Ga je aan de slag met het implementeren van je MICE account? Volg dan de stappen in dit artikel om je systeem volledig in te richten met alle benodigde gegevens. Elke stap heeft een verwijzing naar instructievideo’s en/of verdiepende artikelen over het betreffende onderdeel.
Het is belangrijk om tijdens de implementatie de volgorde van deze stappen aan te houden. Waarom? Er zijn bepaalde afhankelijkheden tussen verschillende onderdelen en die komen ook in deze volgorde weer terug.
1. Bedrijfsinstellingen (bedrijf & identiteit)
Allereerst ga je aan de slag met de gegevens over je bedrijf en je identiteit.
Vul je algemene e-mailadres in waar je team bereikt kan worden.
Stel je standaard BTW-modus in. Hier kies je of je producten wilt beheren inclusief of exclusief BTW. Meer informatie over BTW-instellingen.
Voeg je bedrijfslogo en een hoofdafbeelding toe. Deze worden bovenaan je digitale offertes getoond.
Voeg een accentkleur toe, een extra persoonlijke touch aan je offertes, aanvraagmodule en account.
Voeg een document toe met daarin je algemene voorwaarden.
2. Evenementtypes
Voeg alle type evenementen toe waarvoor je je gasten verwelkomt. Door middel van evenementtypes breng je structuur aan in je systeem en aanbod. Een aantal voorbeelden van evenementtypes zijn: een vergadering, een bruiloft, een bedrijfsfeest of een congres. Meer informatie over evenementtypes toevoegen
Dit is een essentieel onderdeel in het stappenplan. Bij ieder nieuw evenement wat je in MICE aanmaakt, wordt altijd gevraagd om een evenementtype (verplicht veld). Ook word je aanbod in de aanvraagmodule gepresenteerd op basis van het type evenement dat de opdrachtgever invult. Daarnaast kun je in rapportages uiteindelijk tot in detail zien welke type evenementen vaak of weinig worden afgenomen.
3. Opstellingen & locaties
Locaties
Voeg alle locaties toe. Dit zijn zalen/ruimtes van jouw vestiging. Meer informatie over zalen toevoegen
Door locaties, zalen en/of ruimtes toe te voegen kun je evenementen indelen op een locatie waardoor altijd duidelijk is waar evenementen plaatsvinden. In de planning heb je een goed overzicht van de bezetting per locatie.
Opstellingen
Voeg nu alle opstellingen toe die mogelijk zijn in jouw zalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een U-vorm, theater- of schoolopstelling. Meer informatie over opstellingen toevoegen
Door opstellingen toe te voegen zie je in het draaiboek per activiteit welke opstelling van toepassing is zodat het operationele team dit kan voorbereiden. Daarnaast kan de opdrachtgever in de aanvraagmodule (optioneel) een gewenste opstelling aangeven bij het selecteren van een locatie.
Opstelling capaciteit instellen per locatie
Tip: Voeg eerst opstellingen en locaties toe. Vervolgens kun je vanuit de capaciteitsmatrix in beheer eenvoudig voor iedere locatie de capaciteit per opstelling instellen.
4. Producten & productcategorieën
Producten
Vervolgens voeg je producten toe. Via een Excel bestand kun je producten importeren zodat in één keer je hele assortiment in MICE staat met alle bijbehorende informatie, zoals productbeschrijvingen en -prijzen. Meer informatie over producten toevoegen
Productcategorieën
Door producten onder te verdelen in productcategorieën breng je structuur aan in je assortiment, kun je per categorie informatie presenteren en heb je in rapportages de omzet per categorie inzichtelijk.
Wij hebben de meest voorkomende producten en productcategorieën alvast in je systeem gezet. Waar nodig kun je deze aanpassen of aanvullen.
5. Arrangementen
Een arrangement is een blauwdruk van een evenement. Het is een standaard draaiboek voor een specifiek evenement dat je steeds kunt hergebruiken, zodat je niet steeds het draaiboek opnieuw hoeft te maken voor een evenement dat vaak wordt georganiseerd. Een arrangement stel je samen door verschillende activiteiten toe te voegen met daarbij bijbehorende informatie. Voor ieder onderdeel van het evenement maak je een activiteit aan met de juiste start- en eindtijd en producten die bij de activiteit horen.
Je arrangementen vormen de basis wat er in de aanvraagmodule (wordt vervolgd in stap 8) wordt getoond en wat je snel kunt ophalen in het evenement dashboard.
Zodra je een arrangement toevoegt aan een evenement wordt de blauwdruk automatisch overgenomen en ingevuld in het evenement. Het evenement draaiboek wordt op zijn beurt dan weer letterlijk overgenomen in het draaiboek in offertes en documenten.
6. Templates
In MICE kun je oneindig veel verschillende templates maken voor documenten en offertes. Een template is een sjabloon die je kan opstellen voor verschillende documenten en offertes die je kunt hergebruiken. Dit zorgt ervoor dat je voortaan met één druk op de knop een template klaar hebt staan die je (indien nodig) nog kunt personaliseren en versturen voor een specifieke bijeenkomst.
Tip: Bereid voor ieder evenementtype een (offerte) template voor. Een offerte voor een bruiloft ziet er tenslotte anders uit dan voor een vergadering.
7. Aanvraagmodule
Het doel van de aanvraagmodule is dat de opdrachtgever via jouw website een aanvraag kan indienen en gelijk een eerste opzet van zijn evenement maakt, die vervolgens als volledig ingevuld evenement in je back-office belandt. Het is altijd een vrijblijvende aanvraag. De aanvraagmodule toont geen beschikbaarheid, dit in tegenstelling tot een boekingsmodule (die regelmatig leidt tot conversie verlies als er geen beschikbaar aanbod is). Meer informatie over de aanvraagmodule instellen
Krijg je toch een verzoek binnen dat niet past in je bezetting? Als event planner kun je vaak een mooi alternatief aanbieden. Zo organiseert de opdrachtgever alsnog een evenement bij jou in plaats van de concurrent.
8. Collega’s uitnodigen
Samenwerking is waar MICE om draait, dus nodig direct je collega's uit. Voeg de e-mailadressen van je collega’s toe zodat ze een uitnodiging ontvangen (per mail) en toegang krijgen tot je systeem. Ze kunnen direct aan de slag met MICE!
Door gebruikersrollen toe te wijzen aan een gebruiker bepaal je welke bevoegdheden deze collega heeft binnen je systeem. Meer informatie over gebruikersrollen