Voor het toevoegen van locaties en opstellingen ga je naar beheer (via het hoofdmenu) en vervolgens kies je in het beheermenu voor locaties en eventueel daarna voor opstellingen.
Tip: Voeg eerst opstellingen en locaties toe. Vervolgens kun je vanuit de capaciteitsmatrix in beheer eenvoudig voor iedere locatie de capaciteit per opstelling instellen.
Opstellingen
Voeg bij opstelling de verschillende opstellingen toe die mogelijk zijn in jouw zalen en ruimtes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een U-vorm, theater- of schoolopstelling. Nadien kun je voor iedere locatie de capaciteit per opstelling instellen.
Locatie toevoegen
Iedere zaal of ruimte die beschikbaar is voor evenementen kun je toevoegen als locatie in MICE. In de bezettingsweergave (planning) heb je altijd een overzicht van alle locaties en de evenementen die worden georganiseerd. In de aanvraagmodule kan de opdrachtgever (indien ingesteld) zelf een locatie selecteren.
Locatienaam en beschrijvingen
Locatienaam: De naam van de zaal
Ondertitel: Een kleine toelichting voor de locatie, beschikbaar als variabel voor (sommige) berichten.
Korte omschrijving: Een kleine toelichting voor de locatie, in de aanvraagmodule vermeld onder de locatie. In het draaiboek van offertes en documenten kun je de korte omschrijving weergeven of verbergen.
Uitgebreide beschrijving: Gebruik dit vak voor een uitgebreide omschrijving van de locatie voor in de aanvraagmodule, offertes en documenten. Deze omschrijving kun je voorzien van opmaak (zoals tekstkleur, regels, opsommingstekens en vet, cursief en onderstreepte tekst). In het draaiboek van offertes en documenten kun je de lange beschrijving weergeven of verbergen.
Prijs
Voer de basisprijs in van de locatie. Na het selecteren van een locatie in een evenement wordt automatisch de juiste prijs weergeven.
Prijsvariaties kun je aangeven in de arrangementen (zoals prijs per dagdeel of speciale tarieven) en eenvoudig instellen onder 'locatiehuur'.
Beschikbaar voor evenementtypes
Geef hier aan welke type evenementen je kunt organiseren in de locatie.
Hierdoor zijn alleen de juiste type locaties zichtbaar bij het invullen van de aanvraagmodule.
Locatie deactiveren
Zorg dat deze optie aanstaat indien je een locatie wilt deactiveren. De locatie verdwijnt vervolgens uit de planning en bij selectie van locaties en is niet te gebruiken voor planningsdoeleinden. Ook is de locatie niet meer beschikbaar in de aanvraagmodule. De locatie blijft wel zichtbaar in bestaande evenementen en bij locaties in beheer > locaties (hier is de locatie nu doorgestreept).
Locatie niet beschikbaar voor aanvraagmodule maar wel in de planning?
Hiervoor raden we aan een nieuw evenementtype aan te maken en deze niet beschikbaar te stellen (dit is een instelling) in de aanvraagmodule. Vervolgens koppel je de locatie aan dit evenementtype. Als je de locatie weer wilt aanbieden kun je deze opnieuw koppelen aan geschikte evenementtypes. De locatie blijft op deze manier (vergeleken met een locatie deactiveren) ook beschikbaar voor planningsdoeleinden.
Opstelling (variabel) primaire locatie
Bij de primaire locatie kun je een opstelling selecteren. Deze opstelling is beschikbaar als variabel voor in berichten, werkplanningen, offertes en documenten.
Stel de primaire opstelling in door op de 3 puntjes '...' te klikken bij de locatie naam vermeld naast de tijdlijn en vervolgens locatie wijzigen (zie afbeelding hieronder).
Meerdere locaties en opstellingen selecteren in een evenement
Locatie en opstelling per activiteit in een draaiboek
De opstelling is per activiteit verbonden. De enige mogelijkheid om dit goed weer te geven in een draaiboek is door 'activiteiten' en 'locaties' te selecteren. Hieronder zie je een voorbeeld hoe dit er vervolgens uitziet.
FAQ
Welke locatie wordt (indien ingesteld) getoond in de offerte?
Enkel de primaire locatie wordt getoond in het locatie blok in een offerte.
Ik heb het variabel 'opstelling' toegevoegd. Welke opstelling wordt hier ingevuld?
De plenaire opstelling van de primaire locatie wordt opgehaald en gebruikt voor het opstelling variabel.