Om de koppeling tussen MICE en Zenchef te activeren moeten er een aantal stappen worden doorlopen. In deze handleiding leggen we stap voor stap uit welke handelingen nodig zijn om de koppeling succesvol op te zetten.
Om de koppeling te activeren worden de volgende stappen doorlopen:
1. Integratie connectie maken in Zenchef
Ga in je Zenchef account naar settings > integraties > partners (https://app.zenchef.com/zw#/parameters/partners).
Zoek de MICE Operations app.
Klik op "Connect". ✅
Team MICE ontvangt een melding en contacteert je met de algemene informatie en instructies.
2. Aanmaken en delen van een API key en overzicht
Om de koppeling in te stellen heeft het support team van MICE twee dingen van je nodig: een API key (2a) en een overzicht van te koppelen ruimtes en areas (2b).
We ontvangen de API key en het overzicht graag via de chat in het systeem, of mail naar support@miceoperations.com.
2a. API-Key maken en delen
Om ruimtes te kunnen ophalen en koppelen heeft het team van MICE een API key nodig. Deze maak je zelf aan in MICE.
Ga in MICE naar beheer > integraties > API keys (of klik hier).
Maak een nieuwe API key aan met de naam "Zenchef".
Kopieer de API key.
2b. Delen van overzicht ruimtes en areas
Team MICE koppelt de ruimtes uit MICE aan areas in Zenchef tijdens het activeren van de koppeling. Hiervoor hebben we een overzicht nodig waarin je per ruimte (uit MICE) aangeeft met welke area (uit Zenchef) deze moet worden gekoppeld. Het is belangrijk dat je hiervoor de huidige namen uit beide accounts overneemt.
Niet elke ruimte uit MICE hoeft gekoppeld te worden.
Het is mogelijk om meerdere ruimtes te koppelen aan één area. Het is niet mogelijk om één ruimte te koppelen aan meerdere areas. Voorbeeld:
✅Ruimte A koppelen aan Area 1.
✅Ruimte A en Zaal B koppelen aan Area 1.
❌Ruimte A koppelen aan Area 1 en Area 2.
MICE Ruimte | Zenchef Area |
Amuse restaurant | Restaurant |
Restaurant | Restaurant |
Paris Room | Paris Room |
Terras voorzijde | Terras voorzijde |
Terras achterzijde | Terras achterzijde |
Voorbeeld overzicht met ruimtes en zones
3. De koppeling wordt geactiveerd 🎉
Zodra alle benodigde informatie is aangeleverd gaat team MICE aan de slag. We voeren ook een check uit om te controleren of de koppeling zalen en tafels krijgt gevonden. Vervolgens laten we je weten dat de koppeling gereed is en vragen eerst om jouw akkoord voordat deze daadwerkelijk wordt geactiveerd.
Activiteiten uit toekomstige evenementen in je MICE account, die op gekoppelde ruimtes staan ingepland, zullen worden gesynchroniseerd met Zenchef. Na het synchroniseren/aanmaken van een reservering zullen alleen nog wijzigingen doorgevoerd worden.
Let op: Zijn er al handmatig reserveringen aangemaakt in Zenchef van toekomstige evenementen die in MICE staan? Zorg dat deze worden verwijderd om dubbele reserveringen te voorkomen. De koppeling houdt geen rekening met bestaande reserveringen in je Zenchef account (zo mis je nooit een reservering in Zenchef).