Ein Event-Drehbuch ist die zentrale Übersicht aller Bestandteile eines Events. Hier werden Aktivitäten, Zeiten, Produkte und Räume zu einem klaren Tagesprogramm zusammengeführt.
Mit einem präzisen Event-Drehbuch arbeiten alle Beteiligten stets mit denselben, aktuellen Informationen.
Inhalt dieses Artikels:
1. Navigieren zu einem Event
Im Event-Dashboard finden Sie alle Informationen rund um ein Event. Um ein Event-Drehbuch zu öffnen:
Gehen Sie über das Hauptmenü zu einer Planungsansicht (Planung, Kalender oder Belegung).
Klicken Sie auf das gewünschte Event.
Sie befinden sich nun im Event-Dashboard.
Beispiel eines Events (Dashboard)
2. Ansichten eines Event-Drehbuchs
Das Event-Drehbuch kann auf zwei Arten dargestellt werden:
Drehbuchansicht (am häufigsten verwendet)
Zeitleistenansicht
Über die Schaltfläche oben rechts im Event (siehe Abbildung unten) können Sie zwischen den beiden Ansichten wechseln.
Die Drehbuchansicht (Option 1) wird am häufigsten verwendet und ist standardmäßig eingestellt. Das System merkt sich Ihre Auswahl.
1. Drehbuchansicht (Option 1)
Übersicht der Aktivitäten untereinander
Zeigt pro Aktivität die zugehörigen Produkte
Ideal für Details und Inhalte
2. Zeitleistenansicht (Option 2)
Visuelle Darstellung des Events in Zeitblöcken
Aktivitäten einfach durch Klicken auf die Zeitleiste hinzufügen
Aktivitäten verschieben, verlängern und anpassen
3. Ein Event-Drehbuch erstellen oder anpassen
Ein Event-Drehbuch besteht aus verschiedenen Bestandteilen:
3.1: Arrangements
3.2: Aktivitäten (mit Zeiten und Räumen)
3.3: Produkte
3.1 Arrangements zu einem Event hinzufügen
Beginnen Sie idealerweise mit dem Hinzufügen eines Arrangements
Arrangements enthalten vordefinierte Aktivitäten und Produkte
Spart Zeit bei häufig vorkommenden Events
3.2 Aktivitäten mit Zeiten und Räumen zu einem Event hinzufügen
Aktivitäten bilden die Struktur des Tagesprogramms
Beispiele: Empfang, Mittagessen, Besprechung, Zeremonie
Aktivitäten haben immer eine Start- und Endzeit
Verknüpfen Sie einen Raum mit einer Aktivität (so wird klar, wo jede Aktivität stattfindet)
Hinzufügen über die Schaltfläche „+“ und „+ Aktivität“ oder durch Klicken auf die Zeitleiste
3.3 Produkte zu einem Event hinzufügen
Es gibt zwei Arten von Produkten: Einzelprodukte und Produkte innerhalb einer Aktivität. Zusätzlich können Sie Produkte als Vorschlag hinzufügen.
Einzelprodukte
Nicht an eine Aktivität gebunden
Gelten für den gesamten Tag
Können standardmäßig enthalten sein oder als Vorschlag angeboten werden
Beispiel: Raummiete, Technik, Personal
Produkte innerhalb einer Aktivität
Direkt mit einer Aktivität verknüpft und werden während der Aktivität genutzt
Können standardmäßig enthalten sein oder als Vorschlag angeboten werden
Beispiel: Kaffee bei der Aktivität „Empfang“, frische Brötchen bei der Aktivität „Mittagessen“, Flipchart bei der Aktivität „Besprechung“
Produkte als Vorschläge
Der Auftraggeber kann Vorschläge für Upselling auswählen (im Anfrage-Modul und im interaktiven Angebot)
Vorschläge sind nicht standardmäßig enthalten
Beispiel: frische Tomatensuppe oder Getränke zum Mittagessen bei der Aktivität „Mittagessen“
Vorschläge können als Einzelprodukt hinzugefügt werden
Vorschläge können einer Aktivität hinzugefügt werden
4. Zeitleisten-Einstellungen (Öffnungszeiten)
Die Zeitleiste für Events bestimmt, innerhalb welcher Zeiten (Startzeit und Endzeit) Aktivitäten geplant werden können - sowohl durch Ihre Eventplaner als auch (optional) durch Auftraggeber im Anfrage-Modul.
Um die Zeitleiste anzupassen, navigieren Sie zu:
Verwaltung > Einstellungen > Unternehmensdaten > Allgemeine Einstellungen > Events > Zeitleiste
💡Tipp: Stellen Sie großzügige Öffnungszeiten ein. Achten Sie auf mindestens 1 Minute Unterschied zwischen Start- und Endzeit der Zeitleiste und wählen Sie den Minutenwechsel zu einem ruhigen Zeitpunkt (zu dem keine Aktivitäten stattfinden).
Beispiel: von 05:00:00 Uhr bis 04:59:00 Uhr.