Met de koppeling van MICE Operations naar Guestplan worden activiteiten uit MICE Operations automatisch als reservering overgezet naar Guestplan.
Waar ben je naar op zoek?
1. Hoe werkt de Guestplan koppeling?
In de koppeling worden zalen in MICE Operations gekoppeld aan Zalen/ruimtes (wijken) in Guestplan. Wanneer je een activiteit op een gekoppelde locatie zet in MICE Operations wordt automatisch een boeking aangemaakt in Guestplan op de betreffende wijk.
Voor vandaag en in de toekomst geplande activiteiten (uit een evenement in MICE) waarvan de locatie gekoppeld is aan een wijk in Guestplan wordt er een reservering aangemaakt. Bepaalde activiteiten worden automatisch samengevoegd (lees hieronder meer).
Automatisch samengevoegde activiteiten
Activiteiten op dezelfde locatie met tijden binnen hetzelfde tijdsbestek of aaneensluitende tijden worden automatisch samengevoegd als 1 reservering. Houd hierbij rekening met de volgende nieuwe automatische acties:
Bij samengevoegde activiteiten vind je de namen van de activiteiten [tussen vierkante haakjes] achter de naam van het evenement, zodat duidelijk is welke activiteiten zijn samengevoegd (zie afbeelding hieronder ter voorbeeld).
Bij samengevoegde activiteiten wordt het aantal gasten overgenomen van de activiteit met het hoogst aantal gasten.
Let er op dat je eventueel met de hand aangemaakte reserveringen van evenementen moet verwijderen zodat er geen dubbele reserveringen in komen te staan.
Twee activiteiten samengevoegd in een reservering
Synchronisatie
Activiteiten uit evenementen met status in optie, bevestigd of afgerond die voor vandaag of in de toekomst zijn ingepland worden in Guestplan geplaatst.
Bij het toevoegen, wijzigen of verwijderen van activiteiten in MICE Operations worden de wijzigingen vrijwel direct doorgevoerd in Guestplan. Mocht een wijziging niet direct terug te zien zijn, dan duurt het maximaal 30 minuten.
Let op: De koppeling werkt alleen vanuit MICE Operations naar Guestplan, niet andersom. Dit houdt in dat alle wijzigingen eerst in MICE moeten worden verwerkt, waarna ze in Guestplan terug te zien zullen zijn. Zorg er dus voor dat je wijzigingen aan een evenement doorvoert in MICE.
De tafelindeling kan in Guestplan gewoon aangepast worden. Let wel op dat bij wijzigingen vanuit MICE de tafelschikking mogelijk overschreven wordt. Dit is voornamelijk het geval wanneer de tijd of het aantal gasten van de activiteit wordt aangepast, of zodra de organisatie- en/of contactpersoonsgegevens van de gekoppelde relatie zijn aangepast in MICE.
Gegevens die worden gesynchroniseerd:
Tijden
Klantnaam
Voornaam
Achternaam
Opmerkingen met:
naam activiteit
aantal gasten
duur activiteit
link naar evenement in MICE
Notities toevoegen aan reservering
Ondanks dat het niet mogelijk is om notities vanuit MICE te synchroniseren naar Guestplan, kun je bij de reservering details in Guestplan wel details kwijt. Hiervoor is het belangrijk dat de notities boven of onder de MICE notities worden toegevoegd (anders wordt het overschreven bij een nieuw synchronisatie moment). Voeg de tekst dus toe boven of onder deze regels: ~~~~[MICE Operations]~~~~
Eigen tekst in notities van een reservering
2. Koppeling activeren
Bekijk hiervoor het volgende artikel: https://help.miceoperations.com/nl/articles/8837307
3. Veelgestelde vragen (FAQ)
3. Veelgestelde vragen (FAQ)
Kan ik ook tafelnummers koppelen aan de locaties?
āNee, het is enkel mogelijk om een zaal/ruimte (wijk) te koppelen aan een locatie.
De tijden komen niet overeen. Hoe komt dat?
Bij synchronisatie vanuit MICE wordt je boeking altijd op exact de juiste tijd ingepland, ook als dit eigenlijk niet aansluit op je tijdvakken in Guestplan. Het is wel mogelijk dat de tijd achteraf is aangepast in Guestplan. Mocht dit voor problemen zorgen, pas de activiteit in MICE dan opnieuw aan om synchronisatie te forceren.
Bij welke status wordt de reservering overgezet?
Evenementen met status in optie, bevestigd of afgerond worden in Guestplan geplaatst. Evenementen die geannuleerd zijn worden verwijderd uit Guestplan.
De tafelcombinatie van mijn reservering klopt niet. Hoe komt dat?
De Guestplan-koppeling probeert zo goed mogelijk rekening te houden met de instellingen van je restaurant in Guestplan, maar doet ook zijn uiterste best om reserveringen in te boeken die wellicht niet voldoen aan de instellingen.
Wat gebeurt er als er een te grote groep in een zaal wordt geplaatst?
In principe kunnen groepen van elke grootte geplaatst worden. Als je groep in MICE groter is dan de capaciteit van je locatie, dan zul je een waarschuwing krijgen in Guestplan.
Ik ontvang e-mails dat de synchronisatie mislukt is. Wat moet ik doen?
Er zijn verschillende scenario's waardoor het toevoegen of wijzigen van een boeking in Guestplan niet lukt. Om te voorkomen dat je informatie in Guestplan mist, stellen we je hiervan op de hoogte.
Het systeem blokt niet de hele zaal. Hoe komt dat?
MICE maakt een boeking aan in Guestplan met het aantal gasten dat in MICE opgegeven is. De tafelschikking (en het blokken) is vervolgens de verantwoordelijkheid van Guestplan. Momenteel biedt de API ons geen mogelijkheid om een hele ruimte te blokken.
Kunnen we automatisch bestanden laten toevoegen als bijlage in Guestplan?
Nee. Bijlagen worden via de Guestplan API niet ondersteund, dus we kunnen helaas niet automatisch documenten toevoegen. Vanuit MICE doen we dus niets met bijlagen.
Staat je vraag er niet tussen? Laat het ons weten via de chat.
Klik het pijltje om dit gedeelte uit te klappen.