In diesem Artikel geben wir Tipps zum Erstellen von eintägigen oder mehrtägigen Veranstaltungen.
Verfügbarkeit prüfen
Prüfen Sie die Verfügbarkeit, indem Sie zur Belegungsübersicht in der Planung gehen:
Die Belegungsübersicht ist in MICE Regular und Pro verfügbar, nicht in MICE Start.
Eine neue Veranstaltung erstellen
Video über das Erstellen einer neuen Veranstaltung
Belegungsübersicht: Wir empfehlen, die Belegungsübersicht zu verwenden, um eine Veranstaltung zu erstellen, damit diese sofort für einen Raum geplant wird.
Klicken Sie auf das "Plus"-Symbol am (ersten) Tag der Veranstaltung.
Allgemeine Ansicht: Oder erstellen Sie eine neue Veranstaltung (ohne direkte Verknüpfung), indem Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche "+ Veranstaltung erstellen" klicken.
Sie sehen nun einen Bildschirm, in dem Sie die Basisdaten der Veranstaltung eingeben können.
Basisdaten einer Veranstaltung
Beim Erstellen einer Veranstaltung geben Sie die Grundinformationen ein. Die folgende Tabelle listet alle verfügbaren Felder inklusive Erklärungen und Beispielen auf.
Feld | Erklärung | Beispiel |
Veranstaltungsname (Pflichtfeld) | Der Name der Veranstaltung, sichtbar in der Planung. | Monatliches Management-Meeting |
Typ (Pflichtfeld) | Die Art der organisierten Veranstaltung (Veranstaltungstyp). | Meeting, Konferenz, Firmenfeier, Hochzeit |
Gruppenname | Optionaler Gruppenname. Erscheint nach dem Veranstaltungsnamen in der Planung. | Management Team Nord-West |
Referenz | Eine Referenznummer, die automatisch zur Rechnung hinzugefügt wird. | PO-1111-2222-IT |
Datum | Das Datum, an dem die Veranstaltung stattfindet. | 01-01-2026 |
Gäste | Die (erwartete) Anzahl der teilnehmenden Gäste. | 20 |
Sprache (MICE Pro) | Die Hauptsprache für die Veranstaltung (z. B. für Nachrichten und Dokumente). | Deutsch |
Interner Kollege (Rolle Planer), der die Veranstaltung verwaltet und mit dem Kunden kommuniziert. | Dennis de Kort | |
Die Organisation, die die Veranstaltung bucht. Diese Daten werden für die Rechnungsstellung verwendet. | ABC Bank | |
Die Kontaktperson(en) beim Kunden. Die gesamte Kommunikation läuft über die primäre Kontaktperson. | Max Mustermann (primär) | |
Notizen | Ein Feld für wichtige Anmerkungen zur Veranstaltung. | Die Veranstaltung findet in einem hybriden Format statt. |
Zusatzinfos / Attribute | Benutzerdefinierte Felder, die Sie hinzufügen können, um spezifische Informationen zu erfassen. | Diätetische Anforderungen, Technisches, Mindestumsatz |
Erstellen Sie immer eine Organisation und eine Kontaktperson (auch bei Privatkunden). Rechnungen werden an die Organisation adressiert. Nachrichten, Angebote, Dokumente und andere Dateien werden an die (primäre) Kontaktperson gerichtet.
Nachdem die neue Veranstaltung erstellt wurde, werden Sie sofort zum Veranstaltungs-Dashboard weitergeleitet.
Veranstaltungs-Dashboard
Auf der rechten Seite des Bildschirms wechseln Sie zwischen zwei verschiedenen Dashboard-Ansichten: einer Aktivitäten-Ansicht und einer Zeitachsen-Ansicht.
Pakete auswählen
Beginnen Sie mit der Planung der Veranstaltung, indem Sie ein Paket auswählen. Pakete sind gespeicherte Aktivitäten, die Produkte enthalten. Diese Produkte werden automatisch zur Veranstaltung hinzugefügt. Sie können mehr als ein Paket auswählen.
Aktivitäten hinzufügen
Auf der Zeitachse können Sie eine Aktivität hinzufügen, indem Sie auf die gewünschte Uhrzeit klicken. Sie können die Dauer der Aktivitäten manuell oder mit den Pfeiltasten anpassen.
Produkte hinzufügen
Durch Klicken auf "Produkte hinzufügen" gelangen Sie in den Produktkatalog, der alle Produkte im System enthält (Sie können Produkte auch filtern).
Die Option Vorschläge wird angezeigt, wenn der Veranstaltung ein Paket hinzugefügt wurde. Dies sind Produkte, die häufig zu einer bestimmten Aktivität hinzugefügt werden.
Produkte und Pakete bearbeiten
Durch Klicken auf das "Stift-Symbol" können Sie den Produktnamen, die Beschreibung und die Langbeschreibung ändern. Sie können auch den Preis anpassen. Bitte beachten! Tun Sie dies nur bei ähnlichen Produkten. In Berichten werden nur das Originalprodukt und das Originalpaket angezeigt.
Räume hinzufügen
Sie können Räume auf verschiedene Weise hinzufügen: Entweder durch Klicken auf eine leere Zeitachse, um eine Aktivität zu erstellen, oder durch Klicken auf den Raumnamen in einer bestehenden Aktivität.
Anschließend können Sie den Raum ändern. Die verschiedenen Räume zeigen an, ob das Setup für den Raum geeignet ist und ob bereits eine Veranstaltung stattfindet.
Eine mehrtägige Veranstaltung erstellen
Video über das Erstellen einer mehrtägigen Veranstaltung
Um eine mehrtägige Veranstaltung zu erstellen, können Sie weitere Tage hinzufügen. Auf diese Weise werden alle Tage letztendlich in einem kombinierten Angebot und einer Rechnung zusammengefasst.
Möchten Sie lieber jeden Tag in einem separaten Angebot und einer separaten Rechnung präsentieren? Dann erstellen Sie für jeden Tag eine eigene Veranstaltung.
Mehrtägige Veranstaltungen sind in MICE Regular & Pro verfügbar, nicht in MICE Start.
Tag duplizieren
Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung haben, bei der die Struktur der Tage nahezu identisch ist, können Sie einen Tag duplizieren. Klicken Sie dazu auf den Tag, den Sie duplizieren möchten, und dann auf die 3 Punkte neben dem Datum. Klicken Sie anschließend auf "Tag duplizieren".
Duplizierte Tage werden hinter dem letzten Tag eingefügt.
Veranstaltungstage bearbeiten
Es ist möglich, mehrtägige Veranstaltungen mit unterschiedlichen Veranstaltungstagen zu bearbeiten. Sie können das Datum eines oder mehrerer Veranstaltungstage ändern, um Tage dazwischen zu überspringen.
Klicken Sie dazu auf die 3 Punkte neben dem Tag, den Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie "Tag bearbeiten".
Beachten Sie, dass bei solchen mehrtägigen Veranstaltungen alle Tage zu einem Angebot und einer Rechnung hinzugefügt werden. Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung mit einem separaten Angebot und einer separaten Rechnung pro Tag wünschen, sollten Sie separate Veranstaltungen erstellen.
Der nächste Schritt ist der Versand eines Angebots. Den entsprechenden Artikel finden Sie über den untenstehenden Link.