Met de koppeling van MICE Operations naar Guestplan worden activiteiten uit MICE Operations automatisch als reservering overgezet naar Guestplan.
Waar ben je naar op zoek?
1. Hoe werkt de Guestplan koppeling?
In de koppeling worden locaties/zalen in MICE Operations gekoppeld aan zalen/ruimtes (wijken) in Guestplan. Wanneer je een activiteit op een gekoppelde locatie zet in MICE Operations wordt automatisch een boeking aangemaakt in Guestplan op de betreffende zaal.
Voor vandaag en in de toekomst geplande activiteiten (uit een evenement in MICE) waarvan de locatie gekoppeld is aan een zaal in Guestplan wordt er een reservering aangemaakt. Bepaalde activiteiten worden automatisch samengevoegd (lees hieronder meer).
Automatisch samengevoegde activiteiten
Activiteiten op dezelfde locatie met tijden binnen hetzelfde tijdsbestek of aaneensluitende tijden worden automatisch samengevoegd als 1 reservering. Houd hierbij rekening met de volgende nieuwe automatische acties:
Bij samengevoegde activiteiten vind je de namen van de activiteiten [tussen vierkante haakjes] achter de naam van het evenement, zodat duidelijk is welke activiteiten zijn samengevoegd (zie afbeelding hieronder ter voorbeeld).
Bij samengevoegde activiteiten wordt het aantal gasten overgenomen van de activiteit met het hoogst aantal gasten.
Let er op dat je eventueel met de hand aangemaakte reserveringen van evenementen moet verwijderen zodat er geen dubbele reserveringen in komen te staan.
Twee activiteiten samengevoegd in een reservering
Synchronisatie
Activiteiten uit evenementen met status in optie, bevestigd of afgerond die voor vandaag of in de toekomst zijn ingepland worden in Guestplan geplaatst.
Bij het toevoegen, wijzigen of verwijderen van activiteiten in MICE Operations worden de wijzigingen vrijwel direct doorgevoerd in Guestplan. Mocht een wijziging niet direct terug te zien zijn, dan duurt het maximaal 30 minuten.
De koppeling werkt alleen vanuit MICE Operations naar Guestplan, niet andersom. Dit houdt in dat alle wijzigingen eerst in MICE moeten worden verwerkt, waarna ze in Guestplan terug te zien zullen zijn. Zorg er dus voor dat je wijzigingen aan een evenement doorvoert in MICE.
Geannuleerde evenementen
Evenementen die geannuleerd worden in MICE worden ook geannuleerd in Guestplan. Als je een reservering in Guestplan weghaalt die nog wel in MICE staat, dan komt deze automatisch weer terug.
Let op: De reservering van een verwijderd evenement wordt niet verwijderd in Guestplan. Annuleer eerst het evenement zodat de reservering geannuleerd kan worden in Guestplan. Verwijder daarna eventueel het evenement.
Tafelindelingen
De tafelindeling kan in Guestplan gewoon aangepast worden. Let wel op dat bij wijzigingen vanuit MICE de tafelschikking mogelijk overschreven wordt. Dit is voornamelijk het geval wanneer de tijd of het aantal gasten van de activiteit wordt aangepast, of zodra de organisatie- en/of contactpersoonsgegevens van de gekoppelde relatie zijn aangepast in MICE.
Gegevens die worden gesynchroniseerd:
Tijden
Klantnaam
Voornaam
Achternaam
Opmerkingen met:
naam activiteit
aantal gasten
duur activiteit
link naar evenement in MICE
Een reservering uit MICE in Guestplan
Notities toevoegen aan reservering
Ondanks dat het niet mogelijk is om notities vanuit MICE te synchroniseren naar Guestplan, kun je bij de reservering details in Guestplan wel details kwijt. Hiervoor is het belangrijk dat de notities boven of onder de MICE notities worden toegevoegd (anders wordt het overschreven bij een nieuw synchronisatie moment). Voeg de tekst dus toe boven of onder deze regels: ~~~~[MICE Operations]~~~~
Eigen tekst in notities van een reservering
2. Koppeling activeren
Bekijk hiervoor het volgende artikel: https://help.miceoperations.com/nl/articles/8837307
Veelgestelde vragen (FAQ)
Bekijk hiervoor het volgende artikel: