewoon aangepast worden. Bij eventuele wijzigingen vanuit MICE wordt dit niet overschreven. De tafelschikking wordt alleen bij het aanmaken van de reservering bepaald en wordt daarna niet meer automatisch gewijzigd. Hierdoor heb je de mogelijkheid om de tafels aan te passen nadat de reservering in Zenchef is geplaatst. Er is wel één uitzondering; namelijk als je (een deel van) de reservering verplaatst naar een andere area, dan wordt het teruggezet naar de originele area waarop de reservering staat ingepland (aangezien die area is gekoppeld met de ruimte in MICE waar de activiteit plaatsvindt).
Automatisch samengevoegde activiteiten
Activiteiten op dezelfde ruimte met tijden binnen hetzelfde tijdsbestek of aaneensluitende tijden, worden automatisch samengevoegd als 1 reservering. Houd hierbij rekening met de volgende nieuwe automatische acties:
Bij samengevoegde activiteiten vind je de namen van de activiteiten achter de naam van het evenement (om dit te zien ga je op de reservering staan met je muis), zodat duidelijk is welke activiteiten zijn samengevoegd.
Bij samengevoegde activiteiten wordt het aantal gasten overgenomen van de activiteit met het hoogst aantal gasten.
Houd er rekening mee dat, ondanks dat je meerdere MICE ruimtes kunt koppelen aan één area, activiteiten gepland op deze ruimtes niet worden samengevoegd. Deze worden gewoon als losse reservering aangemaakt in Zenchef.
Twee activiteiten samengevoegd in een reservering
Gegevens die worden gesynchroniseerd
Datum en tijden
Aantal gasten
Klantnaam (dus de organisatie)
Gegevens van contactpersoon (voor- en achternaam, telefoonnummer, emailadres, land)
Notitie met:
naam evenement
status evenement
naam activiteit(en)
URL naar evenement in MICE
De reservering in Zenchef vanuit MICE
Notities toevoegen aan een reservering
Ondanks dat het niet mogelijk is om notities vanuit MICE te synchroniseren naar Zenchef, kun je bij de reservering details in Zenchef wel informatie toevoegen. Hiervoor is het belangrijk dat de notities boven of onder de MICE notities worden toegevoegd (anders wordt het overschreven bij een nieuw synchronisatie moment). Voeg de tekst dus toe boven of onder deze regels: ~~~~[MICE Operations]~~~~
Eigen tekst in notities van een reservering
2. Koppeling activeren
Bekijk hiervoor het volgende artikel: https://help.miceoperations.com/nl/articles/10826451-zenchef-koppeling-activeren
3. Zenchef koppeling FAQ
Bezoek het volgende artikel: